Баринов В.В.
Процесс прохождения заказа
В процессе осуществления закупочной деятельности возникает достаточно большое количество временных потерь, которые зачастую связаны с недостатком информации о закупаемых товарах у менеджеров по закупкам. Данные проблемы нехватки времени и недостатка информации особенно актуальны в связи с сокращением производственного цикла на предприятии, запасов на складах, а также сокращением времени реакции на требования клиентов, как внешних, так и внутренних. Они могут проявляться в таком казалось бы полностью отработанном процессе как прохождение заказа.Рассмотрим процесс прохождения заказа c момента возникновения потребности до размещения и подтверждения заказа поставщиком на предприятии.
- количество, оставшееся на складе;
- среднее дневное потребление детали;
- время на выполнение заказа поставщиком;
- время доставки заказа до склада.
Если на предприятии нет автоматизированной системы, которая сможет, исходя из упомянутых факторов, автоматически рассчитать и оповестить о том, что необходимо произвести закупку той или иной детали, то этот процесс может оказаться достаточно трудоемким, так как в данном процессе задействованы три структурных подразделения предприятия – отдел закупок, отдел по планированию и склад – и поставщик. С целью наглядности изобразим карту процесса определения потребности в деталях (рис.1):
|
|
|
1 час 25 мин 5 мин 25 мин
 |  |
|
|
|
|
1 час 2 часа 25 мин 16 часов
Рис. 1. Карта процесса определения потребности в деталях
Почему так долго менеджер по закупкам выясняет информацию от поставщика? Это связано со следующими причинами. Во-первых, менеджер по продажам поставщика доступен не всё время, и застать его на рабочем месте можно со второго, а то и с третьего раза. Время между звонками поставщику в данном случае может составлять до одного часа, так как кроме данной задачи у менеджера по закупкам есть и другие требующие срочного выполнения обязанности. Далее, если менеджер по закупкам всё-таки связался с поставщиком, то менеджеру по продажам для ответа нужно будет получить информацию со о склада о наличии. Далее, если данной детали нет на складе, менеджер по продажам свяжется с производственным цехом и выяснит, на какое время намечено изготовление детали. Это может длиться от 3 до 5 часов, если менеджер по продажам не отвлекся и не выполнил данное поручение. Если же он своевременно не отреагировал, то на следующий день менеджер по закупкам обязан позвонить и еще раз напомнить о своем деле. Таким образом, набегает 2 дня для выяснения такого простого вопроса. Почему бы в данном случае не воспользоваться электронной почтой? Можно, но нет уверенности в том, что письмо будет прочитано, и все равно необходим звонок. Также нет уверенности, что выполнение данного запроса не оставят на более поздний срок ввиду высокой загруженности.
Исходя из всего вышеизложенного, время только на определение потребности в детали может занять 21 час 20 мин, то есть почти 3 рабочих дня.
Далее менеджеру по планированию необходимо сделать заявку за закупку. Если предполагается, что затраты будут относиться к конкретному производственному подразделению, то менеджеру необходимо оценить сколько выделить средств на покупку данной детали. Для этого нужно знать цену детали, а также стоимость услуг по транспортировке, если таковая осуществляется самостоятельно. Далее оформляется заявка, которая согласовывается со всеми структурными подразделениями. Когда заявка поступит менеджеру по закупкам, может потребоваться ещё минимум 2 рабочих дня, а то и неделя.
Изобразим данный процесс (рис.2):
|
|
|
|
1 час 25 мин 5 мин 25 мин
|
|
|
|
1 час 2 часа 25 мин 16 часов
|
|
|
|
30 мин 20 мин 16 часов 2 часа
|
|
8 часов 10 мин
Рис. 2. Карта процесса прохождения заказа
Таким образом, получаем, что с момента возникновения потребности до момента подтверждения заказа в среднем может пройти 47 часов 20 минут или почти 6 рабочих дней. В условиях постоянно растущей конкуренции среди производителей такие затраты времени совершенно неприемлемы. Определим, на каких этапах данного процесса создается ценность для предприятия. Под ценностью, в данном случае, будем понимать затраты времени, необходимые для полноценного обеспечения процесса (рис. 3):
|
|
|
10 мин
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
 | |||
5 мин 20 мин 5 часов
 | |||
|
|
15 мин 10 мин
- отсутствие ценности - наличие ценности
Рис. 3. Карта процесса прохождения заказа
При наличии необходимых данных в общей системе, т.е. в одном источнике, а не в нескольких удаленных, менеджер по планированию сможет получить нужную информацию для оформления заявки, полностью устраняя таким образом шаги 2, 3, 4, а также сокращая время на шаг 1. В этой системе может происходить и согласование заявки с подразделениями путем электронной подписи, что в целом может занять 6 часов рабочего времени и позволит менеджеру по закупкам отправить её в тот же день поставщику.
Другой момент состоит в своевременном получении подтверждения заказа от поставщика, чтобы быть окончательно уверенным в том, что заказ принят и начал обрабатываться. Для этого необходимо проделать большую работу, чем просто внести данные о ценах и сроках в систему. Для этого, а также, чтобы устранить шаги 5, 6 и 7, можно создать общую сеть между клиентом и поставщиком, где клиент всегда сможет посмотреть информацию о наличии на складе поставщика нужной детали, посмотреть ближайшую дату начала производства, а также оставить заявку на производство в виде заказа. В этом случае сеть автоматически, исходя из других данных о производственной программе поставщика, будет генерировать подтверждение заказа. Это позволит сократить время на прохождение заказа с 47 часов 20 минут до 6 часов 20 минут.
Данная сеть будет функционировать как своего рода Интернет-магазин, зайдя на который можно будет посмотреть не только цену и наличие на складе поставщика, но также и плановый срок начала производства и передачи в службу отправки при условии немедленного заказа. Также будет доступна информация о скидках, условиях поставки и оплаты.
Своевременное получение данной информации устраняет потери в процессе прохождения заказа на закупку на предприятии можно сэкономить много времени, с большей точностью оценить потребность в детали, а также в дальнейшем не создавать дополнительных запасов деталей на всё время прохождения заказа.