Осыченко Г.С., Лукашова И.А.

Командировка за пределы Украины: использование личных банковских карточек, отражение подотчетных сумм в учете

Актуальность. С развитием банковских услуг и предоставления все более удобных для физических и юридических лиц условий хранения наличных средств, определяются новые объекты учета для отражения в бухгалтерском учете. На практике бухгалтеры иногда сталкиваются с ситуациями, когда в силу определенных обстоятельств предприятию необходимо выплатить подотчетные суммы командированному работнику через его личную платежную карточку.

Цель статьи. Определить требования к оформлению заграничной командировки и перечислению иностранной валюты на карточный счет; отражение в учете данных операций.

Использование личной карточки для проведения расчетов с командированными работниками нормативными документами разрешено, но при соблюдении определенных условий. Доверенные лица юридических лиц и физических лиц — предпринимателей могут получать денежные авансы на командировку через личную карточку, но только в том случае, если они не имеют корпоративных платежных карточек [6]. Применение личной карточки только для выдачи аванса на командировку, но НБУ в своих разъяснениях допускает вариант выплаты через такую карточку денежных средств на командировки не только в виде авансов.

Для оформления служебной командировки за рубеж лицам, принимающим решение о такой командировке, подается соответствующее заявление с обоснованием необходимости сроков и цели выезда, с определением условий пребывания за границей; техническое задание, копия официального запроса и его перевод (нотариально заверенные), смета затрат и предложения по источникам финансирования. На основании предоставленных документов оформляется приказ руководителя предприятия о служебной командировке за рубеж. Срок командировки не может превышать 60-ти календарных дней [6].

Согласно Закону «О налогообложении прибыли предприятий» расходы на служебные командировки включаются в состав валовых расходов, однако, они могут включаться только в том случае, если имеются в наличии подтверждающие документы о связи такой командировки с основной деятельностью предприятия [6].

Нормы суточных по командировкам утверждены постановлением суточные за время пребывания (проезда) на территории Украины установлены в сумме 30 гривен, за время пребывания за границей (для работников негосударственных учреждений) 280 гривен вне зависимости от страны пребывания. Перерасчет в доллары США производится по прогнозному курсу, устанавливаемому на год [7]. По курсу НБУ

Командированному работнику возмещаются произведенные им расходы на проезд (включая перевоз багажа и предварительный заказ билетов); наем жилого помещения (включая бронирование мест в гостиницах, но не более 50% стоимости места в сутки); оформление загранпаспорта и виз; комиссионные в случае обмена валюты; пользование телефоном, страхование медицинской и гражданской ответственности; другие предусмотренные законодательством иностранного государства затраты, связанные с пребыванием в командировке, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких затрат. До выезда в командировку работник должен ознакомиться с расчетом аванса и получить аванс на командировку. В Положения № 137 определено, что средства, зачисленные на личный карточный счет работника, считаются выданными ему под отчет. Следовательно, подотчетные средства, перечисленные на личную карточку, попадают в подотчет только в момент зачисления их на личный картсчет работника. В этом просматривается отличие личной карточки от корпоративной, на которой средства становятся подотчетными на дату их списания.

Сроки сдачи авансового отчета по командировке и возврата полученных на нее неизрасходованных сумм привязаны к дате возвращения лица из командировки, а не к моменту выдачи денежных средств. Поэтому различия в датах зачисления средств на личную карточку и списания их с текущего счета предприятия, как правило, влияния на учет не оказывают.

Перечислить «командировочный» аванс на личную карточку предприятие может в любой срок с момента издания приказа (распоряжения) на командировку.

В то же время средства, выданные в подотчет лицу через личную карточку, относятся к безналичным [6]. Очевидно, поэтому и МФУ придерживается позиции относительно целесообразности использования платежных карточек в случае продления срока командировки и необходимости выдачи дополнительных денежных средств.

Отчитаться по полученным на личную карточку денежным средствам необходимо до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку [2], и не позднее данного срока вернуть предприятию неизрасходованную наличность.

В норме ЗУ «О НДЛФ» упомянуты только корпоративные карточки, чеки и другие платежные документы. Между тем платежная карточка относится к специальным платежным средствам [7], а не к платежным документам. Таким образом, личная карточка в нормы Закона об НДФЛ не вписывается. Впрочем, лица, пропустившие сроки сдачи авансового отчета, в случае использования личной карточки в командировке для проведения безналичных расчетов (например, для оплаты гостиничных счетов), могут сослаться на аналогию с корпоративной карточкой [2] и побороться за продление сроков сдачи отчета. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходование командировочных средств (проездные билеты, счета из гостиницы и т.д.). Что же касается необходимости представления документов, подтверждающих снятие наличности с карточного счета, то этот вопрос законодательством четко не определен. Следуя логике, в данном случае нужна лишь выписка о движении денежных средств на картсчете, подтверждающая дату поступления денег на личную карточку. Прочие же документы о снятии наличности с личной карточки (например, слип банкомата) не требуются, поскольку они не отражают каких-либо операций, проведенных от имени предприятия.

Таблица 1. Учет операций авансовой выдачи командировочных средств через личную карточку

Следует отметить, что использовать личную карточку работника можно не только во время командировки. Такая карточка может быть «привлечена» и к подотчетным расчетам при покупке работником (от имени предприятия) товаров, работ, услуг.

Использованная литература

1. Кодекс Украины об административных правонарушениях [Текст]: официальный текст: [принят на пятой сессии Верховной Ради Украины от 07.12.84 г.
№ 8073-Х] - К.: Мин-во Юстиции Украини, 2008. - 136 с.

2. О налоге с доходов физических лиц [Текст] : [Закон Украины: официальный текст: принят от 22.05.2003 г. № 889-ІV] - К: Парламентское издательство, 2008.- 126с.

3. О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию об­ращения наличности [Текст]: указ Президента Украйни от 12.06.95 г. № 436/95 // Урядовий кур'єр. - 2008. - 9 січня. - С. 6.

4. О порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ [Текст]: офици­альный текст от 19.04.2005 г. № 137 - К: Парламентское издательство, 2008.-60с.

5. О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвер­жденное постановлением Правления НБУ [Текст]: официальный текст от 15.12.2004 г. № 637 - К: Парламентское издательство, 2008.- 75с.

6. О служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержден­ная приказом Министерства финансов Украины [Текст]: официальный текст от 13.03.98 г. № 59 - К: Парламентское издательство, 2008.- 37с.

7. О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за­границу, утвержденное постановлением КБУ [Текст] от 23.04.99 № 633- К: Парламентское издательство, 2008.- 54с.

Учбово-практичний посібник „ Бухгалтерський облік зовнішньоекономічної діяльності " [Текст] / Лукашова І.О.;Донецький національний університет економіки та торгівлі ім. Михайла Туган-Барановського. - Донецьк, ДГУЕТ, 2000 р. 167 с.