Чеснокова Л.А.

Переход всех бюджетных учреждений города Нижнего Новгорода на систему электронного документооборота

Необходимость внедрения документооборота по электронным каналам связи обусловлена возможностью экономии времени и уменьшения бумажных носителей с 84-мя подведомственными учреждениями.

Мероприятия этого направления предусматривают перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления.

Но и на конец IV квартала 2008г. переход на электронный документооборот не осуществлен.

Хотя подготовка к переходу была осуществлена еще в 2007г.

1. в I квартале были разосланы уведомления всем подведомственным учреждениям

2. НФФГУП «НТЦ«АТЛАС» совместно со специалистами «Консул-Инком» и их работниками в департаменте финансов разработали программное обеспечение для реализации электронного взаимодействия между департаментом и подведомственными учреждениями.

В частности ФГУП «НТЦ АТЛАС» разработал инструкцию по работе со средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП) в программном комплексе «ТРИУМФ–МК», позволяющем подписывать и шифровать документы.

Однако и на настоящий момент в процессе исполнения бюджета продолжает действовать курьерская система документооборота, при которой уполномоченные представители организаций (на которых заранее оформлена в департаменте финансов доверенность) приносят платежные поручения с сопровождающими документами в операционный зал в строго определенные часы. Там платежные поручения проверяются в три этапа:

1. сотрудники операционного зала зрительно проверяют правильность заполнения платежного поручения и количество приложенных документов

2. платежное поручение проводиться сначала через вводной сканер- сканер штрих-кода, потом через поточный сканер, после чего данное поручение отображается в программе «Триумф». Программа проверяет соответствие поручения установленным параметрам и лимитам, а так же исключает возможность повторного поручения по номерам и соответственно повторной оплаты.

3. после оперзала сотрудники отдела исполнения бюджета проверяют соответствие платежного поручения приложенным к нему документам.

В результате на весь процесс уходит от двух до трех дней, а если платежное поручение составлено неправильно, то и до недели, а иногда и больше. При этом каждое изменение, вносимое в поручение, приводит к необходимости повторного посещения департамента финансов с прохождением всех этапов проверки.

Если платежное поручение срочное, и оно не проходит, например, на первом этапе, то курьерам приходится ездить до места работы и обратно по несколько раз в день, причем официально прием документов введется с 8.30 до 12.00.

1. Типовые договора с НФ ФГУП НТЦ «Атлас» и «Консул –Инком» у всех подведомственных учреждений были заключены только к концу II квартала 2008г, что связано с отсутствием должного контроля за процессом внедрения программы.

2. департамент финансов обеспечил необходимыми оборудованием и программами для реализации автоматической проверки ЭЦП сотрудников операционных залов ДФ и РФУ (районного финансового управления), а так же сотрудников учреждений с опозданием на квартал.

Что было связано с недоработкой программы. Даже уже полностью установленное к лету 2008г. программное обеспечение функционировало наполовину. Например, из 4 сотрудников оперзала, занимающихся проверкой документов, возможность выхода в Интернет в марте 2008г. была дана только одному работнику, и только к концу лета эта возможность появилась у всех.

 3.С предыдущей проблемой связана консервативность взглядов руководства, их главная цель, обеспечить работу таким образом, чтобы сотрудник через системы электронной связи мог осуществлять только свои должностные функции.

Поэтому и программное обеспечение организовано таким образом, что работает только электронная почта на отправку и прием сообщений.

Возможность прямого выхода в Интернет имеет только бухгалтерия и руководство департамента, работники же могут обмениваться почтой только в рамках сети департамента по городу и районам.

4. Проблемы поголовного перехода на электронный документооборот связаны с отсутствием квалифицированных кадров в учреждениях, способных разобраться в новой системе.

В некоторых подведомственных учреждениях, таких как муниципальные кинотеатры и театры, пост главного бухгалтера занимают женщины преклонного возраста, далекие от развития современных технологий.

В I-IIIквартале 2008г. начать работу по каналам связи готовы были только департамент здравоохранения и редакция газеты «День города».

А на конец последнего квартала количество учреждений достигло нуля, так как программа плохо действовала, а учреждения не торопились реформировать процедуру исполнения бюджета.. Бухгалтера предпочитают самолично отнести документы в департамент, чем доверить это электронной сети. Здесь нужен бесприкословный приказ сверху, чтобы сломить консервативную культуру.

5. непродуманность действия программы в структурных подразделениях самого департамента финансов.

До внедрения электронного документооборота все 84 подведомственных учреждения были поделены между 3 работниками поерзала, которые осуществляли прием и первичную проверку документов, а затем другой отдел – отдел исполнения бюджета - проводил окончательную проверку (84 учреждения делились на 7 человек).

После внедрения электронной почты получается, что только один человек может вести прием документов, остальные становятся не нужны. После того как этот работник внесет все поступившие платежные документы в программу «Триумф» и они будут увидены каждым работником оперзала, можно будет осуществлять дальнейшую проверку по типу представленным подтверждающих к платежкам документов.

Или другой вариант каждый из операционистов будет вести прием платежек от своих учреждений путем представления им своего индивидуального электронного адреса.

Однако программа устроена таким образом, что со всех электронных адресов поступившие документы сбрасываются в один буфер и сортируются по номеру и дате, поэтому получается, что при таком подходе платежные поручения от разных организаций, но под одним номером будут стерты как повторные.

Поэтому пока недоработана программа, ввод осуществляет только один работник путем введения дополнительного критерия – название организации.

6. необходимость постоянного нахождения одного из сотрудников департамента финансов в сети Интернет для отслеживания поступающих платежных поручений. Это тоже связано с недоработкой программы, так как уже даже в домашних условиях существуют программные обеспечения, информирующие о поступивших сообщениях автоматически.

7. отсутствие должной безопасности информации в учреждениях.

8. проблемы с определением владельцев электронно-цифровой подписи, так как во многих учреждениях только по одному бухгалтеру или уполномоченному лицу

9. Особое внимание уделяется правомерности применения данной подписи при составлении счетов, счетов-фактур, договоров, многомиллионных контрактов. Одним из тормозов реализации программы внедрения электронного оборота выступает опасность признания поступивших документов действительными.

В силу статьи 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи,

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Таким образом, при соблюдении указанных выше требований, все документы, поступающие в департамент финансов могут быть признаны действительными и использованы для работы.

             10.При полной реализации идеи электронного документооборота необходимость в операционном зале пропадает, так как поступающие платежные поручения сразу могут быть получены непосредственными кураторами из отдела исполнения бюджета, а работу оперзала по первичной проверки осуществит программа.

11.Однако самая большая проблема заключается в том, что на данный момент внедряемый электронный документооборот не решает проблему времени и человеческого фактора, так как предусматривает исключительно возможность передачи платежного поручения чрез каналы связи, в то время как все сопровождающие документы передаются через курьера.

Поэтому существующая система позволяет экономить время на проверке правильности самого платежного поручения, а при проверке соответствия его документам проходит также от 2-3 дней, как и до внедрения этой системы.

Поэтому работникам учреждений нечего рисковать и отправлять документы через Интернет, если им все равно придется идти в департамент с сопроводительными документами на оплату.

Тормозиться система будет до тех пор, пока не решиться проблемы полного обеспечения учреждений всей необходимой оргтехникой для ввода всех документов в программу. А для этого как известно нужны деньги, которые выделяются с трудом. Пока же хорошая идея работает лишь на 10% от своих возможностей.

Поэтому пока не установят необходимые сканеры, принтеры, соответствующее программное обеспечение, учреждения не будут заинтересованы в реализации программы, так как на настоящий момент учреждениям необходимо делать двойную работу: вникать в электронный документооборот и бегать в департамент курьером.

На настоящий момент в департаменте есть надежда реализовать идею в 2009г., но конкретных периодов и целей пока не поставлено.

Без жесткого контроля данная программа будет забыта.