Управление затратами на обеспечение качества

Виды затрат на качество продукции

Обеспечение качества продукции связано с затратами.

Качество продукции должно гарантировать потребителю удовлетворение его запросов, ее надежность и экономию затрат.

Эти свойства формируются в процессе всей воспроизводственной деятельности предприятия, на всех ее этапах и во всех звеньях. Вместе с ними образуется стоимостная величина продукта, характеризующая эти свойства от планирования разработок продукции до ее реализации и послепродажного обслуживания.

Цепочка формирования затрат и стоимости товара (услуги) позволяет конкретизировать принцип гарантии качества и увидеть на каком этапе деятельности, и в каком подразделении он реализуется.

Поскольку за каждый этап и подразделение несет ответственность руководитель, становится ясно, кто отвечает за качество продукции. «Гарантии» - это технические, технологические, экологические, эргономические, экономические и иные показатели качества, которые и обеспечивают удовлетворение запросов потребителя.

Эти показатели имеют качественное выражение и включают в себя плановые, фактические и критериальные качества продукции.

Затраты формируются как снизу вверх, так и сверху вниз, различаясь по составу, величине, способу формирования и отнесения на продукт.

Затраты на качество связаны не только непосредственно с производством продукции, но и с управлением этим производством.

Укрупненные затраты, связанные с качеством продукции, можно разделить на научно-технические, управленческие и производственные. Научно-технические и управленческие подготавливают, обеспечивают и контролируют условия производства качественной продукции, т. е. как бы предопределяют наличие и величину производственных затрат.

В общем случае управленческие затраты, связанные с гарантией качества изделия, включают в себя:

транспортные (внешние и внутренние перевозки сырья, комплектующих и готовой продукции);
снабженческие (закупка запланированного по видам, количеству и качеству сырья и комплектующих материалов);
затраты на подразделение, контролирующие производство;
затраты, связанные с работой экономических служб, от деятельности которых зависит качество продукции;
затраты на деятельность иных служб аппарата управления предприятием, которые в различной степени связаны и влияют на обеспечение качества продукции, особенно управление кадрами, в функции которого входит набор персонала, повышение его квалификации и проверка соответствия требуемому уровню и условиям.

Производственные затраты в свою очередь можно разделить на материальные, технические и трудовые.

Причем все они прямо относятся на стоимость продукции.

С целью управления затратами, связанными с обеспечением качества продукции, надо различать базовые, которые образуются в процессе разработки, освоения и производства новой продукции и являются в дальнейшем до момента ее снятия с производства их носителем, и дополнительные, связанные с ее усовершенствованием и восстановлением утерянного (недополученного по сравнению с запланированным) уровня качества.

Основная часть базовых затрат отражает стоимостную величину факторов производства, а также общехозяйственные и общепроизводственные расходы, относимые на изготовление конкретного изделия через смету затрат.

Дополнительные затраты включают в себя затраты на оценку и затраты на предотвращение.

Существует ещеодна группа издержек, которые при их возникновении следует относить или к базовым, или к дополнительным в зависимости от новизны продукции.

Это затраты на брак и его исправление. Их величина может существенно колебаться и состоять как из расходов на производство забракованной в дальнейшем продукции при наличии неисправимого брака или дополнительно к этому затрат на его исправление, если брак не окончательный, а может также включать оплату морального и (или) физического ущерба, нанесенного потребителю некачественной продукцией.

В последнем случае издержки, связанные с качеством продукции, а точнее его отсутствием, могут оказаться весьма велики.

Предположим, что высшее руководство компании уже определило свой рынок, т.е. установлены комплексы требований по продукту различной градации (сорта) для потребителей различных уровней: требующих роскошь, среднего класса и бережливых.

Затраты на качество обычно делятся на следующие категории:

затраты на предотвращение возможности возникновения дефектов, т.е. затраты, связанные с какой-либо деятельностью, которая снижает или полностью предотвращает возможность появления дефектов или потерь (затраты на предупредительные мероприятия или предупредительные затраты);
затраты на контроль, т.е. затраты на определение и подтверждение достигнутого уровня качества;
внутренние затраты на дефект - затраты, понесенные внутри организации, когда оговоренный уровень качества не достигнут, т.е. до того, как продукт был продан (внутренние потери);
внешние затраты на дефект - затраты, понесенные вне организации, когда оговоренный уровень качества не достигнут, т.е. после того, как продукт был продан (внешние потери);
сумма всех этих затрат дает общие затраты на качество

Затраты на предупредительные мероприятия

1. Управление качеством

Затраты на планирование системы качества.
Затраты на преобразование ожиданий потребителя по качеству в технических характеристиках материала, процесса, продукта.

2. Управление процессом

Затраты на установление средств управления процессом.
Затраты на изучение возможностей процесса.
Затраты на осуществление технической поддержки производственному персоналу в применении (осуществлении) и поддержании процедур и планов по качеству.

3. Планирование качества другими подразделениями (затраты, связанные с деятельностью по планированию качества, выполняемой персоналом, не подчиняющимся управляющему по качеству).

4. Контрольное и измерительное оборудование

Затраты, связанные с разработкой и усовершенствованием всего контрольного и измерительного оборудования (приборов).
Затраты, связанные с обслуживанием и калибровкой всего оборудования.
Затраты, связанные с обслуживанием и калибровкой технологической оснастки, приспособлений, шаблонов и образцов, имеющих прямое отношение к качеству продукции.

5. Обеспечение качества поставок

Затраты на оценку потенциальных поставщиков и материалов перед заключением договоров на поставки.
Затраты, связанные с технической подготовкой проверок и испытаний закупленных материалов.
Затраты на техническую поддержку поставщиков, направленную на помощь им в достижении ожидаемого качества.

6. Аудит системы качества

Затраты на внутренний аудит качества.
Затраты на аудит системы качества потребителем, его агентом или другим уполномоченным органом.

7. Программа улучшения качества

Затраты, связанные с внедрением программ улучшения, наблюдением за ними и составлением отчетов, включая затраты на сбор и анализ данных, составление отчета по затратам на качество.

8. Обучение вопросам качества (затраты на внедрение, развитие и функционирование программы обучения персонала всех уровней вопросам качества).

9. Затраты, не учтенные где-либо еще (такие как: заработная плата секретарей и служащих, организационные расходы и т.п., которые непосредственно связаны с предупредительными мероприятиями).

Затраты на контроль

1. Проверки и испытания

Оплата работ инспекторов и испытательного персонала, при плановых проверках производственных операций.
Повторные проверки отбракованных элементов, их испытания, сортировки и т.д. не включается.

2. Проверки и испытания поставляемых материалов

Оплата работ инспекторов и испытательного персонала, связанных с закупленными у поставщиков материалами, включая инспекторов и служащих различного уровня.
Затраты на лабораторные испытания, выполняемые для оценки качества поставляемых материалов.
Затраты, связанные с работой инспекторов и испытательного персонала, проводящих оценку материалов на производстве поставщика.

3. Материалы для тестирования и проверок

Стоимость расходных материалов, используемых при контроле и испытаниях.
Стоимость материалов, образцов и т.п., подвергнутых разрушающему контролю.
Стоимость испытательного оборудования не включается.

4. Контроль процесса (оплата труда персонала, не подчиняющегося управляющему по качеству, выполняющего контроль и испытания на производственных линиях).

5. Прием продукции заказчика

Затраты на запуск и тестирование готовой продукции на производстве для сдачи ее заказчику перед поставкой.
Затраты на приемочные испытания продукции у заказчика до ее сдачи.

6. Проверка сырья и запасных частей (затраты на контроль и испытание сырья, запасных частей и т.п., связанные с изменениями технических требований проекта, чрезмерным временем хранения или неуверенностью, вызванной другими проблемами).

7. Аудит продукта

Затраты на проведение аудита качества технологических операций либо в процессе производства, либо по конечному продукту.
Затраты на все испытания на надежность, проводимых на произведенных изделиях.
Затраты на подтверждение качества продукта внешними органами, такими как страховые компании, правительственные агенты и т.д.

Внутренние затраты на дефект

1. Отходы

Стоимость материалов, которые не отвечают требованиям качества и затраты на их утилизацию и вывоз.
Ликвидационная стоимость отходов производства не включается.
Не учитывается стоимость отходов, вызванных перепроизводством, моральным устареванием продукции или изменением конструкции по требованию заказчика.

2. Переделки и ремонт

Затраты, возникшие при восстановлении изделий (материалов) до соответствия требованиям по качеству по средством либо переделки, либо ремонта, либо и тем и другим.
Затраты на повторное тестирование и инспекции после переделок или ремонта.

3. Анализ потерь (затраты на определение причин возникших несоответствий требованиям по качеству).

4. Взаимные уступки (затраты на допуск к применению тех материалов, которые не отвечают техническим требованиям).

5. Снижение сорта (затраты, возникшие вследствие снижения продажной цены на продукцию, которая не отвечает первоначальным техническим требованиям).

6. Отходы и переделки, возникшие по вине поставщиков (затраты, понесенные в том случае, когда после получения от поставщика обнаружилось, что поставленные материалы оказались не годными).

Внешние затраты на дефект

1. Продукция не принятая потребителем

Затраты на выявление причин отказа заказчика принять продукцию.
Затраты на переделки, ремонт или замену не принятой продукции.

2. Гарантийные обязательства

Затраты на замену неудовлетворительной продукции в течении гарантийного периода.
Затраты, вовлеченные в сервисные службы для коррекции продукции и восстановления удовлетворенности потребителя.

3. Отзыв и модернизация продукции

Затраты на проверку, модификацию или замену уже поставленной потребителю продукции, когда имеется подозрение или уверенность в существовании ошибки проектирования или изготовления.

4. Жалобы

Затраты, вовлеченные в исследование причин возникновения жалоб потребителей на качество продукции.
Затраты, привлеченные для восстановления удовлетворенности потребителя.
Затраты на юридические споры и выплаты компенсаций.

Невозможно полностью исключить затраты на качество, однако они могут быть приведены к приемлемому уровню. Некоторые виды затрат на качество являются явно неизбежными, в то время, как некоторых можно избежать (те, которые могут исчезнуть, если будет отсутствовать дефект, или которые будут уменьшаться, если количество дефектов уменьшиться).

Можно избежать затраты на:

неиспользованные материалы;
доработку и/или переделку дефектов (исправление дефектов);
задержки, излишнее производственное время, вызванные дефектным продуктом;
дополнительные проверки и контроль для выявления уже известного процента дефектов;
риски, в том числе по гарантийным обязательствам;
потери продаж, связанные с неудовлетворенностью потребителя.

Неизбежные затраты - это те, которые еще необходимы, как страховка, даже если уровень дефектности очень низкий. Они используются для поддержания достигнутого уровня качества, для обеспечения сохранения того низкого уровня дефектов.

Неизбежные затраты могут включать в себя затраты на:

функционирование и аудит системы качества;
обслуживание и калибровка испытательного оборудования;
оценка поставщиков;
обучение вопросам качества;
минимальный уровень проверок и контроля.

Затраты на качество могут быть минимизированы, однако любая мысль о том, что они могут быть сведены к нулю - это заблуждение.

Анализ затрат на качество продукции

При движении по графику вправо достигаемый уровень качества будет увеличиваться (снижение дефектов). Это происходит за счет увеличения объема предупредительных мероприятий и затраты на них растут. Потери (затраты на дефекты), очевидно падают, как результат предупредительных действий. Как показано на графике, на этой стадии затраты на потери падают быстрее, нежели возрастают затраты на предупредительные мероприятия. Как результат - общие затраты на качество уменьшаются. Влияние снижения уровня затрат на контроль незначительно.

При движении по графику дальше вправо (т.е. достигаемый уровень качества повышается), то в соответствии с теорией, ситуация начинает меняться.

Добиваясь устойчивого снижения затрат на дефекты, так что затраты на предупредительные мероприятия возрастают все более и более быстро. Подходя ближе к «совершенству», значительное количество средств должно быть затрачено на достижение весьма малого снижения дефектности.

В тех организациях, где затраты на качество должным образом учтены, они могут составлять от 2% до 20% и более от объема продаж (оборота).

Важнейшим объектом для анализа в любой компании должно быть процентное соотношение общих затрат на качество и общего объема продаж.

Затраты на качество могут быть только частью прибыли. Любое снижение затрат на качество повышает прибыль.

Каждая организация устанавливает свою собственную систему контроля и анализа затрат на качество. Все данные должны согласовываться с финансовыми материалами, счетами и т.д. Необходимо опираться на реальные бухгалтерские данные при получении элементов затрат. К этой работе необходимо привлечь бухгалтеров, экономистов, уполномоченного по качеству (QualityManager).

Методы учета затрат на качество

В рекомендациях ИСО-9004-1:1994 предлагается использовать следующие 3 метода учета затрат на качество.

1. Метод калькулирования затрат на качество. При использовании данного метода затраты на качество подразделяются на затраты, являющиеся результатом внутренней хозяйственной деятельности, и на затраты на внешние работы.

Внутренние затраты включат:

затраты на профилактику и предотвращение дефектов,
затраты на оценивание (испытания, контроль, обследование),
затраты, являющиеся следствием дефектов - повторное предоставление услуги, переделка, повторные испытания, брак,

Внешние затраты, являющиеся следствием дефектов - это затраты, возникающие после поставки продукции из-за того, что продукция не отвечает требованиям к качеству.

Затраты на профилактику и оценивание считаются производительными, а затраты, вызванные дефектами, относятся к убыткам.

2. Метод калькулирования затрат, связанных с процессами. Он используется для анализа стоимости соответствия и стоимости несоответствия любого процесса, причем то, и другое может быть источником экономии средства. Стоимость соответствия - это затраты, понесенные с целью удовлетворения всех сформулированных и подразумеваемых запросов потребителей при безотказности существующего процесса. Стоимость несоответствия - это затраты, понесенные вследствие нарушения существующего процесса.

3. Метод определения потерь из-за низкого качества. При использовании данного метода основное внимание уделяется внутренним и внешним потерям из-за низкого качества и определению материальных и нематериальных потерь.

Материальные потери представляют собой внутренние и внешние затраты, являющиеся следствием дефектов.

Нематериальными потерями являются:

внешние - потери, обусловленные сокращением в будущем объема сбыта из-за неудовлетворенности потребителя качеством продукции и тем самым потери рынков,
внутренние - потери вследствие снижения производительности труда из-за переделок, низкого уровня использования производственных мощностей т.д.

Экономический механизм управления затратами в системе менеджмента качества предприятия.

Экономическая модель затрат, связанных с качеством, должна выделить их в общих затратах предприятия и описать их состав, при этом должна быть учтена специфика предприятия и процессов, протекающих в нем. В рамках каждого процесса выделенный состав затрат зависит от степени охваченности процесса системой менеджмента качества и дает возможность определить степень соответствия экономических параметров процесса установленным для него критериям.

В прямом управлении системы менеджмента качества находятся внутренние процессы, связанные с работой изолированных подразделений этой системы.

Данные процессы являются по назначению компенсационными, то есть направлены на обеспечение качества в ситуациях, когда основные процессы его не обеспечивают. Внутренние системные процессы требуют для своего осуществления затрат. Состав системных затрат определяется составом функций системы менеджмента качества, он зависит от уровня развития системы и степени охваченности ею процессов.

Существуют также затраты, связанные с низким качеством продукции и процессов. Эти затраты возникают за пределами СМК.

Затраты подразделяются на управляющие и управляемые, а также системные и внесистемные.

Управляемые затраты являются объектом управления СМК, а именно:

затраты на содержание изолированных служб качества,
затраты, связанные с отклонением факторов производства и потерями от брака (затраты на исправление брака).

Управляющие затраты:

- маржинальные затраты на мероприятия, связанные с работой СМК: затраты на изменение и преобразование существующего положения в службах СМК.

На этапах проектирования, технологического планирования, подготовки и освоения производства целесообразно применение функционально-стоимостного анализа (ФАС). ФАС - метод системного исследования функций отдельного изделия или технологического, производственного, хозяйственного процесса, структуры ориентированный на повышение эффективности использования ресурсов путем оптимизации соотношения между потребительскими свойствами объекта и затратами на его разработку, производство и эксплуатацию.

Основными принципами применения ФАС являются:

функциональный подход к объекту исследования;
системный подход к анализу объекта и выполняемых им функций;
исследование функций объекта и их материальных носителей на всех стадиях;
жизненного цикла изделия;
соответствие качества и полезности функций продукции затратам на них;
коллективное творчество.

Цель ФСА состоит в развитии полезных функций объекта при оптимальном соотношении между их значимостью для потребителя и затратами на их осуществление, т.е. выборе наиболее благоприятного для потребителя и производителя, если речь идет о производстве продукции, варианта решения задачи о качестве продукции и ее стоимости. Математически цель ФСА можно записать следующим образом:

ПС / З мах, где
ПС - потребительная стоимость анализируемого объекта, выраженная совокупностью его потребительных свойств;
З - издержки на достижение необходимых потребительных свойств.

ФСА проводят в несколько этапов:

1. Подготовительный этап - уточняют объект анализа - носитель затрат.

Данный этап завершается, если найден вариант с низкой, по сравнению с другими, себестоимостью и высоким качеством.

2. Информационный этап - собираются данные об исследуемом объекте (назначение, технико-экономические характеристики) и составляющих его блоках, деталях (функции, материалы, себестоимость).

Информация по улучшению качества изделия и снижению затрат на его производство поступает из конструкторских, экономических подразделений предприятия и от потребителя к руководителям соответствующих служб. Оценки и пожелания потребителей аккумулируются в маркетинговом отделе.

В процессе работы исходные данные обрабатываются, преобразуясь в соответствующие показатели качества и затрат, проходя все заинтересованные подразделения, и поступают к руководителю проекта.

3. Аналитический этап - подробно изучаются функции изделия (их состав, степень полезности), его стоимость и возможности ее уменьшения путем отсечения второстепенных и бесполезных. Это могут быть не только технические, но и органолептические, эстетические и др. функции изделия или его деталей, узлов. Для этого целесообразно использовать принцип Эйзенхауэра - принцип АВС.

Рис.30. Принцип Эйзенхауэра в ФСА

Результатом проведенного ФСА являются варианты решения, в которых необходимо сопоставить совокупные затраты на изделия с какой-либо базой.

Этой базой могут служить минимально возможные затраты на изделие. Теория ФСА предлагает исчислять экономическую эффективность, которая показывает, какую долю составляет снижение затрат в их минимально возможной величине.

КФСА = (Ср - Сфн) / Сфн,
где КФСА - экономическая эффективность ФСА (коэффициент снижения текущих затрат);
СР - реально сложившиеся совокупные затраты;
СФ.Н. - минимально возможные затраты, соответствующие спроектированному изделию.

4. Исследовательский этап - оцениваются предлагаемые варианты разработанного изделия.

5. Рекомендательный этап - отбираются наиболее приемлемые для данного производства варианты разработки и усовершенствования изделия.

Экономическая эффективность новой продукции

Производство продукции более высокого качества по сравнению с заменяемой должно сопровождаться и повышением эффективности производства за счет снижения затрат.

Методы расчета экономической эффективности можно укрупненно классифицировать по четырем основным направлениям.

Первое направление. Оно включает в себя применение новых технологических процессов, механизации и автоматизации производства новых способов организации производства и труда, усовершенствованной технологии, обеспечивающих повышение качества продукции при одновременной экономии производственных ресурсов, при выпуске одной и той же продукции.

В этом случае расчет годового экономического эффекта производится по формуле:

Э = (З1 - З2) * В2 ,
где Э - годовой экономический эффект, ден. ед.;
З1 и З2 - приведенные затраты единицы продукции (работы), производимой с помощью базовой (1) и новой (2) техники, ден. ед.;
В2 - годовой объем производства продукции (работы) с помощью новой техники в расчетном году, натуральных единиц.

Расчеты снижения себестоимости продукции должны учитывать только те затраты, которые изменяются в связи с производством и использованием новой техники.

Если новая техника повышает производительность, одновременно снижая накладные расходы (цеховые и общезаводские), их экономия находится прямым счетом по изменяющимся статьям затрат.

В случае, когда новая технология отличается от базовой только изменением одной или нескольких операций, годовой экономический эффект рассчитывается с помощью сравнения изменяющихся элементов затрат на этих операциях.

Второе направление проводимых организационно-технических мероприятий включает в себя производство и использование новых средств труда долговременного применения (машины, оборудования) с улучшенными качественными характеристиками (производительность, долговечность, издержки эксплуатации и т.д.).

Третье направление включает в себя производство и использование новых или усовершенствованных предметов труда, к которым относятся такие материальные ресурсы, как материалы, сырье, топливо, а также средства труда со сроком службы менее одного года.

Четвертое направление проводимых организационно-технических мероприятий включает в себя производство и использование новой техники, не имеющих аналога, а также новой продукции и продукции повышенного качества (с более высокой ценой) для удовлетворения нужд населения или этой продукции, разработанной на основе НИР и ОКР.