Оценка персонала по компетенциям

Компетенции – качественные критерии оценки способностей работника, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Система оценок компетенции – шкала оценок, где каждой оценке сопоставлен набор и уровень способностей работника, характеризующих степень компетентности работника.

Одна из задач оценки персонала – оценка компетентности работников. При развитии управления персоналом становится необходимым создание системы оценки ключевых для выполнения должностных обязательств.

Для разработки системы оценки персонала по компетенциям необходимо разработать критерии оценки (ответственность, презентабельный внешний вид, работоспособность). В рамках конфигурации под компетенциями подразумеваются формализованные критерии оценки качеств персонала, оценку которых целесообразно осуществлять по шкалам оценки.

Например, для должности «секретарь» должностные обязанности: печать документов, прием телефонных звонков. Работник на должности секретаря будет эффективно выполнять свои обязанности (будет компетентен) если: умеет быстро печатать, знает русский язык, имеет навык произношения фирменного приветствия, знает телефоны сотрудников, имеет навык работы с мини АТС (компетенции). Оценка компетенций по двух бальной шкале («зачет»/»не зачет»), изложен минимальный уровень способностей для получения оценки «зачет»: скорость печати – от 80 и выше; ошибок не более 1 на 1000 символов; фирменное приветствие воспроизводит правильно; на 90% вопросов по пользованию мини АТС отвечает верно. Ожидается, что оценку «зачет» получит 80% аттестуемых, а оценку «не зачет» – 20%.

Справочник «Компетенции работников» предназначен для хранения списка компетенций и системы оценки компетенций. Его можно вызвать из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Аттестация» (интерфейс «Полный»).

Элемент справочника содержит две закладки – «Описание компетенции» и «Оценка компетенции».

Закладка «Описание компетенции» предназначена для ввода, хранения и вывода в печатную форму текста с описанием компетенции, в частности, здесь можно поместить определение критерия оценки, обоснование необходимости критерия, список проявления и т.д.

Закладка «Оценка компетенции» предназначена для ввода, хранения и вывода в печатную форму системы оценки компетенции. Система оценки состоит из шкалы оценки и таблицы с оценками для ввода основания выставления той или иной оценки. В поле «Вес, %» вводится доля текущей оценки среди ожидаемого распределения оценок.

Здесь же можно указать типовую анкету для проведения оценки и дополнительные файлы (приказы, распоряжения, тесты и прочее)

Изменение количества оценок и приоритетов допустимо, только если данная шкала не использовалась. Внесенные систему компетенции можно использовать при формировании должностных компетенций.

Кроме того, на этой закладке есть возможность выбрать типовую анкету.

В помощь менеджерам в составе конфигурации поставляется Глоссарий компетенций, в котором содержатся примеры компетенций, с которых можно начать процесс выработки критериев.

Глоссарий компетенций становится доступным при нажатии кнопки «Подбор» в справочнике компетенций.

Аттестация

Под аттестацией работника понимается учет оценок компетенций, полученных в ходе оценки работника по компетенциям.

Аттестация работника — мероприятия по определению степени компетентности работника.

Результат проведения аттестации – список компетенций с оценкой.

Для учета оценок компетенций, полученных в ходе аттестации работника, используется документ «Аттестация работника».

В документа указывается следующая информация:

• ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя);
• работник – выбирается из списка работников предприятия;
• в табличную часть «Оценки компетенций работников» документа вносятся компетенции, оценки и даты оценок. Список компетенций в документе можно автоматически заполнить (кнопка «Заполнить») по данным о компетенциях, указанных для должности работника.

Кнопкой «Анкета» можно открыть типовую анкету для компетенции, выделенной в списке оцениваемых компетенций.

После сохранения документа «Аттестация работника» можно при необходимости распечатать оценочные листы для записи оценок компетенций членами аттестационной комиссии или экспертами (кнопка «Оценочный лист»).

После проведения документа «Аттестация работника» полученные оценки можно просматривать при помощи отчета «Оценки компетенций работников».

Оценить компетенции работников позволит отчет « Оценки компетенции работников». Отчет позволяет группировать информацию в разрезе работников, подразделений, должностей и компетенций.

Инструмент «Аттестация работников»

Инструмент позволяет провести основные работы над аттестациями:

• контроль оценок полученных работниками;
• назначение аттестации работнику;
• контроль факта проведения аттестации;
• анализ распределения оценок для контроля адекватности оценочных мероприятий.

Закладка «Работники» предназначена для просмотра оценки компетенций полученных работником. Список работников можно отобрать по должностям, подразделениям и дату приема на работу.

На закладке «Аттестации» расположен список аттестаций; не проведенные аттестации отмечены соответствующей пиктограммой.

На закладке «Анализ оценок» расположена гистограмма отчета «Распределение оценок». Отчет строится для одной компетенции и показывает для каждой оценки шкалы количество полученных оценок. Вместе с реальным распределением строится ожидаемое распределение оценок по данным справочника «Компетенции» для данной компетенции. Это позволяет оценить адекватность оценок.

Анкетирование

Как правило, при подборе и оценке кандидатов на вакантные должности используется анкетирование и собеседования. Для проведения опросов необходимо располагать базой вопросов, а для того чтобы принимать решения, необходимо хранить результаты опросов.

База вопросов и ответов

Вопросы для анкетирования представляют собой фактически базу знаний – вопросы и варианты ответов на них, используемые при анкетировании соискателей работы или опросах работников предприятия.

Список вопросов для проведения анкетирования вызывается из меню «Управление персоналом» – «Анкетирование» (интерфейс «Полный»).

Для вопроса можно указать его весовой коэффициент, который в дальнейшем можно использовать для оценки ответов.

Если вопрос может иметь несколько известных заранее ответов, тогда эти ответы можно вписать в таблицу типовых ответов. Каждому такому ответу можно присвоить некоторую оценку, а также указать, что к этому ответу требуется развернутое пояснение опрашиваемого лица.

Ответы на вопросы могут быть различных типов:

• строки, числа, даты;
• да/нет;
• один из вариантов (в списке «Варианты ответов» можно указать неограниченное количество вариантов);
• одного из видов контактной информации (т.е. почтовый адрес, телефон).

Кроме того, вопрос может представлять собой единую совокупность нескольких подпунктов вопросов, например, чтобы собрать информацию об образовании, необходимо как минимум узнать:

• уровень полученного образования;
• наименования учебного заведения;
• полученную специальность.

Справочник «Типовые анкеты» содержит анкеты, используемые при анкетировании соискателей или при опросах работников предприятия, покупателей или поставщиков.

На закладке «Состав вопросов» формируется список вопросов, на которые будет отвечать опрашиваемый (кандидат или представитель контрагента). Если информацию из анкеты следует загружать в объекты информационной базы, то следует взвести флажок «Анкета предназначена для загрузки данных в справочники» и указать в какой именно справочник надо загружать данные. Анкета может рассылаться конкретным опрашиваемым лицам, тогда следует взвести флажок «Анкета предназначена для адресной рассылки» это говорит о том, что при загрузке информации из анкеты она будет загружаться в объект, который представляет собой опрашиваемое лицо. Если же из анкеты загружается информация и она не является адресованной конкретному лицу, то в этом случае программа будет создавать новые объекты информационной базы.

Если анкета в дальнейшем не будет загружаться в справочники информационной базы, то состав и порядок вопросов может быть любым, в противном случае важен порядок и состав задаваемых вопросов.

Если по результатам анкетирования предполагается автоматически вводить в информационную базу данные о физических лицах, в анкете обязательно должны присутствовать предопределенные и обязательные для заполнения вопросы «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «дата рождения».

Если по результатам анкетирования предполагается автоматически вводить в информационную базу данные о контрагентах, в анкете необходимо наличие обязательных для заполнения вопросов «ИНН контрагента» и «Наименование контрагента».

Если по результатам анкетирования предполагается автоматически вводить в информационную базу данные контактных лицах контрагентов в анкете обязательно должны присутствовать «ИНН», «Наименование контрагента», «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «дата рождения», причем вопросы о контрагенте должны располагаться раньше вопросов о контактном лице.

Обязательно следует обратить особое внимание на то, что вышеперечисленные предопределенные вопросы, должны располагаться раньше всех остальных.

Анкету можно просмотреть в виде HTML страницы, нажав на кнопку «Просмотр HTML».

После того, как анкета полностью сформирована можно приступать к ее рассылке. Форма рассылки вызывается нажатием соответствующей кнопки. Обязательно следует указать e-mail ответов и получателей письма. После нажатия на кнопку отправить будет сформировано столько писем, сколько указано получателей и для каждого письма будет автоматически сформировано вложение (anketa.ank) представляющую собой HTML вариант анкеты, после чего полученное письмо будет отправлено.

Анкета имеет визуальные средства настройки печатной формы – закладка «Печатная форма анкеты». При печати анкеты вопросы можно располагать в несколько колонок. Если вопрос имеет предопределенные ответы, рядом с ответами выводится место для отметки правильного ответа, а для ответов, требующих развернутых пояснений – дополнительное место для такого пояснения.

Для регистрации ответов на вопросы анкеты используется документ «Опрос».

Документ может быть введен на основании анкеты.

В свою очередь документ «Рассылка анкет» предназначен для массовой рассылки анкет. Необходимо указать e-mail отправки и e-mail ответов, заполнить тело письма, адреса получателей и дополнительные вложения. Непосредственная отправка анкет происходит при нажатии на кнопку «Отправить».

Просмотреть и проанализировать результаты анкетирования позволят отчеты:

• «Результаты анкетирования»
• «Анализ результатов анкетирования».

Отчеты также можно вызвать из пункта меню «Управление персоналом» – «Анкетирование».

Отчет «Анализ результатов анкетирования» предназначен для анализа ответов на вопросы анкетирования. Статистика собирается по группам «Раздел», «Вопрос», «Колонка» и «Ответ» и выводится в виде количества ответов, процента распределения и числовым показателям для ответов в виде числа.

Обучение работников

В программе реализован инструментарий управления обучением работников предприятия от разработки учебных планов до контроля за прохождением учебных курсов.

Обучение работников – это составная часть задачи по обеспечению необходимой квалификации персонала. Конфигурация помогает организовать работу по обучению персонала, разделяя ее на следующие элементы:

• выявление потребностей в обучении;
• составление учебных планов;
• организация обучения;
• оценка результативности обучения.

Предполагается, что в интересах планирования обучение персонала можно классифицировать следующим образом:

• регулярное обучение в соответствии с долгосрочной программой повышения квалификации персонала;
• разовое (ситуативное) обучение, как реакция на единичные или внеплановые изменения организационных процессов на предприятии (например, всех работников предприятия нужно научить пользоваться новой пропускной системой; работников кадровой и бухгалтерской служб нужно научить работать с конфигурацией «Зарплата и Управление Персоналом 8.0»).

На планирование разных видов обучения ориентированы разные документы конфигурации. Документы вызываются из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Обучение» (интерфейс «Полный»).

Планирование обучения

Документ «Планирование обучения» предназначен для планирования потребностей предприятия в обучении работников.

Планирование осуществляется в строках табличной части записями следующего вида:

• курс обучения,
• количество обучающихся работников и дата, к которой обучение должно быть завершено.

Специальный помощник, вызываемый кнопкой «Распределить на период», позволяет запланировать обучение работников на некоторый период, что бывает необходимо, когда точные даты неизвестны. Например, требуется запланировать обучение новых 10 работников, которые появятся вследствие текучести кадров в будущем году. Точно сказать даты мы не можем, поэтому необходимо равномерно распределить на год потребность в обучении прогнозируемых 10 работников, нуждающихся в обучении.

В форме помощника нужно ввести курс обучения, количество обучаемых человек и период. По умолчанию в качестве периода устанавливается следующий календарный год. То есть, если мы планируем обучение в 2007году, то при открытии формы помощника будет задан период – 2008 год. При нажатии кнопки «Распределить» в табличную часть документа будут добавлены строки с равномерно распределенными потребностями в обучении.

Например, в помощнике заданы следующие значения: количество работников – 24, период – с 01.01.2007 по 31.12.2007 и курс обучения «Практика продаж». В результате работы помощника в табличной части документа появятся двенадцать строк с курсом обучения «Практика продаж», количеством работников 2 в каждой строке и датами 31.01.2007, 28.02.2007 ... 31.12.2007.

Результаты планирования отражаются в отчете «Учебный план».

Помимо документа «Планирование обучения», планирование осуществляется и в документе «Заявка на обучение».

Справочник «Курсы обучения»

Справочник предназначен для описания целостных учебных курсов развития персонала на предприятии. Описание курса обучения ведется по следующим областям данных:

• Объем курса. Объем необходим для учета длительности обучения, а так же для планирования занятости обучающихся, преподавателей, помещений.
• Затраты на одного обучающегося. Указание затрат позволит планировать бюджет на обучение и развитие персонала.
• Состав учебного курса. В случае, если разрабатывается собственный курс обучения для проведения его силами компании, целесообразно вести разработку курса по отдельным занятиям.
• Изучаемые компетенции. Указание изучаемых компетенций позволит формализовать цель обучения в виде набора изучаемых компетенций и проводить оценку эффективности обучения, основываясь на изменениях оценок компетенций работников в результате обучения.

Заявка на обучение

Документ «Заявка на обучение» предназначен для планирования потребностей в обучении конкретных работников. Если необходимо задать несколько групп работников, которые надо обучить к различным датам, надо создать несколько документов «Заявка на обучение».

Заполнение полей документа. В соответствующих полях документа указываются:

• курс обучения, который требуется пройти работникам;
• дата, к которой необходимо обучить работников;
• ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя);

В табличной части «Обучающиеся» указываются работники, которые должны пройти курс обучения.

Кнопка «Заполнить» в форме документа позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников предприятия, отобранных по произвольным критериям. На основании документа можно ввести документ «Прохождение курса обучения».

Указать вид формы состоявшегося обучения можно в справочнике «Формы обучения». Форма проведения занятия существенно влияет на организацию занятия. Поэтому при планировании каждого занятия нужно понимать что это будет – лекция или тренинг. В справочник автоматически введены следующие формы обучения (перечень форм обучения может быть расширен):

• Лекция,
• Семинар,
• Тренинг,
• Деловая игра,
• Решение кейсов,
• Экскурсия.

Организация обучения

Если есть необходимость запланировать занятость работников для организации данного курса обучения. Такое планирование может понадобиться для учета занятости работников и проверки пересечения времени проведения занятий с отпуском работника или другим мероприятием. Для организации учебного процесса нужно проделать следующее:

• Выбрать курс обучения, выбрать работников и записать документ;
• Создать мероприятие. Сначала необходимо задать время проведения каждого занятия в курсе. Для этого в меню «Организация обучения» предназначена кнопка «Создать мероприятие». После того, как мероприятие уже создано, название кнопки изменится на «Открыть мероприятие». В мероприятии будет заполнен список занятий, необходимо расставить время и дату проведения каждого занятия. Подробнее о работе с мероприятиями смотрите раздел «Планирование занятости работников».
• Запланировать занятость работников. После того, как создано мероприятие, можно запланировать занятость работников на курсе обучения. Для этого в меню «Организация обучения» предназначена кнопка «Запланировать занятость». Если документ уже создан, название кнопки изменится на «Открыть занятость». Документ будет автоматически заполнен и останется только его провести. При проведении будет осуществлена проверка на пересечение занятости работников в обучении с другими мероприятиями.

Разработка нового курса

Разработку внутреннего курса обучения целесообразно начинать с разработки отдельных занятий:

1. Разработайте занятия для курса обучения с использованием справочника «Занятия».

2. Определите название для нового курса обучения. Заполните поля с наименованием и, желательно, описанием курса.

3. Экспертно определите или рассчитайте стоимость для компании обучения одного работника на данном курсе. Введите размер затрат и валюту.

4. Если планируется выдавать какие-либо документы по итогам обучения – выберите этот документ.

5. Введите состав учебного курса из разработанных ранее занятий в табличную часть на закладке «Состав курса».

6. Для автоматического расчета объема курса и состава изучаемых компетенций нажмите кнопку «Составить по занятиям».

Ввод нового внешнего курса обучения

В случае внешнего провайдера обучения, у Вас есть готовое предложение, на основании которого надо ввести курс обучения.

1. Заполните поля с наименованием и, желательно, описанием курса.

2. Задайте объем (сумма длительностей всех учебных мероприятий) курса обучения в часах.

3. Рассчитайте и введите размер затрат для обучения одного работника на данном курсе. Введите размер затрат и валюту.

4. Если планируется выдавать какие-либо документы по итогам обучения – выберите документ.

5. Исходя из целей курса обучения, определите, какие компетенции призван развивать данный курс. Заполните табличную часть компетенциями на закладке «Изучаемые компетенции».

6. Расставьте вес изучения компетенций; вес указывается в процентах и соответствует доле времени, уделяемого развитию данной компетенции от общей длительности занятия. Постарайтесь расставить веса так, чтобы их общая сумма была равна или не превышала 100%. В этом Вам будет помогать помощник распределения весов, который автоматически распределяет веса, учитывая введенные значения. Помощник можно включить или отключить кнопкой «Коррекция весов»; помощник отключится автоматически, если общая сумма введенных весов превысила 100% или если введены значения во все строки.

Для описания конкретных учебных занятий предназначен справочник «Занятия». Занятие является составной частью курса обучения. Занятия имеет смысл составлять, если Вы планируете проводить внутреннее обучение. В случае внутреннего (самостоятельного) обучения Вам потребуется разрабатывать, планировать, организовывать и проводить каждое занятие. Описание занятий ведется по следующим областям данных:

• Длительность занятия. Длительность необходима для планирования занятости обучающихся, преподавателей, помещений.
• Форма обучения. Указание формы обучения может быть полезным для организации обучения и планирования ресурсов.
• Изучаемые компетенции. Указание изучаемых компетенций позволит формализовать цель обучения в виде набора изучаемых компетенций и проводить оценку эффективности обучения, основываясь на изменениях оценок компетенций работников в результате обучения. Целесообразно формализовать цель каждого занятия.

Порядок разработки нового занятия

• Придумайте название для нового занятия, определите его цель. Заполните поля с наименованием занятия и описанием.
• Выберите форму проведения занятия.
• Задайте длительность занятия в часах.
• Исходя из целей занятия, определите, какие компетенции призвано развивать данное занятие. Заполните табличную часть компетенциями.
• Расставьте вес изучения компетенций; вес указывается в процентах и соответствует доле времени, уделяемого развитию данной компетенции от общей длительности занятия. Постарайтесь расставить вес так, чтобы общая сумма была равна или не превышала 100%. В этом Вам будет помогать помощник распределения веса, который автоматически распределяет вес, учитывая введенные значения. Помощник можно включить или отключить кнопкой «Коррекция весов»; помощник отключится автоматически, если общая сумма введенных веса превысила 100% или если введены значения во все строки.

Прохождение курсов обучения

Предусматривается регистрация факта прохождения обучения персонала документом «Прохождение курсов обучения».

Документ предназначен для учета обучения на предприятии. Благодаря связи с системой планирования мероприятий, можно создать мероприятие для организации учебного процесса. Если курсом обучения предусмотрена выдача документов об образовании, есть возможность сохранить реквизиты выданного документа – номер и дату выдачи.

Для учета пройденного обучения необходимо:

• Выбрать курс обучения.
• Выбрать работников, которые прошли или должны пройти курс. Для быстрого подбора работников предназначена кнопка «Подбор». Кнопка «Заполнить» в форме документа также позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников, отобранных по произвольным критериям.
• Установить флаг «Курс пройден».
• Задать дату окончания курса.
• Если курсом обучения предусмотрена выдача документов, то в табличной части появятся колонки «Дата выдачи документа» и «Реквизиты документа». Вид документа об образовании задан в Курсе обучения. Кнопка «Заполнить даты» заполняет колонку с датами выдачи документов датой окончания курса.
• Провести документ.

Результат пройденного обучения будет отражен во всех отчетах, связанных с пройденным обучением.

По результатам обучения иногда выдаются документы; это могут быть документы, выданные сторонними компаниями, или внутренние документы.

Для хранения таких видов документов предназначен справочник «Документы об образовании». К документам об образовании можно отнести, например, следующие:

• Сертификат
• Диплом
• Грамота

Отчеты по обучению

Сводные данные по планам обучения, затратам на учебные курсы, их результативности можно получить с помощью отчетов конфигурации:

• «Пройденные курсы обучения»;
• «Развитие компетенций».

Результаты планирования отражаются в отчете «Учебный план».