Регламентированный учет

В рамках настоящей конфигурации поддерживается учет работников, имеющих в организации как основное место работы, так и работающих по совместительству, внешнему и внутреннему.

Поддержка внутреннего совместительства является отключаемым сервисом (пункт «Учетная политика по персоналу»).

Вид занятости указывается в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

В конфигурации поставлены следующие условия:

• работник не может иметь одновременно в организации основное место работы и работать в ней же по внешнему совместительству; такие коллизии выявляются при проведении документа прием на работу;
• работник не может иметь одновременно иметь основное место работы более чем в одной организации;
• работник может работать в организации и на основном месте работы и по внутреннему совместительству, такие «работники» различаются в дальнейшем приказами о приеме на работу (в приказах указывается соответствующий вид занятости);
• одним и тем же приказом о приеме на работу нельзя принять на основное место работы и на работу по совместительству.

Под термином «Работник» будем подразумевать работника на определенном месте работы, что при заполнении кадровых и расчетных документов требует ввода двух значений:

• элемента справочника «Физические лица»;
• приказа о приеме на работу.

Если работник имеет лишь одно место работы в организации, тогда приказ о его приеме на работу подбирается и подставляется в документах автоматически. Если мест работы несколько – приказ надо будет выбирать из предложенного списка мест работы работника.

Учет данных о персонале

С точки зрения регламентированного учета можно выделить минимальный набор информации, который необходимо занести в систему для дальнейшего использования в регламентированных отчетах. К такой информации можно отнести:

• фамилию, имя, отчество работника;
• дату рождения;
• пол;
• данные удостоверения личности;
• ИНН;
• страховой номер ПФР;
• код ИМНС.

Эти данные для работника заполняются в его карточку, по некоторым из них ведется история изменения значений.

Учет кадров

Весь документооборот по регламентированному учету ведется в привязке к организациям. В отличие от учета кадров предприятия в кадровом учете организаций для каждого работника организации регистрируется трудовой договор на имя организации, в которой числится работник.

Документами фиксируются все кадровые изменения, произошедшие в рамках организации:

• прием на работу,
• кадровое перемещение,
• увольнение,
• отпуск организации,
• командировки организации,
• отсутствие на работе,
• возврат на работу.

Все документы собраны в «Журнале кадровых документов», который можно вызвать из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).

Отличием от документооборота по предприятию является выделенные специализированные документы по учету командировок и отпусков. Для отпусков работников по организации можно указывать не только основные отпуска, но и дополнительные. Основными видами отпусков являются отпуска ежегодные, учебные, по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты. Аналогично по командировкам от организации указывается более подробная информация, нежели по командировкам от предприятия. Фиксируется место проведения командировки, организация, цель командировки.

В рамках организации отпуска, командировки, отсутствие учитываются только для работников организации, имеющих в организации основное место работы.

Документ «Трудовой договор»

Трудовые договоры оформляются по всем работникам организации. Документ «Трудовой договор» можно вызвать из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).

Документом регистрируются условия приема работника на работу в организацию:

• подразделение и должность организации, на которую принимается работник,
• дата приема на работу,
• количество занимаемых ставок,
• форму оплаты и график работы,
• тарифную ставку.

Дополнительно можно зарегистрировать персональные начисления, назначаемые при приеме на работу.

На основании трудового договора можно впоследствии ввести «Приказ о приеме в организацию». При этом в новый документ автоматически будут перенесены все данные из договора.

При помощи кнопки «Печать» можно получить типовую форму трудового договора.

Документом « Прием на работу» регистрируется прием работников на работу работников организаций, а также необходимость расчета для этих работников основного начисления – оклада или часового тарифа (в зависимости от указанной в документе формы оплаты труда). Документ «Прием на работу» вызывается для оформления из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).

В документе в обязательном порядке на закладке «Работники» указывается:

• список принимаемых на работу физических лиц и их табельные номера (если в организации принято их присваивать);
• трудовые договоры с этими физическими лицами (если договор указан, тогда остальные реквизиты документа «Прием на работу» заполняются автоматически по данным договора);
• подразделения и должности организации, куда принимаются работники;
• даты приема на работу и графики работы;
• количество занимаемых ставок;
• формы оплаты.

На закладке «Начисления» указываются размеры основного начисления и, если нужно, персональных надбавок, назначаемых работнику при приеме на работу.

При проведении документа программа проверяет, не были ли работники, указанные в документе, приняты на работу ранее, но не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

По документу можно получить две унифицированные формы – Т-1 и Т-1а. Приказы по форме Т-1 формируются на каждого принимаемого сотрудника из указанных в документе.

Кадровое перемещение организации

Документом регистрируются перемещения работников организации. Документ «Кадровое перемещение организации» вызывается из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).

В документе в обязательном порядке указывается:

• список перемещаемых работников;
• подразделения и должности, куда перемещаются работники;
• новые табельные номера (или подтверждаются «старые»);
• даты перемещения;
• графики работы;
• новые условия оплаты труда работника.

  Кроме обязательной информации о работнике в документе можно дополнительно указать

• количество занимаемых ставок
• даты возврата на «старое» место работы, если работники перемещаются временно.

При проведении документа программа проверяет, не были ли работники, указанные в документе, приняты на работу ранее, но не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

По документу можно получить две унифицированные формы – Т-5 и Т-5а. Приказы по форме Т-5 формируются на каждого перемещаемого работника из указанных в документе.

Документ «Увольнение из организации»

Документом регистрируется увольнение работников из организации, а также «прекращается» расчет для этих работников всех назначенных им постоянных начислений и удержаний. Новый документ «Увольнение из организации» также возможно вызвать из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).

В документе указывается список увольняемых работников, даты и причины увольнения. В соответствующих полях документа указываются:

• Организация (по умолчанию это организация, указанная в настройках пользователя);
• Ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя);

В табличной части документа указываются:

• увольняемый работник; если в организации используется внутреннее совместительство, дополнительно уточняется конкретное место работы – указывается приказ о приеме на работу;
• даты и причины увольнения;
• нужно ли «прекращать» предоставление стандартных вычетов.

При проведении документа программа проверяет, не были ли работники, указанные в документе, уволены ранее. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

Если для работника указано прекращать предоставление стандартных вычетов, то при налогообложении начисленных в последующих месяцах сумм налогом на доходы вычеты учитываться уже не будут.

Отпуска

Документ «Отпуска организации» хранится в журнале «Отклонения организации», который вызывается пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).

Документом «Отпуска организации» регистрируются различные отпуска работников организаций: ежегодные, в том числе дополнительные, учебные и пр., кроме отпусков по уходу за ребенком.

Отпуска по уходу за ребенком до достижения им 1,5 или 3-х лет регистрируются документом «Отпуск по уходу за ребенком».

В документе указывается список работников; вид отпуска, в том числе для ежегодного можно указать вид и начало дополнительного отпуска; периоды отпусков; отмечается вернулся ли работник на работу (взводится флажок «Фактически произошло») или еще нет (флажок сброшен). Если оформляется ежегодный отпуск, тогда указывается, за какой рабочий год предоставляется этот отпуск.

Если на время отсутствия (возможно длительного) работника необходимо принять на работу замещающего работника, тогда следует установить флажок «Освобождать ставку».

Документ может быть автоматически заполнен отпусками, внесенными в график отпусков организации, или работниками организации, отобранными по произвольным критериям; для этого предназначено меню «Заполнить» над табличной частью документа.

При проведении документов программа проверяет, были ли работники, указанные в документе, приняты на работу и не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

На основании документа «Отпуска организации» можно ввести документы:

• «Возврат на работу организации», в который будут перенесен список работников, по которым указаны даты возврата из отпусков, но не выставлен флажок «Фактически произошло», и даты возврата из отпусков;
• «Невыходы в организациях», в который будут перенесен список работников, ушедших в неоплачиваемые отпуска.

По документу можно получить две унифицированные печатные формы – Т-6 и Т-6а. Приказы по форме Т-6 формируются на каждого работника из документа. Кроме того, можно получить диаграмму использования ежегодных отпусков – вариант печатной формы «Диаграмма».

Для работников, работающих в организации в том числе и по внутреннему совместительству, отпуска регистрируются отдельно для каждого места работы.

Документ «Командировки организации»

Документом регистрируются командировки работников организации. В соответствующих полях документа указываются:

• место назначения (город и организация) и цель командировки;
• список работников;
• срок командировки;
• завершенность (вернулся ли работник) – флаг «Фактически произошло».

Если на время отсутствия (возможно длительного) работника необходимо принять на работу замещающего работника, то следует установить флаг «Освобождать ставку».

Для работников, работающих в организации в том числе и по внутреннему совместительству, командировки регистрируются отдельно для каждого места работы.

На основании документа «Командировки организаций» можно ввести документ «Возврат на работу организации», в который будут перенесен список работников, по которым не выставлен флажок «Фактически произошло», и даты возврата из командировки.

По документу можно получить унифицированные печатные формы – Т-9, Т-9а, Т-10 и Т-10а. Приказы по форме Т-9 формируются на каждого работника из документа.

По датам начала командировки, указанным в документе, регистрируется состояние работников «В командировке». По датам окончания командировки, указанным в документе, регистрируется состояние работников «Работает», если в строке взведен флажок «Фактически произошло»; если флажок «Фактически произошло» сброшен, регистрируется «намеченное кадровое событие» – возврат на работу.

При проведении документов программа проверяет, были ли работники, указанные в документе, приняты на работу и не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

Документ «Отсутствие на работе в организации»

Документом «Отсутствие на работе в организации» регистрируются следующие причины отсутствия работников организации на рабочем месте: заболевания, прогулы и отсутствия по невыясненной причине.

В документе указывается:

• список работников;
• даты начала отсутствия работника, либо дату возврата на работу;
• отмечается состояние работника – причина отсутствия либо факт возврата на работу;
• если на время отсутствия (возможно длительного) работника необходимо принять на работу замещающего работника, тогда следует взвести флажок «Освобождать ставку».

На основании документа «Отсутствие на работе в организации» можно ввести документ «Невыходы в организациях», в который будут перенесен список работников, отсутствующих по невыясненной причине.

При проведении документов программа проверяет, были ли работники, указанные в документе, приняты на работу и не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

Документ «Возврат на работу в организацию»

Документ «Возврат на работу в организацию» как правило создается программой автоматически при работе с обработкой «Просмотр намеченных событий организации или на основании других документов-отклонений. Тем не менее, этот документ можно ввести и независимо. В документе для каждого работника указывается дата фактического возвращения на работу и нужно ли снова занять его штатную единицу.

Подтверждение намеченных ранее событий производится при помощи обработки «Запланированные кадровые перестановки». Рекомендуется запускать эту обработку с определенной периодичностью, например, раз в месяц, когда уже поступили сведения о выходах работников на работу, возвращении в подразделения, откуда они временно переводились и т.д.

В этой обработке нужно указать организацию и период просмотра намеченных событий, кнопкой «Заполнить» обновить список событий. Далее, нужно отметить те события, которые уже произошли и их требуется зарегистрировать.

Кнопка «Создать» сформирует необходимые документы, которые будут заполнены в соответствии с характером намеченных событий:

• Для подтверждения увольнения будет создан документ «Увольнение».
• Для возвратившихся из отпуска или командировки будет создан документ «Возврат на работу в организацию».
• Для временно переведенных в другое подразделение (на другую должность) – очередное кадровое перемещение.

Отчеты по работникам организации

По данным кадрового учета организаций можно строить отчеты для анализа накопленной информации:

• «Унифицированная форма Т-2»;
• «Списки работников по организациям»;
• «Движение кадров организации»;
• «Статистика кадров организации»;
• «Отчеты по отпускам» (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

Отчет «Статистика кадров»

Отчет позволяет посмотреть различные количественные данные, характеризующие состав работников предприятия: половозрастной состав, количество детей и пр.

Группировать информацию в отчете можно в разрезе подразделений, должностей и других, используемых в отчетах по работникам предприятия разрезах.

Количество возможных показателей отчета зависит от количества используемой в учете аналитической кадровой информации.

Отобразить полученную информацию можно в виде таблицы или диаграммы (меню «Отображение»).

Отчет «Унифицированная форма Т-2»

Отчет «Унифицированная форма Т-2» предназначен для составления Личной карточки работника в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Вызывается отчет из меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» – «Личная карточка Т-2» (интерфейс «Полный»).

Отчет «Списки работников организации»

Отчет предоставляет возможность сформировать разнообразные списки работников организации, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Информация, выводимая в отчете, также выбирается из обширного списка показателей.

Отчет по умолчанию настроен так, чтобы в результате получился список работающих на текущую дату работников с их табельными номерами, упорядоченный по подразделениям.

Возможные группировки отчета: подразделение и должность, пол, семейное положение и т.п.

Отчет «Движение кадров организации»

Отчет позволяет посмотреть движения кадров работников организации за выбранный в отчете период как в виде списков принятых и уволенных, так и виде диаграммы количества уволенных работников в разрезе подразделений.

В отчете может быть получена следующая информация:

• Событие (прием или увольнение);
• Дата события;
• Количество принятых и/или уволенных работников;
• Наименование работника;
• ИНН и код ИМНС, страховой номер ПФР;
• Пол, дата рождения, место рождения;
• Должность работника и др.