Разработка и введение в действие документов системы менеджмента качества
Разработка каждого документа системы менеджмента качества ведется в три стадии: первая стадия – разработка проекта (первой редакции) документа и направление его на отзыв в соответствующие подразделения; вторая стадия – обработка отзывов, разработка окончательной редакции документа. Согласование его с заинтересованными подразделениями и утверждение полномочным должностным лицом; третья стадия – регистрация.
Разработанному документу присваивается определенный код (шифр), устанавливающий его структурную принадлежность к документации системы качества. В наиболее распространенном варианте кодирования код документа включает: условное обозначение (индекс) документа, цифровой код вида документа, цифровой код типа системы качества, цифровой код элемента системы качества, порядковый номер документа и год его утверждения.
Введение в действие утвержденного документа осуществляется подразделением-разработчиком. В случае необходимости введению в действие документа предшествуют разработка и реализация организационных мероприятий. Обеспечение пользователей копиями документа осуществляет подразделение- разработчик. При этом ведется строгий учет выданных копий.
Внутренняя документация разрабатывается, анализируется, согласовывается, утверждается и выпускается в установленном порядке уполномоченным персоналом предприятия, который несет ответственность за ее соответствие требованиям НД и своевременную актуализацию.
Ответственность персонала за разработку и введение в действие документов определена в зависимости от уровня документа по структуре документальной базы системы менеджмента качества и должна быть изложена в процедуре «Система менеджмента качества. Порядок разработки и введения в действие внутренних документов системы менеджмента качества».
Объем и степень детализации требований и содержания документов определяются разработчиком в зависимости от специфики и сложности выполняемых работ, используемых методов, подготовки персонала и т. д. Оформление документов – в соответствии с установленными требованиями.
Стандарты предприятия вводятся в действие приказом директора только в тех случаях, когда необходимо предусмотреть мероприятия по их внедрению, во всех остальных случаях – утверждающей подписью соответствующего должностного лица.
Документы системы менеджмента качества регистрируются в журнале регистрации документов системы менеджмента качества в установленном порядке.
Контроль документов. Контроль правильности изложения и оформления документов осуществляет служба стандартизации. Постоянную (текущую) проверку выполнения требований документа ведут подразделения, в которых документ используется.
Актуализация. Целью этой деятельности является предотвращение использования утративших силу или устаревших документов, в связи с этим особое внимание уделяется своевременному обновлению документов, т. е. внесению в них изменений и дополнений. Основные факторы актуализации:
- изменения политики предприятия в области качества;
- изменения условий выполнения регламентированной документом работы;
- изменения требований к выполнению работы;
- истечение срока действия документов, с которыми связано выполнение работы;
- результаты внутреннего или внешнего аудита системы качества;
- решение руководства предприятия;
- обоснованные предложения руководителей подразделений, специалистов и рабочих.