Контроль и ревизия денежных средств

Цель, задачи, источники информации при ревизии денежных средств

Цель ревизии денежных средств - осуществление контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией фактов хозяйственной жизни по учету наличных и безналичных денежных средств.

К основным задачам ревизии денежных средств относятся:

• проверка соблюдения условий хранения и сохранности наличных денег и других ценностей в кассе и при доставке их из банка;
• проверка установленного порядка хранения чековых книжек, корешков чеков и получения по ним денег;
• проверка соблюдения правил документального оформления фактов хозяйственной жизни по приходу и выдаче денег из кассы;
• проверка соблюдения лимита хранения наличных денег в кассе;
• проверка порядка выдачи денег в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы и другие нужды;
• соблюдение своевременности и полноты оприходования наличных денег, полученных из банков, от юридических и физических лиц;
• проверка соблюдения кассовой дисциплины при отражении кассовых операций;
• проверка соблюдения порядка расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию (работы, услуги) и другие материальные ценности;
• проверка использования по назначению полученных по чекам из банков наличных денег;
• проверка полноты и своевременности возврата в банки по окончании рабочего дня сверхлимитных остатков наличных денег;
• выявление наличия случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без оформленных доверенностей.

Источниками информации при ревизии денежных средств являются Положение об учетной политике организации, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, платежные требования, объявления на взнос наличными, регистры синтетического и аналитического учета, Главная книга, бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Ревизия кассовых операций

Ревизор в первую очередь проверяет состояние контроля кассы: проводятся ли ревизии в сроки, установленные руководителем предприятия (желательно ежемесячно).

Ревизия проводится внезапно. Во время ревизии прекращаются прием и выдача денежных средств. Посторонние лица в кассовое помещение не допускаются. Перед началом ревизии проверяются наличие у кассира обязательства о материальной ответственности, приказ о его назначении на работу, расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операции.

Перед началом ревизии у ревизора должен быть акт ревизии наличных денежных средств. В акте содержится расписка кассира о том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие под его ответственность были оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в РКО или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается.

На момент ревизии все кассиры-раздатчики должны сдать деньги главному кассиру и расписаться в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. В присутствии членов комиссии кассир вносит в кассовую книгу неотраженные кассовые ордера и выводит остаток. После проверки кассового отчета комиссия приступает к подсчету фактического наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе.

Наличные деньги пересчитываются полистно по купюрам, пачки денег следует распечатать и проверить количество денег в них. После этого ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов, бланков строгой отчетности, ценных бумаг. Фактические остатки сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета. Если при проверке обнаружены недостача или излишек, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы.

Наличие бланков ценных бумаг и других документов строгой отчетности проверяется по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров этих бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При проверке РКО и ПКО, подшитых к отчету кассира, ревизор устанавливает наличие номера, даты и подписи.

Ревизор должен обнаружить подделку документов, а также внесенные исправления или копирование документов, отличать признаки копий. В процессе ревизии необходимо тщательно проверять достоверность операций, отраженных в таких документах.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте ревизии указываются их сумма и обстоятельства возникновения, недостача взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные ПКО, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Также ревизор проверяет правильное отражения приходно-расходных операций на соответствующих счетах баланса. На каждом первичном документе или кассовом отчем бухгалтер предприятия должен указывать балансовый счет. Если счет отсутствует, то ревизор отмечает это как нарушение

Ревизор проводит сплошным или выборочным методом сверку оборотов по дебету и кредиту, а также остатков денег, при обнаружении несоответствия ревизор обязан выяснить причины и определить виновных лиц.

При анализе полноты и своевременного оприходования поступивших наличных денег из прочих источников рекомендуется проводить встречные проверки.

Одновременно с кассовыми операциями следует проверять денежных средств в пути.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
• следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
• посещать магазины, рынки и другие подобные места;
• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

Ревизия операций с ценными бумагами

При проверке правильности оформления определяется наличие обязательных реквизитов Банка России, наличие договоров на приобретение и продажу ценных бумаг, актов приема-передачи ценных бумаг, а также правильность отражения в них сведений о ценных бумагах Ревизор проверяет также наличие и правильность оформления книги учета ценных бумаг.

При ревизии вложений в ценные бумаги проверяют цены, по которым они отражены в отчетности.

Ревизор проверяет наличие аналитического учета ценных бумаг, правильность их отнесения к долгосрочным и краткосрочным финансовым вложениям, т.к. в отчетности они отражаются в разных разделах баланса.

Ревизор обязан проверить правильность формирования стоимости приобретения ценных бумаг, обоснованность включения в стоимость их приобретения сопутствующих расходов, сопоставить цены приобретения с рыночными ценами на аналогичные ценные бумаги.

Ревизор проверяет правильность формирования финансового результата при выбытии ценных бумаг, а также расходов, связанных с реализацией ценных бумаг, наличие разрешений Банка России на осуществление операций с ценными бумагами, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

Ревизор обязан проверить правильность создания и использование резерва под обесценивание ценных бумаг, а также наличие аналитического учета каждого резерва.

Если организация выкупает у акционеров собственные акции, необходимо проверить законность операций по выкупу собственных акций, стоимость выкупа с учетом положения законодательства о том, что данные акции могут находиться на балансе организации не более одного года.

Инвентаризация ценных бумаг может быть проведена самостоятельно, так и при инвентаризации кассы.

В ходе инвентаризации ценных бумаг устанавливаются:

• правильность оформления цепных бумаг;
• реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
• сохранность ценных бумаг (сопоставлением фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
• своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей, хранящихся в бухгалтерии организации.

Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям должны быть подтверждены документами.

При ревизии векселей необходимо начать с изучения книги учета ценных бумаг, которая должна иметь следующие реквизиты: наименование эмитента, номинальную цену, покупную стоимость, номер, серию, общее количество, дату покупки, дату продажи.

Ревизору необходимо установить и описать все факты, связанные с нарушением порядка ведения книги учета ценных бумаг.

В случае отсутствия книги учета ценных бумаг возможные операции с векселями могут быть выявлены на счетах 58, 66, 67.

Операции с товарными векселями могут быть выявлены на счетах 60, 62, 76.

Отсутствие книги учета ценных бумаг при наличии операций с векселями является нарушением законодательства о бухгалтерском учете.

Векселя должны быть оценены ревизором на соответствие установленной форме и наличие обязательных реквизитов.

При инвентаризации устанавливаются:

• правильность оформления векселей;
• реальность стоимости учтенных на балансе векселей;
• сохранность векселей (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
• своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете изученных доходов по операциям с векселями.

При инвентаризации необходимо учитывать то, что вексельная сумма может быть обозначена на векселе цифрами и (или) прописью. При несоответствии обозначения вексель имеет силу на сумму, обозначенную прописью.

Дата выдачи векселя имеет значение, если вексель выдан со сроком платежа «по предъявлению». Этот вексель подлежит оплате при его предъявлении векселедержателем. Такой вексель должен бы предъявлен к платежу в течение одного года с момента его составления. При выявлении просроченных векселей ревизору необходимо отразить такой факт в отчете, который может свидетельствовать об отсутствии эффективности управления векселями.

В организации должны быть акты приема-передачи векселей. Ревизору необходимо провести сличительный анализ информации, содержащейся в актах, с записями в книге и обратить внимание на эффективность осуществления операций с векселями. Эффективность может быть определена по финансовому результату от продажи векселей, который формируется на счете 91.