Организация контрольно-ревизионной работы

Ревизия как форма экономического контроля

Выделяют предварительный и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется до принятия управленческого решения. На этапе предварительного контроля проверяется целесообразность и законность предстоящих операций. Например, плановый отдел организации в ходе предварительного контроля проверяет экономическую целесообразность планируемых службами расходов на следующий месяц. Во многих организациях введено обязательное визирование договоров главным бухгалтером. Это дает возможность предварительного контроля налоговой обоснованности договорных обязательств.

Последующий контроль проводится по завершении реализации управленческого решения, после выполнения задания. Цель — проверить соответствие достигнутых результатов поставленным задачам. На этапе последующего контроля устанавливается своевременность выполнения задания, эффективность действий, качество результата. Часто своевременность выполнения заданий контролируют помощники, референты, секретари. Эффективность действий определяют экономические отделы, технические службы. Постоянный последующий контроль принято называть оперативным.

Так же используются периодические, разовые проверки. Они проводятся за определенный отчетный период. Их основная цель — профилактика незаконных и неэффективных действий должностных лиц, выявление отклонений в отлаженной регламентированной системе последующего оперативного контроля.

Последующий периодический контроль принято называть ревизией (в переводе с лат. revisio означает пересмотр). В современных условиях хозяйствования ревизия представляет собой метод последующего периодического контроля, документальное или фактическое исследование обоснованности (законности) целесообразности действий должностных лиц.

Суть ревизии — проверка (путем применения специальных знаний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.

Задачи ревизии:

• проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;
• выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;
• проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;
• исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Правила проведения ревизии

1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий; Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.п.). Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстранять от работы должностных лиц и т.д.)

3. Непрерывность Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии задании.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание.

Несоблюдение правил обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать.

Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии.

Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

Виды ревизии

Виды ревизии принято классифицировать но следующим признакам.

По субъекту контроля:

• ревизии государственных органов;
• внутрихозяйственные ревизии;
• ревизии, проводимые аудиторскими фирмами.

По организационному признаку:

плановые ревизии, которые проводятся в соответствии с планом ревизионной работы вышестоящей организации или органа управления, но не реже одного раза в год;

внеплановые ревизии и проверки, которые проводятся по специальным заданиям собственника или вышестоящей организации (например, при ухудшении результатов работы по основным производственным и финансовым показателям), при замене руководителя или главного бухгалтера организации.

По объему проверки:

сплошные ревизии, которые предусматривают проверку финансовохозяйственной деятельности путем изучения и анализа всех бухгалтерских документом и учетных записей организации за ревизуемый период. При сплошных ревизиях изучаются все документы и регистры бухгалтерского учета, где отражена производственная и финансовая деятельность организации. Сплошные ревизии могут применяться не только в целом по операциям хозяйственной деятельности организации, но и по отдельным однородным операциям (кассовым, банковским счетам, расчетам с поставщиками и заказчиками и т.д.). Как привило, к сплошным ревизиям прибегают в случаях установления хищения и злоупотреблений, такие ревизии из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно редко;

выборочные ревизии предусматривают проверку части хозяйственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета по предварительно намеченному плану после общей проверки данного вида хозяйственных операций. При этом некоторые хозяйственные операции проверяются не за весь ревизуемый период, а лишь за отдельные отрезки времени. При подготовке и проведении таких ревизий очень важно правильно выбрать отрезок времени, за который нужно осуществлять проверил соответствующих документов и операций, а также определить их количество. Это полностью зависит от квалификации и опыта ревизора.

Выборочные ревизии — один из основных способов проверки деятельности организаций. Однако методика их осуществления пока разработана недостаточно. Во многих случаях даже опытным ревизорам не всегда удается из общей массы выделить для исследования нужную часть документов или хозяйственных операций;

полные ревизии, когда проверяется вся деятельность организации;

частичные ревизии, в ходе которых проверяют лишь отдельные области деятельности или отдельные виды хозяйственных операций организации (ревизия затрат и выхода продукции, товарно-материальных ценностей и др.);

комбинированные ревизии, которые представляют собой сочетание видов ревизий по объему проверки (например, в ходе полной ревизии поставлена задача проверки всей деятельности организации, при этом финансовая деятельность проверяется сплошным методом, а производство — выборочно).

По кругу вопросов, подлежащих проверке:

тематические (частичные) ревизии, которые предусматривают проверку ряда организаций по отдельным специальным вопросам или проверку состояния отдельных разделов экономической и социальной деятельности организации. Цель тематической ревизии — получить общую характеристику состояния дел по данному вопросу. Такие ревизии назначаются по мере необходимости для выправления положения на проверяемых участках экономической и социальной деятельности организаций, а также по требованию правоохранительных органов;

сквозные ревизии, которые охватывают ряд подразделений, входящих в состав одной организации, при этом проверяется деятельность головной организации и входящих в ее состав подразделений, цель сквозной ревизии — наряд) с проверкой финансово-экономической деятельности подразделений организации установить качество управления их деятельностью. Сквозные ревизии весьма трудоемкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о недостаточном уровне руководства деятельностью подразделений организации со стороны вышестоящего органа управления;

комплексные ревизии, в ходе которых изучается широкий круг вопросов хозяйственной деятельности организации. Такие ревизии обычно проводят бригады, в которые кроме бухгалтера-ревизора входят работники планового отдела, отдела кадров и другие специалисты. Комплексные ревизии — наиболее эффективный способ проверки финансово-хозяйственной деятельности организации. Цель таких ревизий — объективная, полная и правильная оценка работы анализируемой системы, разработка технически и экономически обоснованных предложений по ее совершенствованию и обеспечению успешного выполнения экономических показателей деятельности организации;

некомплексные ревизии, которые проводит обычно один ревизор путем проверки хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчетности.

По способу контроля за результатами ревизионной работы:

дополнительные ревизии, которые проводят, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации;

повторные ревизии, которые практикуются для усиления контроля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после плановой ревизии за тот же период. Цель повторной ревизии — выяснить, как организация ликвидирует недостатки, отмеченные в акте плановой ревизии.

Права и обязанности ревизора

Ревизор — ответственный представитель ревизующего органа. Его права и обязанности прописаны в должностных инструкциях. Если ревизию проводит аудиторская фирма, то права и обязанности определяются договором.

Ревизор имеет право:

• проверять в ревизуемой организации денежные, бухгалтерские и другие первичные документы, наличие денег, ценностей и ценных бумаг у кассира и подотчетных лиц, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую, статистическую и оперативную отчетное п., сметы, планы и Другие необходимые документы по производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации, знакомиться с Письменными приказами, распоряжениями и указаниями должностных лиц ревизуемой организации, а также с протоколами проводимых в организации совещаний;
• требовать от должностных лиц проверяемой организации все необходимые ревизору документы, справки, расчеты, заверенные копии отдельных документов для приобщения их к акту ревизии, устные и письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе ревизии;
• осматривать объекты строительства» территорию, склады, строения, места хранения оборудования, автопарки; проверять наличие, состояние и сохранность имущества, товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц; требовать проведения полной или частичной инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов; необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы и кассовые помещения, склады, кладовые, архивы и другие места хранения материальных ценностей и документов; при этом печать (пломбир) должна находиться у ревизора, а ключи — у материально ответственного лица;
• проводить контрольные обмеры выполненных строительномонтажных работ и незавершенного строительного производства (или требовать от руководителей организации их проведения); проверять качество выполненных строительно-монтажных работ и выпускаемой промышленной продукции, соблюдение норм расхода и правильность списания сырья, материалов, топлива, электроэнергии и других материальных ценностей, а также норм естественной убыли при транспортировке и хранении материальных ценностей, полноты оприходования выпускаемой готовой продукции, в случае необходимости привлекать для этих целей через сторонние организации соответствующих специалистов;
• привлекать по согласованию с администрацией (в необходимых случаях — с общественными организациями) работников ревизуемой организации к выполнению работ и заданий по ревизии;
• обращаться с запросами к другим организациям (независимо от их ведомственной подчиненности) и лицам, не состоящим в штате ревизуемой организации, по вопросам ревизии (о расчетах, взаимных поставках, подлинности подписей и т.д.); знакомиться с подлинными документами, находящимися в банковских учреждениях и других организациях, связанных с деятельностью ревизуемой организации, или запрашивать и получать справки и заверенные копии документов, связанных с операциями ревизуемой организации; в случае необходимости проверять в других организациях с их согласия подлинность выявленных в процессе ревизии сомнительных счетов, актов и прочих документов по совершенным расходам и операциям (встречные проверки) и правильность отдельных операций, связанных с деятельностью ревизуемой организации;
• производить с ведома следственных органов, а при крайней необходимости самостоятельно изъятие подлинных документов, вызывающих сомнение или подтверждающих выявляемые факты подделок, подлогов и других злоупотреблений;
• при выявлении хищений, подлогов и других видов злоупотреблений денежными средствами, имущественными, товарно-материальными и другими ценностями с разрешения руководителя, назначившего ревизию (или с последующим ему докладом), передавать на месте материалы ревизии следственным органам для расследования и привлечения к ответственности лиц, допустивших эти злоупотребления, требовать от руководителя ревизуемой организации немедленного отстранения этих лиц от работы, связанной с материальной ответственностью; принимать меры к возмещению причиненного ущерба в соответствии с положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный ревизуемой организации;
• пользоваться всеми видами связи для взаимодействия но делам ревизии с вышестоящей организацией и другими организациями, а также служебной пересылкой корреспонденции, имеющимися у ревизуемой организации транспортными средствами для движения по объектам с целью их обследования;
• проверять и рассматривать жалобы и заявления по вопросам ревизии;
• обжаловать решения, принятые по акту ревизии.

Обязанности ревизора:

• поставить в известность об этом руководителя ревизуемой организации, сообщить о задачах ревизии, В ходе ревизии информировать его об отдельных выявленных недостатках и нарушениях для принятия мер к их устранению в период проведения ревизии;
• проверять законность финансово-хозяйственных операций, совершенных ревизуемой организацией, обеспечение, сохранность собственности, соблюдение дисциплины, постановку бухгалтерского учета и достоверность отчетности, качество первичных документов, правильность бухгалтерских записей и материального учета складского хозяйства;
• проверять фактическое наличие имущества и его соответствие учетным данным;
• выявлять случаи бесхозяйственности, расточительности, хищений, растрат, недостач, незаконного и непроизводительного расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
• точно и объективно освещать в акте ревизии все выявленные факты недостатков, злоупотреблений и хищений, неправильного составления или умышленного искажения бухгалтерской отчетности, нарушения сметно-финансовой и штатной дисциплины, излишеств в расходовании средств с указанием виновных лиц и размеров причиненного ущерба; обязательно подтверждать все обнаруженные факты документами или ссылками на них, а также требовать объяснения от виновных лиц;
• получать от руководителя и главного бухгалтера ревизуемой организации соответствующие объяснения одновременно с подписанием ими акта; обсуждать результаты ревизии на широком совещании работников ревизуемой организации;
• проверять полномочия должностных лиц и законность и целесообразность их действий;
• соблюдать конфиденциальность в отношении информации, полученной в ходе ревизии;
• ставить вопросы привлекаемым экспертам в письменной форме;
• следить за безопасностью и в случае возникновения опасности немедленно покинуть ревизуемый объект.

Ревизору запрещается:

• оказывать давление;
• употреблять обвинительные суждения;
• угрожать наказанием;
• давать оценку должностным лицам;
• высказывать предположения;
• поддаваться на провокации;
• участвовать в увеселительных мероприятиях (например, праздновании дней рождения сотрудников проверяемой организации);
• допускать неделовые отношения;
• прикасаться к проверяемым материальным ценностям;
• привлекать на роль экспертов специалистов ревизуемой организации.

Порядок проведения ревизии и проверки

После осуществления подготовительных мероприятий ревизионная группа или ревизор выезжает на проверяемое предприятие для непосредственного проведения ревизии или проверки, основными этапами которой являются установление делового контакта, оповещение, общее ознакомление с объектами контроля, контрольная инвентаризация, собственно ревизия или проверка соответствующих вопросов, обусловленных ее программой, определение размера материального ущерба и документальное оформление результатов.

Установление делового контакта - начальный этап проведения ревизии или проверки, на котором ревизионная группа (ревизор) представляется руководителю проверяемого предприятия и предъявляет ему решение (приказ, распоряжение, удостоверение, поручение) о проведении данной ревизии или проверки. Следует иметь в виду, что действующий порядок не допускает каких-либо контрольных действий на предприятии без ведома его руководителя. Обычно на этом же этапе проверяющие лица знакомятся с руководителями соответствующих служб и подразделений, специалистами и должностными лицами предприятия, которым сообщают о целях и задачах предстоящей ревизии или проверки и предлагают вносить соответствующие предложения и заявления по изучаемым вопросам.

Оповещение заключается в широкой огласке проводимой на предприятии ревизии или проверки, благодаря чему реализуется один из таких основных принципов экономического контроля, как гласность.

На этом этапе проведения ревизии или проверки, который начинается сразу же после установления делового контакта, особое внимание уделяется налаживанию постоянной связи с работниками организации в целях использования их помощи для проверки деятельности данного предприятия и его отдельных должностных лиц.

Общее ознакомление с объектами контроля состоит в изучении на месте ревизионной группой или ревизором делопроизводства, документооборота, размещения аппарата управления предприятия и его внутрихозяйственных подразделений, мест хранения денежных средств, машин, оборудования и товарно-материальных ценностей, помещений подсобных, вспомогательных и прочих производств, подъездных путей, площадок и т.п.

В ходе общего ознакомления с предприятием и основными объектами контроля ревизионная группа (ревизор) получает определенное представление об объеме предстоящих контрольно-ревизионных работ, вносит согласованные уточнения в план проведения ревизии или проверки и предлагает руководителю предприятия план контрольной инвентаризации соответствующих видов товарно-материальных ценностей, который является выпиской из плана ревизии или проверки с учетом внесенных коррективов по результатам общего ознакомления с объектами контроля.

Контрольная инвентаризация проводится в соответствии с планом, предложенным ревизионной группой (ревизором), на основании которого руководитель предприятия издает соответствующий приказ (распоряжение).

Контрольная инвентаризация наличных денежных средств в кассе предприятия осуществляется без издания такого приказа обычно в первый день ревизии сразу же после ее начальных этапов (установления делового контроля и оповещения).

Все контрольные инвентаризации проводятся, как правило, в начале ревизии или проверки. Вместе с тем они широко применяются и в ходе ее осуществления, когда выявляются те или иные нарушения, недостатки или расхождения в документальных данных и возникает необходимость в использовании данного приема фактического контроля.

Собственно ревизия или проверка представляет собой основной этап ее проведения и заключается в выявлении общей картины соблюдения законности и целесообразности использования имущества на ревизуемом предприятии в соответствии с ее программой. Чтобы оперативно и в то же время достаточно качественно провести ревизию или проверку, необходимо творчески использовать все приемы и способы контроля, сочетать документальный и фактический контроль, применять сплошной и выборочный охват подконтрольных объектов, разнообразные по характеру исполнения контрольно-ревизионные работы и технические средства экономического контроля. Последовательность осуществления собственно ревизии или проверки обусловливается ее программой и определяется ревизионной группой (ревизором) в каждом отдельном случае. Методически предпочтителен такой вариант последовательности изучения в ходе ревизии или проверки объектов контроля, при котором каждый последующий момент контроля логически вытекает из предыдущего и обусловлен предшествующим изучением этих объектов.

Например, при проведении полной ревизии хозяйственно-финансовой деятельности предприятия целесообразно вслед за первыми тремя этапами (установления делового контакта, оповещения и общего ознакомления с объектами контроля) провести контрольные инвентаризации наличных денежных средств в кассе и предусмотренных программой имущественных ценностей, а затем последовательно осуществить ревизии денежных средств, расчетных и кредитных операций, товарно-материальных ценностей, производства, продаж, формирования капитала, финансовых результатов состояния внутреннего контроля и бухгалтерского учета, налоговой и статистической отчетности.

В таком случае каждый последующий момент ревизии в известной мере предопределяется результатами предшествующего ревизионного действия, что обеспечивает более строгую организацию самого ревизионного процесса и в коночном счете более высокое качество ревизии.

В свою очередь на каждом из этих отрезков трудового процесса могут использоваться разнообразные приемы и способы контроля (проверка документов и опрос должностных лиц, встречная сверка и инвентаризация ит.д.), чередование контрольно-ревизионных работ (проверка документов, выход в организации, находящиеся во взаимоотношениях с ревизуемым предприятием, и т.д.), технические средства контроля (компьютеры, фотоаппараты, химические реактивы и др.), сплошная и выборочная ревизия(кассовые операции, например готовой продукции выборочно и т.д.).

Рациональное построение контрольно-ревизионного процесса в ходе непосредственного проведения ревизий или проверок - одно из условий повышения оперативности и эффективности экономического контроля.

В процессе проведения ревизий и проверки контролерам должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное необходимой мебелью, телефонной связью, компьютерами, использовать электронную почту и факсимильную связь для получения соответствующих цифро-текстовых материалов канцелярскими принадлежностями.

Особо следует контролировать правильность кодирования учетной информации, так как при этом могут допускаться непреднамеренные или умышленные искажения кодов учетных номенклатур. Тщательной проверке необходимо подвергать все случаи исправлений в машинограммах.

Документальное оформление результатов ревизий и проверок

Составление итоговых документов ревизий и проверок регулируется обычно регламентами, инструкциями и иными внутренними нормативными актами соответствующих органов экономического контроля, общие положения которых сводятся к следующему.

Акт ревизии (его еще называют в отличие от промежуточных актов основным или общим актом) считается документом, обобщающим результаты ее проведения и имеющим юридическую силу, т.е. принимаемым в качестве источников доказательства. Такие свойства акта ревизии обусловливают необходимость соблюдать общий порядок его оформления.

Прежде всего, следует обеспечить безусловную объективность излагаемых в акте ревизии фактов, т.е. их строгое соответствие истине, действительности. Соблюдение этого требования вытекает из самой природы экономического контроля, одним из важнейших принципов которого является объективность, чем и руководствуются в своей деятельности контрольно-ревизионные работники. Никакие сомнительные и не доказанные ревизией суждения не должны включаться в акт, чтобы не допустить ложного изложения фактов.

Наряду с этим акт ревизии должен быть информационно емким документом, т.е. с исчерпывающей полнотой освещать подвергнутые ревизии те или иные объекты контроля, что является одним из необходимых условий действенности экономического контроля. Сказанное особенно актуально для полных документальных ревизий, когда за формально обширным материалом ревизии нередко допускается неглубокое раскрытие отдельных вопросов. Поэтому требование информационной емкости акта ревизии означает не объем этого документа, а совокупность выявленных сведений о тех или иных объектах контроля.

Акт ревизии должен быть также лаконичным документом, написанным просто, ясно, деловым языком. В нем недопустимы никакие неоговоренные исправления. Все поправки, вносимые в акт, должны быть подписаны соответствующими должностными лицами. На необходимость неукоснительно соблюдать требования простоты и ясности изложения следует обращать особое внимание всем контрольно-ревизионным работникам и в первую очередь тем из них, которые еще не имеют достаточного опыта этой работы.

Научиться составлять служебные документы, в том числе и акты ревизии, - один из важных элементов общего уровня квалификации работника, что и следует иметь в виду при оформлении результатов ревизии и проверок. В этих целях в акте ревизии рекомендуется в первую очередь освещать самые существенные факты, характеризующие недостатки, нарушения, злоупотребления, подтверждая их ссылками на соответствующие законодательные или нормативные акты, источники контрольных данных, с указанием причин и при необходимости виновных лиц (кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия выявленных нарушений).

Не следует перегружать акт ревизии описанием однородных фактов, достаточно изложить их в общей форме со ссылкой на приложение перечня таких нарушений и недостатков к данному документу. Не допускается включать различного рода выводы, предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверки.

В акте ревизии должны быть освещены результаты изучения всех вопросов, поставленных в ее программе. Если по тем или иным причинам отдельные из них не удалось изучить полностью, то об этом следует в краткой форме изложить в соответствующих разделах акта.

При этом акт ревизии состоит из общей (вводной) и основной (описательной) части.

Общая (вводная) часть акта ревизии содержит общие сведения о ревизии и ревизуемом предприятии, что имеет определенное юридическое значение при использовании этого документа в качестве источника доказательства.

Содержание общей (вводной) части акта регламентируется более или менее однообразно для всех ревизий, независимо от их характера, задач и целей. В ней сначала указывают полное название данного документа и тему ревизии, место и дату составления акта, состав ревизионной группы (должность, фамилия, имя, отчество каждого лица, осуществлявшего ревизию), основание и сроки проведения ревизии, полное наименование ревизуемой организации (с указанием реквизитов и идентификационного номера налогоплательщика), период, за который проводилась ревизия.

Далее приводятся сведения о предыдущей ревизии, должностных лицах ревизуемой организации, ответственных за ее хозяйственнофинансовую деятельность, краткие данные о предприятии (основные цели и виды деятельности, наличие лицензий на осуществление лицензируемых видов деятельности, а при наличии ведомственной подчиненности - наименование вышестоящей организации) и характере (сплошной или выборочной) ревизии отдельных вопросов изучения этой деятельности.

Заканчивается общая (вводная) часть акта фразой «настоящей ревизией установлено следующее...», после чего следует изложение основной (описательной) части акта.

Далее в основной (описательной) части акта ревизии отражаются результаты изучения поставленных ее программой вопросов. Для удобства пользования данным документом все содержимое этой части акта подразделяется на отдельные тематические разделы, соответствующие программе ревизии. После этого следуют подписи в такой очередности: сначала акт подписывают должностные лица, осуществлявшие ревизию, затем руководитель и главный бухгалтер ревизуемой организации.

По действующему порядку акт ревизии должен быть подписан как при отсутствии, так и при наличии возражений и замечаний должностных лиц ревизуемого предприятия (при их отказе подписать акт делается соответствующая запись в акте).

При этом возражения или замечания должны быть представлены в письменном виде либо одновременно с подписанием акта, о чем делается соответствующая оговорка перед подписью руководителя или главного бухгалтера ревизуемого предприятия, либо в установленный срок (например, при налоговых проверках в двухнедельный срок), по которым затем ревизионная группа (ревизор) дает свое заключение.

К акту ревизии прилагаются промежуточные акты, всякого рода ведомости, списки, описи, письменные объяснения, копии подлинных документов, подтверждающие соответствующие записи в этом акте. Обычно все приложения остаются при первом экземпляре акта, который хранится в делах соответствующего ревизионного органа. К экземпляру акта, передаваемому ревизуемой организации, прилагаются копии лишь тех документов, на которых имеются подписи ее должностных лиц.

Следует иметь в виду, что часто возникают возражения и замечания по тем или иным записям в акте ревизии в результате недостаточно ясного и четкого изложения ее результатов, предвзятости суждений, субъективизма при оценке и квалификации действий, отдельных должностных лиц ревизуемой организации.

Поэтому неукоснительное соблюдение вышеизложенных правил при написании акта ревизии во многом устраняет разногласия между проверяющими и проверяемыми должностными лицами, способствует своевременному оформлению результатов ревизии и в конечном счете повышению действенности экономического контроля.

Общий акт ревизии составляется обычно в трех-четырех экземплярах, один из которых остается в делах ревизионного органа, второй передается ревизуемой организации, а остальные - ее собственникам и в установленных случаях вышестоящей организации. В зависимости от возникающей необходимости акт может быть передан следственным, налоговым и иным органам и другим адресатам в соответствии с ревизионным заданием, договором и иными условиями проведения данной ревизии.

На основании общего акта ревизии и приложенных к нему документов ревизуемая (а в установленных случаях и вышестоящая) организация принимает соответствующие решения, направленные па устранение вскрытых недостатков и нарушений.

Отчет о результатах проверки (или справка, составляемая обычно при отраслевых проверках) в отличие от акта ревизии - односторонний документ, обобщающий результаты проверки. Его подписывают только проверяющие должностные лица. При его составлении необходимо руководствоваться теми же общими правилами, которыми регламентируется написание акта ревизии. Однако ряд специфических требований, предъявляемых к оформлению результатов ревизии, не характерен для оформления результатов проверки. В частности, отчет о результатах проверки не имеет юридической силы, вследствие чего он служит основанием для принятия лишь хозяйственных решений и не может быть принят в качестве источника доказательства в судебно-следственном процессе. В нем нет также четкого разделения на вводную и основную части, хотя в начале изложения результатов проверки даются общие сведения о ее цели и задачах, составе должностных лиц, осуществляющих проверку, и основании ее проведения.

И, наконец, итоговый документ подписывают только проверяющие должностные лица, знакомя с его содержанием должностных лиц, деятельность которых подвергалась проверке.

Отчет о результатах проверки, составленный в соответствии с ее программой, призван дать ясный и четкий ответ на поставленные вопросы.

Обычно проверки проводятся по определенному кругу вопросов хозяйственно-финансовой деятельности предприятий или отдельных должностных лиц, в связи с чем по содержанию указанный отчет носит тематический характер и опирается в основном на ограниченный круг приемов экономического контроля (в зависимости от целей и задач проверок могут превалировать приемы либо фактического, либо документального контроля и редко они применяются в таком сочетании или объеме, как это имеет место при ревизиях).

Принятие решений по результатам ревизий и проверок

Реализация одного из основных принципов экономического контроля такого, как действенность, обеспечивается своевременным принятием необходимых решений по результатам его осуществления. Особенно актуально соблюдение этого требования при проведении ревизий и проверок, в ходе которых наиболее полно вскрываются недостатки и нарушения в хозяйственно-финансовой деятельности проверяемых организаций и отдельных должностных лиц.

При этом решения по результатам ревизий и проверок могут приниматься как непосредственно в ходе проведения, так и по их результатам. В свою очередь принятие решений в ходе проведения ревизии или проверки осуществляется в таких формах, как устранение недостатков непосредственно при их выявлении, обсуждение результатов ревизии или проверки на служебном (производственном) совещании, собрании работников ревизуемой организации и передаче дел в судебно-следственные органы непосредственно в ходе ревизии или проверки.

Устранение недостатков по мере их выявления обеспечивается посредством принятия соответствующих мер непосредственно теми должностными лицами ревизуемой организации, в деятельности которых вскрыты те или иные недостатки. Так, контрольно-ревизионные работники входе ревизии или проверки могут порекомендовать конкретным должностным лицам ревизуемого предприятия привести в соответствие с действующим порядком ведение бухгалтерского учета, организацию складского хозяйства, организацию охраны труда и техники безопасности, возмещение материального ущерба, организацию хранения основных средств, а информацию об устранении выявленных недостатков изложить в итоговых документах. Ввиду оперативности эта форма реализации результатов ревизий и проверок является одной из наиболее действенных, в связи с чем ее следует как можно шире использовать в контрольно-ревизионной работе.

Обсуждение результатов ревизии или проверки на ревизуемом предприятии позволяет вовлечь в дело их реализации всех заинтересованных работников и тем самым способствовать значительному повышению действенности экономического контроля.

В этих целях должностные лица, осуществлявшие ревизию или проверку, подготавливают на основе акта ревизии, отчета или справки проверки сообщение об ее основных результатах и совместно с работниками ревизуемого предприятия разрабатывают мероприятия по устранению недостатков и улучшению его деятельности, что затем выносится на обсуждение служебного, (производственного) совещания, совета директоров, собрания работников данного предприятия. Принятые ими решения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятий, подлежащих выполнению по результатам проведенной ревизии или проверки.

Передача дел в судебно-следственные органы в ходе ревизии или проверки осуществляется в тех случаях, когда выявляются случаи хищений, злоупотреблений служебным положением или других преступлений.

Указанные факты должны быть оформлены промежуточными актами, которые прилагаются затем к материалам, передаваемым в судебноследственные органы. К этим, материалам относятся: заявление (письмо) о совершенных преступлениях; акт ревизии, подписанный проверяющими и проверяемыми лицами; подлинные документы или их копии; письменные объяснения проверяемых и других лиц, имеющие значение для изучения обстоятельств совершения преступлений; заключение проверяющих лиц по этим объяснениям.

Передача указанных материалов осуществляется, как правило, руководителем организации (а в соответствующих случаях ее собственником, вышестоящим органом или ревизионным органом) с одновременным предъявлением к виновным лицам гражданских исков в случае причинения ими материального ущерба.

Решения по результатам ревизий и проверок по линии вышестоящих органов принимаются обычно в системе отраслевого управления в отношении унитарных предприятий и бюджетных учреждений, когда применяемые в ходе их проведения меры не обеспечивают полного устранения всех недостатков. Их представляют в форме письма, распоряжения, приказа, постановления, передачи дел в судебноследственные органы.

Письмо вышестоящей организации содержит перечень основных недостатков в хозяйственно-финансовой деятельности ревизуемой организации, вскрытых ревизией или проверкой, и необходимые для их устранения меры, которые надлежит принять этой организации. Письмо составляют должностные лица, осуществляющие ревизию или проверку, и подписывает руководитель вышестоящего органа или должностное лицо, возглавляющее контрольно-ревизионную службу (начальник контрольно-ревизионного управления, отдела, группы, главный бухгалтер, главный ревизор и т.д.). Письмо относится к документам переписки и адресуется только ревизуемой организации (до сведения других подведомственных организаций не доводится).

Распоряжение, в отличие от письма, относится к распорядительным документам и содержит меры, обязательные к выполнению. Распоряжение подписывает только руководитель вышестоящего органа или его заместитель. По юридическому значению оно приравнивается к приказу.

Распоряжение обычно состоит из констатирующей части, в которой излагаются основные недостатки, выявленные ревизией или проверкой, и распорядительной части, содержащей обязательные для выполнения меры. В необходимых случаях распоряжение может доводиться до сведения и других подведомственных организаций, благодаря чему оно играет роль профилактического средства в деле предупреждения или своевременного устранения однородных недостатков.

Приказ является основной формой реализации результатов ревизий и проверок и издается в тех случаях, когда требуется принятие организационных мер (наказание виновных лиц, совершенствование порядка хранения, учета и использования государственного или муниципального имущества и т.д.), имеющих общее значение для всех подведомственных организаций. Приказ относится к распорядительным документам и имеет важное воспитательное значение.

Как и распоряжение, приказ состоит из констатирующей и приказной частей. В констатирующей части кратко излагается суть вскрытых ревизией или проверкой основных недостатков и нарушений, которая заканчивается словом «приказываю». Далее следует приказная часть, состоящая из отдельных пунктов, содержащих в повелительной форме приказания по наказанию виновных лиц, устранению недостатков и нарушении, проведению мер по улучшению хозяйственно-финансовой деятельности ревизуемой организации и при необходимости других подведомственных организаций, срокам их осуществления и контролю за исполнением данного приказа. Приказ подписывается руководителем вышестоящего органа или его заместителем и обязательно доводится до сведения всех подведомственных предприятий и организаций.

Постановление принимается коллективным органом (коллегией, советом, президиумом) и содержит обычно принципиальные направления дальнейшего улучшения постановки контрольно-ревизионной работы и сохранности имущества на подведомственных (подконтрольных) организациях. Эта форма решения присуща для министерств, ведомств и общественных организаций. Обычно в постановлениях находят отражение результаты всестороннего обсуждения того или иного вопроса, которые затем используют в основе оперативно-хозяйственной работы органов отраслевого управления.

Передача дел в судебно-следственные органы по линии вышестоящих (контрольных) органов осуществляется, как правило, по окончании ревизий и проверок и направлена на возмещение причиненного ущерба и привлечение к уголовной ответственности виновных лиц, допустивших те или иные преступления. В этих целях оформляют те же материалы, что и при передаче таких дел непосредственно в ходе ревизии или проверки. Очень важно своевременно принимать соответствующие решения по результатам ревизий и проверок. Как отмечалось, большинство недостатков и нарушений может быть устранено непосредственно в ходе осуществления контрольно-ревизионных мероприятий, на что, прежде всего и должны ориентироваться контролеры.

Решения по результатам ревизий и проверок должны приниматься своевременно (по налоговым проверкам - в течение двух недель, по проверкам контрольно-счетных палат - в 20-дневный срок, в остальных случаях –обычно в пределах месяца по окончании ревизии или проверки), на что также должны постоянно обращать внимание контрольно-ревизионные работники.

Информацию о своевременности и полноте принятых мер следует также отражать в итоговых документах последующих ревизий и проверок, для чего в их программах следует предусматривать соответствующие контрольные процедуры.

Контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизий и проверок вышестоящими контрольными органами, осуществляется последними в различных организационных формах.

Прежде всего, в самих решениях обычно содержится пункт о возложении контроля за их выполнением на конкретных должностных лиц или отдельные структурные подразделения данного органа. Кроме того, в службе экономического контроля ведется специальный журнал учета ревизий и проверок, в котором указываются наименование проверенной организации, дата проведения ревизии или проверки, период, за который она проведена, дата принятия решения по ее результатам, срок, в который должна быть представлена организацией информация о выполнении решения, а также предусматривается отдельная графа для отметок о ходе выполнения этого решения.