Ревизия основных средств

Основные группы основных средств, эффективность использования которых оценивается в первую очередь:

• оборудование;
• автотранспорт;
• помещения.

Должна быть проделана большая работа (как уже указывалось, это в общем-то задача самой организации) по оценке действующей загрузки производственного оборудования. Должен быть решен вопрос, можно ли полученный процент мощности повысить и каким образом, что не сделано руководством для более эффективного использования. Иногда оборудование работает, как говорится «на износ», с загрузкой 100–150 % – это также должно получить соответствующую оценку в акте ревизии.

Анализ эффективности использования автотранспорта связан прежде всего с вопросами наличия в организации работ по оптимизации маршрутов. Иногда машина везет груз на одну улицу и возвращается порожняком, а другая машина пустая идет на соседнюю улицу, чтобы забрать там груз. Такая ситуация возникает из-за отсутствия координации. Лучшим методом проверки является опрос водителей – в частности, в виде сбора предложений по улучшению организации движения.

Помещения также не всегда используются эффективно, хотя здесь не все однозначно. Например, во многих организациях актовые залы используются, конечно, не все время. Можно ли сдавать их в почасовую аренду хотя бы образовательным организациям для проведения семинаров? Это связано с проблемами пропуска на территорию большого количества лиц, что не всегда возможно.

Ревизор может составить графики загрузки площадей, сдаваемых в аренду, сверить арендные ставки по арендаторам с арендными ставками других арендодателей.

Другие случаи неэффективного использования:

1. основное средство (в частности, дорогостоящая мобильная аппаратура находится в личном распоряжении руководителя или его близких). Лучшим методом проверки является внезапная инвентаризация с просьбой предъявить ревизору такое оборудование;
2. основное средство передано аффилированным структурам. Методом проверки является анализ различных показателей – например, численность штатов организации накладывается на план помещений.

К неэффективному использованию основных средств также можно отнести:

1. отсутствие плана или бюджетов закупок в целом по организации. В некоторых случаях одно подразделение продает, а другое покупает такое же основное средство из-за отсутствия единого центра сбора заявок на покупку и продажу основных средств;
2. неиспользование системы скидок при закупках. Часто различные службы, отделы организации приобретают компьютерную технику по мере необходимости, разрозненно. Совершение покупки единовременно дает возможность воспользоваться скидками, предоставляемыми продавцами при продаже крупных партий;
3. «стихийные» покупки основных средств. Не анализируются предложения различных поставщиков, различные формы приобретения (в кредит, лизинг и т. д.). Ревизор должен запросить материалы, которые были изучены сотрудниками отдела материального обеспечения при последней существенной покупке основного средства.