Процесс планирования деятельности
Цели, задачи и принципы планирования
Планирование деятельности организации является важнейшей функцией процесса управления, основой развития организации, обеспечения достижения заданных показателей и рационального использования ресурсов.
Планирование — комплекс действий по анализу, разработке и обоснованию показателей развития организации, определению сроков и мероприятий, направленных на их достижение.
В процессе планирования принимают участие все функциональные подразделения, действия по анализу и консолидации планов осуществляет плановое подразделение организации.
Целью планирования деятельности является обеспечение достижения стратегических и тактических целей организации в текущем периоде и в перспективе. Для достижения цели планирования должны быть выполнены следующие задачи:
- Построение иерархии целей организации — определение стратегических и тактических целей.
- Расчет и обоснование целевых показателей деятельности на краткосрочный период деятельности и на перспективу.
- Определение временного интервала, в течение которого цели организации должны быть достигнуты.
- Определение комплекса мероприятий по достижению целей.
- Определение потребностей в ресурсах всех видов для исполнения плана, величины, объема и структуры ресурсов.
- Определение существующих проблем организации и мероприятий по их устранению.
- Внедрение мероприятий по достижению целей и устранению имеющихся недостатков.
- Определение рисков, препятствующих достижению цели.
- Контроль реализации планов.
- Проведение мероприятий по корректировке планов в зависимости от внутренних и внешних условий деятельности организации с учетом имеющихся рисков.
В процессе планирования организация должна определить объем и структуру выпускаемой продукции, наметить целевые количественные и качественные показатели, внедрить технологию и соответствующую систему организации производства и управления.
Процесс планирования деятельности организации состоит из следующих этапов:
- обоснование стратегических и тактических целей организации;
- анализ внешней и внутренней среды деятельности организации;
- определение мероприятий по достижению целей;
- планирование ресурсов, обеспечивающих реализацию мероприятий.
Условием реализации процесса планирования является определение миссии и стратегической цели организации. Эту функцию исполняют руководители и собственники организации. На основе этих данных в процессе планирования разрабатываются тактические планы, содержащие целевые показатели и мероприятия по их достижению. Результатом процесса планирования является система планов организации, в которую входят долгосрочный, среднесрочный, краткосрочный и оперативный планы деятельности организации. Планы организации детализируются по направлениям деятельности и срокам исполнения.
Планирование является основой успешного функционирования организации в целом, ее филиалов и структурных подразделений, отделов и участков производства. Организация и реализация процесса планирования должны быть осуществлены с соблюдением принципов планирования. Основные принципы планирования представлены в табл. 6.1.
Таблица 6.1
| Принцип планирования | Сущность принципа |
|---|---|
| Непрерывность | Планирование деятельности осуществляется непрерывно, должен происходить регулярный и систематический мониторинг планов, их корректировка по целям и времени достижения |
| Гибкость | Показатели, предусмотренные планом, должны регулярно анализироваться на возможность их достижения в зависимости от условий внешней и внутренней среды |
| Комплексность | Процесс планирования должен затрагивать все структурные подразделения организации с целью обеспечения сбалансированности действий и взаимной увязки показателей |
| Реалистичность | Запланированные показатели и период их достижения должны соответствовать сложившимся внешним экономическим условиям и собственным возможностям организации |
| Альтернативность | Выбор мероприятий плана по достижению целей должен проводиться на основе анализа сценариев развития с применением метода варьирования параметров с целью выбора оптимального плана действий |
| Вовлеченность | В процессе планирования должны принимать участия все подразделения организации с целью организации и координации совместных действий по достижению плановых показателей и их корректировки в процессе деятельности |
| Эффективность | Процесс планирования должен обеспечить эффективность и прибыльность деятельности организации как в текущем периоде, так и в перспективе |
В современных экономических условиях процесс планирования играет важнейшую роль в развитии организации, обеспечении прибыльности и конкурентоспособности на рынке. В задачу планирования также входят необходимость осуществления прогноза развития технологических процессов в отрасли с целью своевременной модернизации производства, изучение тенденций развития на рынке труда с целью обеспечения процесса производства кадровыми ресурсами необходимого уровня образования и квалификации, тенденций развития внутреннего и международного рынка с целью обоснования объема и конъюнктуры выпускаемой продукции, уровня цен и прибыльности организации.
Процесс планирования в современных организациях осуществляется с использованием информационных технологий, специализированных программ планирования мероприятий и обеспечения процесса управления деятельностью. Использование информационных технологий способствует повышению точности прогнозов, возможности осуществления пересмотра планов в реальном времени, повышению уровня сбалансированности планов и более рациональному использованию имеющихся в организации ресурсов.
Методы планирования
Процесс планирования в организации осуществляется с использованием методов планирования деятельности.
Метод планирования — способ разработки планов организации, интуитивный или формализованный прием формирования показателей планов. В настоящее время существуют и применяются в деятельности организаций множество методов планирования. По признаку уровня формализации, возможности применения стандартизированных приемов планирования и расчета показателей все методы можно разделить на две группы — аналитические и экономико-математические методы планирования деятельности.
Аналитические методы планирования применяются в случае невозможности или нецелесообразности проведения сложных математических расчетов и методов моделирования. Данные методы предполагают использование интуиции, опыта и знаний специалистов, базируются на изучении объекта планирования, применении логического мышления и экспертных оценок.
Экономико-математические методы планирования основываются на исследовании взаимосвязей процессов и явлений, предполагают использование математического и статистического аппарата, построение моделей, расчета показателей с использованием моделей и функций. Совокупность методов планирования и их классификация представлены на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Методы планирования деятельности организаций
Экспертный метод планирования предполагает определение плановых показателей путем проведения экспертной оценки потребностей в ресурсах и определение стоимостных показателей на основе сложившихся рыночных цен. Применение метода возможно при планировании деятельности небольших по объему производств, при отсутствии сложной взаимосвязи исходных факторов, влияющих на результирующий показатель. Успешность применения метода зависит от квалификации и опыта экспертов, осуществляющих планирование деятельности организации.
Аналитический метод планирования основывается на сравнении достигнутых показателей деятельности и целевых показателей плана, анализе факторов, влияющих на количественные показатели, определении коэффициента их изменения в плановом периоде. С учетом рассчитанного коэффициента определяется плановая величина необходимых ресурсов. Потребность в финансировании определяется с учетом сложившихся рыночных цен.
Основным недостатком метода является экстраполяция сложившихся в организации условий хозяйствования на деятельность в будущем периоде без учета влияния научно-технического прогресса, роста производительности труда, совершенствования производственных отношений, оптимизации использования ресурсов.
В группе экономико-математических методов планирования одним из самых востребованных является балансовый метод. Балансовый метод предполагает расчет потребности в ресурсах на основе целевых показателей деятельности организации и определение взаимосвязи (построении баланса) между потребностями ресурсов и источниками их формирования. Примерами балансов организации являются:
- финансовый баланс — выявление потребности в финансовых ресурсах и наличие источников финансирования организации;
- материальный баланс — определение потребности в материалах и источников их поступления;
- производственный баланс — определение взаимосвязи показателей производственного плана и производственной мощности организации;
- баланс рабочего времени — определение соответствия трудоемкости производственного плана организации и фонда совокупного рабочего времени организации.
Метод технико-экономических расчетов (нормативный метод) заключается в определении и применении норм и нормативов расхода живого и овеществленного труда для выпуска планового количества продукции, выполнения определенного объема работ. С применением норм и нормативов определяется величина необходимых ресурсов в плановом периоде, нормы расхода сырья и материалов на выпуск единицы продукции, выполнения объема работ, норматива использования человеческих ресурсов, нормы расхода энергии и прочих ресурсов. Применение метода показано на производствах, где возможно определение научно обоснованных норм и нормативов на выпуск продукции, выполнение работ, оказания услуг. Метод является более трудоемким, но точным и обоснованным при планировании использования ресурсов в плановом периоде.
Программно-целевой метод применяется при реализации в организации целевых программ, направленных на решение задач в какой-либо области деятельности: программа внедрения инноваций, программа повышения квалификации кадров, программа внедрения систем планирования и контроля деятельности проч.
Результатом применения данного метода является разработанная целевая программа с указанием конечной цели, перечня мероприятий с разбивкой по этапам, сроков их исполнения, ответственных за каждый этап, а также с указанием ресурсов всех видов, требующихся для исполнения программы. Достоинством данного метода является ориентированность на конечный результат, возможность концентрации материальных и финансовых ресурсов для решения наиболее важных задач, стоящих перед организацией.
Графоаналитический метод планирования предполагает определение плановых показателей с использованием графиков.
В процессе анализа определяется количественная зависимость между исходными и результирующими параметрами, строится график, позволяющий экстраполировать сложившиеся в базовом периоде взаимосвязи на перспективу. С использованием данного метода можно выявить зависимость показателя объема выпуска продукции от роста производительности труда, динамику показателей материалоемкости и фондоемкости, рассчитать темпы роста объема производства. Достоинством метода является выявление взаимосвязей между показателями и возможность их количественного исчисления, недостатком — экстраполяция сложившегося характера зависимости показателей в плановый период без учета влияния факторов внешней и внутренней среды.
Планирование деятельности с использованием метода моделирования заключается в построении математической модели влияния показателей входящих параметров на значение целевой функции. Построение модели и вариация значений показателей позволяет подготовить несколько альтернативных вариантов планов и в зависимости от поставленных целей определить оптимальное значение плановых показателей, установить требования к величине входящих параметров, их минимальное и максимальное допустимое значение.
В практической деятельности организации применяются перечисленные выше, а также и другие методы планирования и их разновидности, метод анализа чувствительности, метод предельного анализа, метод исчисления нормы прибыли на инвестированный капитал и проч. Каждый метод может применяться отдельно от других, а также быть дополнен другими методами в зависимости от целей планирования и задач, стоящих перед организацией, квалификации и опыта специалистов, осуществляющих процесс планирования деятельности организации.
Показатели планов и источники информации для планирования
Процесс планирования в организации заключается в разработке и обосновании различного рода показателей планов, а также мероприятий по их достижению.
Показатель — это количественная или качественная оценка объекта планирования. Количественная оценка определяет измеряемые параметры объекта планирования, качественная — его оценочные характеристики. Многообразие показателей, используемых в процессе планирования, должно отражать все характеристики объекта планирования с максимальной точностью и в совокупности. Как правило, в планировании используются не отдельно количественные или качественные показатели, а их совокупность. Совокупность количественных и качественных показателей формирует систему показателей планов организации.
В зависимости от особенностей задач, стоящих перед организацией, горизонта и объекта планирования, показатели планов классифицируются по ряду признаков. Классификация показателей планов представлена в табл. 6.2.
Таблица 6.2
| Классификационный признак | Показатели |
|---|---|
| По особенностям расчета | Норма и норматив — расчетная и научно обоснованная величина затрат ресурса на выпуск единицы продукции;
Показатель — значение фактической или плановой величины затрат ресурса на выпуск продукции в сложившихся экономических условиях деятельности организации; Индикаторы — параметры, характеризующие развитие экономики страны и региона, устанавливаемые органами государственного управления на определенную перспективу |
| По характеру измеряемых объектов | Количественные показатели определяют значение величины, допускающей измерительную оценку;
Качественные показатели определяют оценочное значение параметра на предмет соответствия определенным требованиям |
| По характеру используемых измерителей | Стоимостные показатели определяют перечень (номенклатуру) объектов планирования, представленную в стоимостном выражении; натуральные показатели определяют перечень (номенклатуру) объектов планирования, их материально — вещественную составляющую;
Условно натуральные показатели используются для приведения разнородных объектов, имеющих общий признак, к единому измерителю с использованием переводных коэффициентов |
| По способу представления | Абсолютные показатели определяют количественное значение параметра, зафиксированное на определенную дату;
Относительные показатели определяют динамику изменения абсолютных показателей за период времени, представляют оценку объекта планирования, выраженную в долях, процентах и т. п. |
| По характеру утверждения | Директивные (утверждаемые) показатели рассчитываются вышестоящими организациями и доводятся до организации в виде обязательных показателей для исполнения;
Расчетные показатели — определяются и обосновываются организацией и могут подлежать корректировке в зависимости от экономических условий хозяйствования |
Вне зависимости от характера используемых показателей в планах организации к ним предъявляются следующие требования:
1. Адекватность. Объект планирования, представленный с помощью различных показателей, должен в максимальной степени соответствовать своему реальному состоянию.
2. Комплексность. Объект планирования должен быть представлен с помощью показателей в комплексной оценке по всем своим количественным и качественным характеристикам.
3. Согласованность. Показатели планов организации по всем направлениям деятельности должны быть взаимосвязаны между собою и не содержать противоречий.
4. Обоснованность. Целевые показатели планов должны быть рассчитаны с учетом реального состояния организации, в зависимости от ее финансовых возможностей и производственного потенциала.
5. Достижимость. Целевые показатели планов должны быть достижимы в реальном времени на основании проведенных расчетов с учетом тенденций развития, сложившихся в организации, наличия ресурсов для их достижения, прогнозов развития экономики страны, отрасли и организации.
6. Сопоставимость. С целью проведения сравнения и анализа деятельности организации за различные периоды времени показатели планов должны быть сопоставимы между собой. С этой целью возможен расчет показателей в текущих и базовых ценах с использованием коэффициента корректировки.
Показатели планов организации рассчитываются и обосновываются на основании информации, полученной из различных источников. Источник информации определяется организацией в зависимости от целей планирования и специфики разрабатываемого плана.
По принадлежности источника информации к собственности организации различают внешние и внутренние источники. К внешним источникам информации относятся сведения, не связанные непосредственно с деятельностью организации, но оказывающие влияния на ее плановые показатели. Внешними источниками являются данные о показателях социально-экономического развития страны, котировках национальной валюты, показателях инфляции, уровне цен на факторы производства и проч. К внутренним источникам информации относятся документы организации, характеризующие параметры ее развития, стратегические планы, бухгалтерский баланс, финансовые и производственные показатели деятельности, производственная мощность, производительность труда, величина прибыли и т. п.
По принадлежности источника информации к временному горизонту различают статистические данные организации за предшествующий период, фактические данные в отчетном периоде и прогнозные данные. На основе статистических данных организации рассчитываются тренды и динамика роста показателей, анализируются имевшие место проблемы и пути их решения в будущем. Фактические показатели организации в отчетном периоде используются для анализа финансовых и производственных возможностей планирования деятельности с учетом сложившихся тенденций развития самой организации и социально-экономического развития страны. С целью обоснования планов организации на перспективу используются данные прогнозов различных временных горизонтов, характеризующие развитие экономики страны в целом, региона присутствия организации, самой организации на ближайший период и на перспективу, данные расчетов и маркетинговых исследований. Прогноз развития организации осуществляется на основании ее стратегических целей как в долгосрочном, так и в среднесрочном и краткосрочном периодах.
В процессе планирования организация может использовать справочную информацию, содержащую индикаторы макроэкономического развития страны и отрасли, данные официальной статистики, показатели конъюнктуры рынков, информацию об основных конкурентах, поставщиках и потребителях организации. Также в процессе планирования следует использовать нормативную информацию, официальные документы, хозяйственно-правовые документы, договоры и соглашения с контрагентами, решения руководящих органов организации, собраний акционеров, техническую и технологическую информацию, материалы специальных исследований и проверок, юридическую информацию и т. п.
Вне зависимости от источника информации к данным, на основании которых строятся планы организации, предъявляются следующие требования:
1. Полнота. С целью обеспечения адекватности и обоснованности показателей планов они должны быть рассчитаны на основе максимально полного объема информации, полученной из всех возможных источников и отражающей все необходимые характеристики объекта планирования.
2. Достоверность. С целью обеспечения согласованности и достижимости показателей планов в основу планирования должна быть положена достоверная информация, полученная из надежных источников, или аналитические данные, полученные путем экспертных оценок или проведения анализа компетентными специалистами.
3. Своевременность. Процесс планирования должен осуществляться на основе данных, регулярно и своевременно поступающих из различных подразделений организации, прочих внешних и внутренних источников.
Использование показателей планирования и источников информации зависит от задач, стоящих перед организацией, а также от возможности получения информации для планирования.
Поступление информация должно осуществляться на регулярной основе с целью своевременного пересмотра и корректировки планов. Процесс планирования деятельности организации является непрерывным, затрагивает все области ее деятельности, подразделения и филиалы, а также является основой развития организации в краткосрочной и долгосрочной перспективе.