Учет финансовых активов учреждения

Учет денежных средств

Все учреждения независимо от типа и системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 1 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, письмо Минфина от 09.06.2018 № 03-11-11/40059).

Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:

• прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
• хранение наличных в кассе;
• соблюдение лимита расчетов наличными;
• ведение кассовой книги;
• сдачу наличности в банк.

Порядок ведения кассовых операций закрепите в отдельном положении.

Свободные деньги храните на лицевых или расчетных счетах. Непосредственно в кассе храните ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем учреждения лимита.

Сохранность наличных денег

Мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации, каждое учреждение разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, который исполняет его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

• заключить договор о полной материальной ответственности;
• взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Об этом сказано в пункте 4 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Аналогично поступайте, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер).

Все это нужно, потому что кассир – это материально ответственное лицо. А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере.

Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85, и статей 242 и 244 ТК.

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях связан с отражением движения наличных денежных средств, находящихся в кассе организации.

Все операции с денежными средствами, которые находятся в кассе учреждения, считаются кассовыми операциями.

Кассовые операции в крупных учреждениях ведет кассир, а если такой должности (ставки) нет, то ведение кассы возлагается на бухгалтера или главного бухгалтера. В кассе организации могут храниться не только денежные средства, но и документы, относящиеся к бланкам строгой отчетности.

Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях таковы:

• Единый план счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н;
• План счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н;
• Указание Центробанка РФ о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У;
• Федеральный закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

К денежным средствам бюджетных учреждений относятся:

• наличные денежные средства в кассе;
• денежные средства на лицевом счете;
• денежные документы;
• денежные средства в пути

В бюджетном плане счетов касса имеет свой сч. 201 34 "Касса".

Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств у организации должно быть специальное помещение - касса. Под кассу выделяют помещение, изолированное от других подсобных и служебных помещений, имеющее окошко для выдачи денежных средств, оборудованное решетками. В помещении кассы должен стоять сейф, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены, доступ к которому имеет кассир. Ключ от сейфа, будь он электронным или металлическим, находится в распоряжении кассира. Входная дверь в помещение кассы должна соответствовать всем уровням защиты, прежде всего она должна быть металлической или обшита металлическими листами. Также в помещении кассы должен находиться детектор, счетчик банкнот (для проверки подлинности и пересчета купюр) и исправный огнетушитель. По завершении рабочего дня, покидая помещение кассы, кассир должен проверить исправность сигнализации и включить ее.

С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности и возлагается ряд должностных обязанностей, а именно:

• принимать, учитывать, хранить и выдавать наличность (в рублях, в валюте);
• обеспечивать сотрудникам выплату заработной платы, пособий и прочих выплат при условии, что денежные средства на момент выплаты находятся в кассе учреждения, а не на расчетных счетах;
• обеспечивать непрерывную (бесперебойную) работу кассового аппарата, в случаях неисправности приглашать специалистов для устранения неполадок, а также в профилактических целях;
• обеспечивать безошибочное ведение учета денежных средств;
• хранить коммерческую тайну о способах и местах хранения денежных средств;

Кассовая дисциплина - это своевременное и правильное оформление кассовых документов (приходника и расходника), отсутствие превышений кассового лимита и ограничений по расчетам наличными.

Лимит кассы. Формулы для расчета лимита кассы. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Лимит кассы необходимо определять по одной из двух формул.

1. Если организация получает наличную выручку

L = V/ P * Nc,

где:
L - лимит остатка наличных денег в рублях;
V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
P - расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);
Nc - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

Все операции по кассе отражаются в журнале операций №1.

Зачастую в кассе накапливается денег больше, чем позволяет закон. Превышение кассового лимита влечет за собой административную ответственность. Штрафы за сверхлимитную наличность весьма внушительны. Они составляют от 40 000 до 50 000 руб.

Операции по поступлению денежных средств на лицевые счета бюджетного учреждения и по выбытию денежных средств с лицевых счетов оформляются на основании первичных учетных документов, приложенных к выписке из лицевого счета бюджетного учреждения.

Для учета денежных средств на лицевом счете учреждения в казначействе используется счет 2 раздела 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства». Счет активный. К нему применяются коды КОСГУ: 510 – увеличение; 610 – уменьшение денежных средств на лицевых счетах.

Регистром синтетического учета по движению денежных средств на лицевых счетах учреждения является журнал № 2 «Журнал операций с безналичными денежными средствами».

По дебету лицевых счетов учреждения отражают следующие операции:

1) Поступление субсидий на выполнение государственного или муниципального задания: Д 420111510 К 420531660 «Расчеты с дебиторами по прочим доходам».

2) Поступление субсидий на иные цели: Д 520111510 К 520583660.

3) Поступление денежных средств из кассы бюджетного учреждения: Д 020111510 К 021003660 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».

4) Поступление денежных средств на восстановление ранее произведенных авансовых выплат поставщикам (возврат выданных ранее авансов): Д 020111510 К 020600660.

5) Поступление денежных средств по возмещению виновным лицом недостачи и ущерба: Д 020111510, 020120510 К 020900660.

Выбытие денежных средств с лицевых счетов бюджетного учреждения производится в следующих случаях:

1) Перечисление авансов в порядке предоплаты в соответствии с заключенными договорами: Д 020600560 К 020111610.

2) Перечисление денежных средств в оплату поставленных товарно-материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг: Д 030200830 К 020111610.

3) Перечисление налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды РФ: Д 030300830 К 020111610.

4) Выплата депонентской задолженности и удержания из заработной платы: Д 030403830 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» К 020111610.

5) Возврат неиспользованных остатков субсидий на иные цели и неиспользованных бюджетных инвестиций: Д 020581560 К 020111610.

Особенности ведения денежных операций на лицевом счете в ОФК

1. Первичный документ для осуществления безналичных расчетов по оплате денежных обязательств — заявка на кассовый расход.

На получение наличных денег оформляется заявка на получение наличных денег.

2. В документах на списание денежных средств с лицевого счета в Органе Федерального казначейства при формировании заявки на кассовый расход указывается КФО. Задача учета кассовых расходов — проконтролировать целевое расходование средств.

3. Субсидии на выполнение государственного задания (бюджетные ассигнования) и доходы по предпринимательской деятельности, прочие доходы зачисляются на один лицевой счет. Для раздельного аналитического учета движения денежных средств в бухгалтерском учете используются забалансовые счета 17 и 18, открытые к счету 0.201.11.000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства».

4. Федеральное казначейство контролирует кассовые расходы в разрезе статей бюджетной классификации независимо от осуществляемой деятельности — бюджетной или иной приносящей доход.

5. Списываются денежные средства строго по целевому назначению в соответствии с утвержденной сметой доходов и расходов. В расходной части сметы предусматриваются планируемые расходы по видам деятельности с распределением по статьям бюджетной классификации (КОСГУ).

ФФБУЗ работает с органом федерального казначейства с использованием СУФД.

Учет финансовых вложений

На счете 204 учитывают краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения, другие финансовые активы, которые учреждение приобрело или сформировало в ходе своей деятельности. Также на этом счете учитывают финансовые активы имущества казны. Учесть объект в составе финансовых вложений можно, только если он соответствует критериям актива.

Учет финансовых вложений на счете 204 ведите по правилам Инструкции № 157н.

Аналитика счета зависит от вида финансовых вложений и группы, к которой они относятся. Группу указывают в 22-м разряде номера счета:

• 2 «Ценные бумаги, кроме акций»;
• 3 «Акции и иные формы участия в капитале»;
• 5 «Иные финансовые активы».

Поступление. На счет 204 принимайте финансовые активы по первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью признается сумма вложений в приобретение, формирование финансовых вложений: ценных бумаг и других форм участия в капитале (п. 193 Инструкции № 157н). При вкладе в уставный капитал организаций имущества переоцените его по справедливой стоимости. Смотрите, как отразить в бухучете переоценку стоимости основного средства, как переоценить стоимость матзапасов при безвозмездной передаче.

Акции дополнительно учитывают на забалансовом счете 31 по номинальной стоимости. Читайте, как вести учет на забалансовом счете 31 «Акции по номинальной стоимости».

Казенное и бюджетное учреждение не вправе совершать сделки с ценными бумагами (п. 10 ст. 161 БК, п. 14 ст. 9.2 Закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ). Для автономных учреждений такого запрета нет.

Перемещение. Если передаете финансовые активы в доверительное управление – отразите внутреннее перемещение между аналитическими счетами счета 204.

Одновременно отразите информацию об этом на забалансовом счете 40. Читайте, как вести учет на забалансовом счете 40 «Финансовые активы в управляющих компаниях».

Выбытие. Выбытие со счета 204 отразите при продаже, безвозмездной передаче, списании активов. Выбытие ценных бумаг, других финансовых активов отражайте по кредиту счета.

Пример: как бюджетному/автономному учреждению отражать операции на счете 204 «Финансовые активы»

В виде вклада в уставный капитал хозяйственного общества учреждение передает оборудование (основное средство), учитываемое в рамках деятельности, приносящей доход. Балансовая стоимость оборудования составляет 30 000 руб. Начисленная амортизация – 10 000 руб. Убытка от обесценения нет. В решении о создании общества стоимость оборудования оценена в 17 000 руб.

Бухгалтер сделал проводки:

Учет расчетов с дебиторами

Бюджетные учреждения осуществляют различные виды расчетов. Так, например расчеты с поставщиками (подрядчиками), расчеты с органами казначейства по операциям с наличными денежными средствами, а также расчеты с бюджетом и с прочими расчетами с дебиторами.

К основным категориям дебиторов бюджетных учреждений относятся:

• подотчетные лица;
• лица, которые возмещают убытки, причиненные учреждению;
• поставщики;
• другие поставщики, расчеты с которыми ведутся по принципу авансовых платежей.

В соответствии с законодательством, дебитор это – должник, которым может быть как гражданин (физическое лицо), так и организация (юридическое лицо), а также субъект экономики, который имеет задолженность.

Дебиторы – это контрагенты, которые должны организации, то есть, должники данной организации. Иными словами, дебиторы – это контрагенты (клиенты) организации. Отсюда и возникает дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность – это имущественные требования организации к определенным физическим или юридическим лицам, которые являются должниками для данной организации.

Для учета расчетов с разными дебиторами предназначены основные счета:

• 205 00 "Расчеты по доходам"
• 206 00 "Расчеты по выданным авансам"

Для ведения бухгалтерского учета расчетов с дебиторами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектами учета и содержанием хозяйственной операции.

Аналитический учет расчетов с дебиторами ведется в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам №5, Журнал расчетов с поставщиками и подрядчиками №4 либо в Карточке учетов средств и расчетов. На основании данных журналов суммы отражаются в Главной книге.