Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - работники организации (в том числе совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «под отчет»).

Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

• в качестве аванса на командировочные расходы;
• на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, ГСМ через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.)

Порядок выдачи наличных денег под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций. Запрещается:

• выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
• передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Подотчетное лицо на суммы расходов предоставляет оправдательные документы: Авансовый отчет (ф. № АО-1), и к нему прикладываются товарные и кассовые чеки, квитанции и т. д.

Сроки сдачи авансовых отчетов устанавливаются приказом руководителя организации. По суммам, полученным на командировочные расходы, срок сдачи по командировке определен тремя днями — для командировок в пределах территории РФ и для загранкомандировок.

Для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.

Порядок оформления расходов на служебные командировки:

1. Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (ф. № Т-9), при направлении группы работников - приказ (распоряжение) (ф. № Т-9а).
2. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а).
3. Командировочное удостоверение (ф. № Т-10).
4. Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) на сумму аванса.
5. Авансовый отчет (ф. № АО-1).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику возмещаются:

• расходы по найму жилого помещения;
• проезд к месту командировки и обратно;
• суточные.

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются в сумме фактически произведенных, документально подтвержденных затрат. Предельный размер данных расходов, по которым отсутствуют документы, необлагаемых НДФЛ, составляет до 700 руб. за каждый день командировки (для загранкомандировок — до 2500 руб.).

Расходы по проезду возмещаются командированному работнику и размере:

• стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;
• расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, указанным в коллективном договоре или в другом локальном нормативном акте организации. Предельный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет до 700 руб. за каждый день командировки (для загранкомандировок до 2500 руб.). Для целей исчисления налога на прибыль норматив су точных не установлен.

Для расчетов с персоналом по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные расходы и на командировочные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — активно пассивный (чаще активный).

Начальное сальдо (по дебету) - задолженность работника по подотчетным суммам на начало отчетного периода.

Дебетовый оборот — выдача денежных средств под отчет.

Кредитовый оборот - суммы затрат и приобретенных ценностей и возврат подотчетных сумм.

Конечное сальдо (по дебету) - задолженность работника по подотчетным суммам на конец отчетного периода.

Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России.

Руководитель организации подписывает приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором указываются личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество), страна пребывания, цели и срок командировки. При командировании работника за рубеж (кроме стран СНГ) командировочное удостоверение может не оформляться. Все отметки о времени прибытия и отъезда работника осуществляются в его заграничном паспорте при пересечении границы. По возвращении работник, как и при обычной командировке, составляет отчет о выполнении поставленного задания, который утверждается руководителем организации. Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть /дословно переведены на русский.

День пересечения границы при выезде из Российской Федерации оплачивается в иностранной валюте по норме, установленной для страны въезда, день пересечения границы при возвращении на территорию Российской Федерации оплачивается в рублях. Если работник направляется в несколько стран, суточные за день переезда из одной страны в другую оплачиваются по нормам, установленным для страны въезда, в иностранной валюте.

По заграничным командировкам нормы суточных установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплат суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Порядок приобретения иностранной валюты для выдачи ее работнику, направляющемуся в зарубежную командировку. Одним из вариантов являются расчеты с применением корпоративной банковской карты.

На счете может быть любая сумма, но по согласованию с банком организация устанавливает лимит расчетов с использованием карты. Денежные средства с корпоративной банковской карты могут быть использованы за пределами РФ только для оплаты командировочных (представительских) расходов.

Поскольку снятые с корпоративной банковской карты средства считаются выданными под отчет, у организации-работодателя нет необходимости выдавать в иностранной валюте наличные средства на командировочные расходы. Все необходимые платежи будут осуществлены командированным сотрудником через корпоративную карту. При возвращении сотрудника из командировки кроме привычных документов (проездных билетов, счетов гостиниц и т. д.) к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием корпоративной карты - квитанции банкоматов, слипы. Банк, открывший корпоративную карту, имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с их использованием,

Валюту для загранкомандировки можно приобретать как с помощью валютного счета, так и через обменный пункт.

Организации необязательно выдавать при загранкомандировках аванс в иностранной валюте. Она может выплатить сотруднику рубли. А работник купит иностранную валюту в обменном пункте.

В бухгалтерском и налоговом учете все расчеты по загранкомандировке фирма переводит в рубли. При этом командировочные расходы отражаются по курсу Центробанка России на дату утверждения авансового отчета.

Пример

Иванов С.Ю., работник ООО «Виктория», направлен в загранкомандировку. 28 августа для оплаты командировочных расходов организация выплатила ему из кассы 30 000 руб. А Иванов СЮ. купил иностранную валюту в обменном пункте.

6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000. Курс Банка России в этот день составил 29,2307 руб./USD.

В бухгалтерском учете ООО «Виктория» были сделаны следующие проводки.

28 августа:

Дт 71 Кт 50 30 000 руб. — выданы денежные средства командированному работнику под отчет. 6 сентября:

Дт 26 Кт 71 29 230,7 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) - учтены командировочные расходы;

Дт 50 Кт 71 769,3 руб. (30 000 руб. - 29 230,7 руб.) - остаток средств Иванов С. Ю. вернул в кассу организации.

Если у организации есть валютный счет, то она может купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. При этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату покупки и выдачи денег. В командировочные расходы отражаются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Кроме того, и в бухгалтерском, и в налоговом учете иностранная валюта пересчитывается на конец отчетного периода.

Пример

Предположим, что ООО «Виктория» решило выдать Иванову С. Ю. для оплаты командировочных расходов иностранную валюту - 1000 USD. Для этого организация подала в обслуживающий банк заявку на приобретение иностранной валюты. Банку перечислено 35 000 руб.

28 августа банк купил валюту по курсу 29,85 руб./USD и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 500 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу и выдана работнику.

6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000.

Курс Банка России составил на:

• 28 августа - 29,2289 руб./USD;
• 31 августа - 29,2447 руб./USD;
• 6 сентября - 29,2307 руб./USD.

Дт 71 Кт 91-11,8 руб. (1000 USD х (29,2307 руб./USD - 29,2289 руб./ USD)) — учтена отрицательная курсовая разница.

Регистр синтетического и аналитического учета (совмещен) - журнал-ордер № 7. Аналитические счета открываются на каждое подотчетное лицо отдельной строкой.

При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С: Предприятие» регистрами синтетического учета являются обороты счета 71 (Главная книга), анализ счета 71, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами аналитического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счету 71, анализ счета 71 по субконто, обороты между субконто, карточки счета 71, карточка счета 71 по субконто и др.