Бухгалтерский финансовый учет (Зонова А.В., 2011)

Учет кассовых операций и денежных документов

Для текущих хозяйственных расходов организации часть своих денежных средств разрешается хранить в кассе организации.

Основные правила ведения кассовых операций.

1. Все операции по приему и выдаче денег из кассы, а также ответственность за сохранность денежных средств производит специально назначенное материально-ответственное лицо — кассир. При поступлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя всю ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

2. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

3. Администрация предприятия обязана создать необходимые условия для нормальной работы кассира:

  • должно быть выделено отдельное (изолированное) помещение;
  • все ценности должны храниться в сейфе;
  • в помещение кассы должна быть подведена сигнализация;
  • окна зарешечены;
  • по окончании рабочего дня сейф и входная дверь должны быть пломбированы (опечатаны), вход посторонним лицам в помещение кассы воспрещен.

4. В кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие данной организации.

5. В кассе разрешается хранить минимальный запас денежных средств для оплаты неотложных нужд. Для этого банком по согласованию с руководством организации устанавливается лимит наличных денег в кассе. Размер лимита зависит от величины выручки. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы, пенсий, пособий в течение 3 дней, включая день поступления денег из банка.

6. Организация должна соблюдать предельную сумму налично-денежных расчетов между юридическими лицами, а также юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора. Такая сумма составляет 100 000 руб.

7. Прием наличных денег при осуществлении продажи продукции, товаров за наличный расчет и/или с использованием платежных карт производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ).

Основными первичными документами по движению денежных средств в кассе являются кассовые ордера.

Прием наличных денег в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей:

  • ордер;
  • квитанция к ордеру.

Вторая часть приходного кассового ордера — квитанция является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером, заверена печатью (штампом). Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги для подтверждения.

Выдача наличных денег из кассы оформляется Расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Подписывается главным бухгалтером и руководителем организации.

При выдаче денег кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ. Удостоверяющий личность получателя денег. Данные паспорта заносятся в расходный кассовый ордер и получатель должен сделать отметку (сумма, дата, подпись) в приеме денежных средств.

После получения или выдачи денег по кассовым ордерам их подписывает кассир, а приложенные к ордерам документы погашают штампом или подписью «Получено» или «Оплачено».

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3).

Для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5). Эту книгу ведет старший кассир.

Заработная плата, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии работникам выдаются по расчетно-платежным либо платежным ведомостям.

Сдача денег из кассы в банк производится по Объявлению на взнос наличными. Документ состоит из трех частей:

  • объявление;
  • квитанция;
  • ордер.

Для получения денег с расчетного счета банк на основании специального заявления организации выдает Чековую книжку. Каждый лист чековой книжки состоит из двух частей:

  • собственно чек;
  • корешок чека.

Заполняются они одновременно в организации от руки, указывается основание — на какие цели. Корешок чека остается в чековой книжке организации, являясь подтверждением использования чека на определенную сумму. Заполненный чек передается получателем (кассиром) наличных работнику операционного отдела банка, который вырезает контрольную марку и передает ее клиенту. Клиент предъявляет марку кассиру банка и получает наличные.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в Кассовую книгу (ф. № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

Каждый лист Кассовой книги, состоящий из двух частей, сгибается с вложением внутрь листа копировальной бумаги и заполняется шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается и кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложенным к ней оправдательными документами передается в бухгалтерию в качестве Отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре с указанием количества приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». В конце дня подсчитываются итоги за день по приходу и расходу и исчисляется остаток на конец рабочего дня с указанием «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».

Для учета наличия денежных средств в кассе в плане счетов предназначен счет 50 «Касса» - активный

Начальное сальдо (по дебету) - наличие денежных средств на начало отчетного периода.

Дебетовый оборот — поступление денежных средств в кассу.

Кредитовый оборот - выбытие денежных средств из кассы.

Конечное сальдо (по дебету) — остаток денежных средств на конец отчетного периода.

Субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Основные корреспонденции по счету 50 «Касса»
Содержание операцийДебетКредит
Денежные средства, снятые с расчетного счета, оприходованы в кассу5051
Иностранная валюта, снятая с валютного счета, оприходована в кассу5052
Поступили в кассу денежные средства, числившиеся в пути5057
Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные суммы; поставщик вернул в кассу аванс под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг)5060
Поступили денежные средства в кассу в погашение дебиторской задолженности за проданную им продукцию (работы, услуги), основные средства и прочие активы; покупатель вносит в кассу аванс за предстоящую поставку продукции (работ, услуг)5062,76
Поступили в кассу денежные средства, полученные в качестве кредита, займа5066,67
Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм5071
Денежные средства, ранее предоставленные сотруднику в виде займа, возвращены в кассу5073-1
Денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба, оприходованы в кассу5073-2
Внесены денежные средства в кассу наличными в качестве вклада в уставный капитал-5075-1
Поступило в кассу страховое возмещение от страховой5076-1
Поступили в кассу денежные средства от признанной (присужденной) претензии5076-2
Получены в кассу денежные средства в счет причитающихся дивидендов (доходов) от участия в других организациях5076-3
Поступили наличные денежные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги)5090-1
Поступили в кассу средства от продажи прочего имущества организации5091-1
Внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет5150
Внесена на валютный счет наличная иностранная валюта5250
Перечислены денежные средства из кассы, но еще не зачислены по назначению5750
Произведены финансовые вложения (займы, ценные бумаги)5850
Выданы из кассы денежные средства в погашение долгов перед поставщиками и прочими кредиторами60, 7650
Возвращены излишне уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные средства6250
Возвращен из кассы кредит, заем66,6750
Выдана из кассы заработная плата работникам организации7050
Выданы денежные средства работникам организации в подотчет7150
Выданы займы работникам организации73-150
Выданы дивиденды учредителям75-250
Выплачена работникам из кассы депонированная заработная плата76-450
Выявлена недостача денежных средств в кассе9450

Схемы движения бухгалтерской информации по счету 50 «Касса» по журнально-ордерной и автоматизированной формам бухгалтерского учета. Часть 1

Схемы движения бухгалтерской информации по счету 50 «Касса» по журнально-ордерной и автоматизированной формам бухгалтерского учета. Часть 2