Система внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности

Нормативное регулирование внутреннего контроля

Согласно ст. 19 Закона "О бухгалтерском учете" экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

В ст. 85 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" определено следующее:

• для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества общим собранием акционеров в соответствии с уставом общества избирается ревизионная комиссия (ревизор) общества;
• порядок деятельности ревизионной комиссии (ревизора) общества определяется внутренним документом общества, утвержденным общим собранием акционеров;
• проверка (ревизия) финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляется по итогам деятельности общества за год, а также во всякое время по инициативе ревизионной комиссии (ревизора) общества, решению общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества или по требованию акционера (акционеров) общества, владеющего в совокупности не менее чем 10% голосующих акций общества;
• ревизионная комиссия (ревизор) общества вправе потребовать созыва внеочередного общего собрания акционеров;
• по итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности общества ревизионная комиссия (ревизор) общества или аудитор общества составляет заключение, в котором должны содержаться: подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах, и иных финансовых документах общества; информация о фактах нарушения установленных правовыми актами РФ порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов РФ при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности (ст. 87 Закона).

На основании указанных нормативных документов акционерные общества разрабатывают Положение о системе внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности, которое утверждает Председатель Совета директоров (приложение 7).

Структура содержания положения о внутреннем контроле

На крупных акционерных обществах разрабатывается подробное положение о внутреннем контроле финансово-хозяйственной деятельности, состоящее из трех разделов.

I. Общие положения

1. Положение о внутреннем контроле финансово-хозяйственной деятельности.
2. Термины и определения.
3. Основные цели внутреннего контроля.
4. Организация внутреннего контроля.
5. Функции контрольно-ревизионного управления.
6. Полномочия контрольно-ревизионного управления.
7. Организационная структура контрольно-ревизионного управления.
8. Организация и подготовка комплексной проверки (ревизии).
9. Порядок проведения комплексной проверки (ревизии).
10. Права и обязанности ревизоров (проверяющих).
11. Оформление результатов проверки (ревизии).
12. Принятие мер к устранению выявленных проверкой (ревизией) нарушений и недостатков.

II. Особенности проверок (ревизий) производственной и финансово-хозяйственной деятельности в отдельных сферах деятельности общества

В этом разделе в разрезе отдельных видов деятельности перечисляются операции проверки, например, в сфере капитального строительства и других.

III. Заключительные положения

1. Решение об утверждении настоящего Положения, а так же о внесении изменений и дополнений в настоящее Положение и о его отмене принимается Советом директоров Общества.

2. В случае, если какие-либо отдельные пункты настоящего Положения вступят в противоречие с обязательными для Общества требованиями, установленными законодательством РФ (императивными нормами), то они утрачивают юридическую силу и до внесения соответствующих изменений в настоящее Положение Общество руководствуется нормами действующего законодательства РФ.

Внутренний контроль работы бухгалтерии

Следует отметить, что по этой проблеме Павлом Меньшиковым опубликовано ряд статей, одна из которых использована в данном разделе (Павел Меньшиков. Как главбуху контролировать работу бухгалтерии, но не тратить на это лишнее время и нервы //Главбух, 2012. — № 16.).

Система внутреннего контроля начинается с момента подбора в бухгалтерию нового сотрудника. Во время испытательного срока нужно постараться понять, можно ли положиться на нового сотрудника или придется постоянно за ним приглядывать. Кроме того, необходимо создать механизмы обратной связи.

И очень четко донести до каждого бухгалтера, что при любых затруднениях или сомнениях нужно обязательно обращаться к руководителю. Подчиненные должны знать, что лучше лишний раз спросить, чем допустить ошибку, которая может оказаться очень серьезной.

Чтобы подчиненные чувствовали персональную ответственность за свои действия, нужно четко распределить между ними участки работы.

После того как бухгалтерские участки делегированы надежным сотрудникам, не стоит контролировать каждый их шаг. Таким образом обижаем адекватных людей, показывая им свое недоверие. И, вообще, что называется, отбиваем им руки. Хороший специалист должен уметь работать сам и понимать свою ответственность. Главному бухгалтеру достаточно замечать только системные ошибки. Например, посмотреть отчетность, перед тем как подписывать. И увидеть, что налога на имущество организация в этом квартале должна заплатить в два раза больше, чем в прошлом. Задать вопрос исполнителю: ^Почему так? Либо, наоборот, вы помните, что купили оборудование на большую сумму, а налог не изменился, и опять-таки задайте вопрос: "Почему?" То есть отлавливайте только явные, бросающиеся в глаза несоответствия и просите расшифровать не все цифры, а только те, которые вам кажутся сомнительными.

Если сотрудников в бухгалтерии больше десяти, держать их в поле зрения становится затруднительно. В этом случае функцию контроля следует частично делегировать заместителям или старшим бухгалтерам. Например,

• главбух производит контроль итоговой (сводной) отчетности;
• зам. главбуха осуществляет контроль по курируемым участкам;
• старший бухгалтер контролирует обороты и остатки по курируемым счетам;
• бухгалтер занимается самоконтролем правильности отражения каждого первичного документа.

После этого проверять работу рядовых бухгалтеров вы уже не должны. Контролировать "через голову" недопустимо. Помимо того что вы потратите на это лишнее время, вы еще и дискредитируете своих замов в глазах подчиненных.

Чем крупнее организация, тем больше должно быть промежуточных точек контроля между главным бухгалтером и прямыми исполнителями. Количество ошибок уменьшается и меньше тратится времени на контроль, когда система работает сама. Чем меньше зависимость результатов от человеческого фактора, тем лучше. Задача главного бухгалтера заключается в том, чтобы постоянно эту зависимость снижать. Необходимо иметь в виду, что автоматизированное формирование отчетности значительно снижает риск случайных ошибок и позволяет облегчить функцию контроля. Если где-то в отчетности выявляется неправильная цифра, значит, ошибка в первичных документах, так как программа считает четко по заданному алгоритму.

В бухгалтерской программе также стоит настроить возможность формирования различных отчетов, которые бухгалтера будут использовать для промежуточного самоконтроля. Например, ответственному за книгу покупок можно настроить аналитический отчет по остаткам на счете 19 "НДС по приобретенным ценностям". Это поможет проверить, корректно ли все закрылось на счете 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Везде, где можно переложить соответствующий контроль на автоматическую программу, лучше это сделать, тогда в бухгалтерии будет гораздо меньше ошибок.