Сущность организации работы бухгалтерской службы
- Основные задачи бухгалтерской службы
- Понятие организации ведения бухгалтерского учета
- Требования к организации ведения бухгалтерского учета
- Права руководителей в области организации ведения бухгалтерского учета
- Организационные структуры бухгалтерии
- Взаимоотношения бухгалтерии со структурными подразделениями
- Планирование работы бухгалтерии
Основные задачи бухгалтерской службы
Основные задачи бухгалтерской службы (бухгалтерии) вытекают из Федерального закона "О бухгалтерском учете". В частности, перед бухгалтерской службой (бухгалтерией) стоят задачи, представленные на рис. 1.
- Формирование полной и достоверной информации о хозяйственной деятельности экономического субъекта
- Обеспечение необходимой информацией внутренних и внешних пользователей для принятия управленческих решений
- Своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов
Рис. 1. Задачи бухгалтерии
Задачи, стоящие перед бухгалтерской службой, могут быть выполнены только при правильной организации ее работы. Недостатки в организации работы бухгалтерской службы вызывают отставание учета, запаздывание представления отчетности и другой информации пользователям. Наличие больших разрывов во времени между моментом возникновения учетной информации и моментом ее использования препятствует повышению экономической эффективности деятельности организации, приводит к созданию условий для хищения материальных ценностей и других злоупотреблений.
Понятие организации ведения бухгалтерского учета
Под организацией ведения бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Основные слагаемые системы организации ведения бухгалтерского учета приведены на рис. 2.
- Разработка положения о бухгалтерской службе
- Составление должностных инструкций для работников бухгалтерии и других работников, имеющих отношение к учету
- Составление документооборота первичных документов
- Создание технологии обработки учетной информации
- Разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов
- Проведение экспертизы документов с точки зрения их ценности и сроков хранения
Рис 2. Система организации ведения бухгалтерского учета на экономическом субъекте
Требования к организации ведения бухгалтерского учета
В процессе решения поставленных задач необходимо соблюдать общие требования к ведению бухгалтерского учета (рис. 3).
- Полнота отражения в учете фактов хозяйственной жизни в отчетном периоде
- Правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам
- Разграничение в учете текущих затрат на производство и капитальные вложения
- Отражение в учете собственных и заемных источников
Рис. 3. Основные требования к организации ведения бухгалтерского учета
В ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" определены обязанности субъектов по ведению бухгалтерского учета:
- экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации;
- бухгалтерский учет могут не вести:
- индивидуальные предприниматели — в случае, если в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством;
- находящиеся на территории РФ филиал, представительство или иное структурное подразделение организации, созданной в соответствии с законодательством иностранного государства, — в случае, если в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах они ведут учет доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством.
Организации, получившие статус участников проекта пи осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным законом от 8 сентября 2010 г, № 244-ФЗ "Об инновационном центре Сколково", вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную финансовую отчетность, установленные для субъектов малого предпринимательства.
Права руководителей в области организации ведения бухгалтерского учета
В соответствии со ст. 7 Закона "О бухгалтерском учете" ведение бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта, который в зависимости от объема учетной работы имеет определенные права (рис. 4).
- Учреждать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером
- Вводить в штат должность главного бухгалтера; назначать и освобождать от должности главного бухгалтера
- Заключать договор об оказании услуг по бухгалтерскому учету
- Может вести бухгалтерский учет в малом и среднем и предпринимательстве лично
Рис. 4. Права руководителя в области организации ведения бухгалтерского учета на экономическом субъекте
На практике руководитель редко ведет бухгалтерский учет лично. Обычно эти функции выполняет бухгалтерская служба (бухгалтерия). В этом случае руководитель должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками, имеющими отношение к бухгалтерскому учету, требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.
Большое значение в деле рациональной организации ведения бухгалтерского учета имеет Положение о бухгалтерской службе, которое разрабатывается и утверждается руководителем (приложение 1).
Организационные структуры бухгалтерии
Бухгалтерия, являющаяся самостоятельным структурным подразделением предприятия, возглавляется главным бухгалтером.
Структура бухгалтерского аппарата зависит от структуры управления предприятием, технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета. В этой связи на практике сложилось три основных типа организационной структуры бухгалтерии (рис. 5).
- Линейная
- По функциональному признаку
- В разрезе структурных подразделений
Рис. 5. Варианты структуры бухгалтерии экономических субъектов
При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях с численностью аппарата 7-9 человек.
При организации бухгалтерии по функциональному признаку выполняемых учетных работ создаются отделы (группы): по начислению оплаты труда; по учету материальных ценностей и т.д., возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов (групп), которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура бухгалтерии применяется на большинстве средних и части крупных предприятий.
Примерная структура бухгалтерии по функциональному признаку выполняемых учетных работ приведена на рис. 6.
- Материальная группа, отвечающая за приобретение материальных ценностей, их поступление и расходование. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств
- Группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за истолкованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда
- Группа учета готовой продукции, где осуществляется учет готовой продукции на складах и ее реализация
- Производственно-калькуляционная группа, где ведется учет затрат на производство, калькулируется себестоимость продукции, выявляются результаты внутризаводского хозрасчета, составляется отчетность о производстве
- Общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности
- Другие учетные группы, например группа капитального строительства, группа жилищно-коммунального хозяйства и т. д.
Рис. 6. Состав организационной структуры бухгалтерии по функциональному признаку
На крупных предприятиях, кроме перечисленных, обычно выделяют группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетную группу, в которой ведется учет расчетов с дебиторами и кредиторами, сводно-аналитическую группу и др.
При организации бухгалтерии в разрезе структурных подразделений предприятия создаются бухгалтерии в каждом производственном цехе; в каждом вспомогательном и обслуживающем производствах. В этом случае назначаются старшие бухгалтера таких бухгалтерий, которые самостоятельно занимаются организацией учета в своем подразделения. Эта структура организации аппарата бухгалтерии применяется на особо крупных предприятиях и в производственных объединениях.
При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными подразделениями предприятия необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.
При централизованной форме организации учета учетный аппарат предприятия сосредоточен в центральной бухгалтерии, где осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений (цехов, отделов и т. д.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.
При децентрализованной форме организации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям предприятия, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетности заводов, цехов или отделов. Центральная бухгалтерия в этом случае производит проверку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по предприятию, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях предприятия.
Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь на очень крупных предприятиях. В основном же предприятия применяют централизованную систему бухгалтерского учета. Однако на некоторых предприятиях применяют частичную децентрализацию учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т. п. Законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.
Взаимоотношения бухгалтерии со структурными подразделениями
Работа аппарата бухгалтерии связана с деятельностью всех цехов и отделов предприятия, так как они поставляют все данные, необходимые для осуществления учета (табл. 1).
Таблица 1
| Структурное подразделение | Состав и наименование документов, представляемых подразделениями |
|---|---|
| Цехи | Документы по отдельным хозяйственным операциям (на выпуск продукции и т. д.), производственные отчеты по затратам и т, д., товарно-материальные отчеты и др. |
| Склады | Документы по движению товарно-материальных ценностей (поступления, отпуск, перемещения) и др. |
| Плановый финансовый) отдел | Утвержденные разработки плановых показателей по видам деятельности предприятия (смета расходов и доходов) и др. |
| Отдел труда и зарплаты | Положение об оплате труда и премировании отдельных категорий работающих, изменения ставок, окладов штаты и др. |
| Отдел кадров | Списки лиц (приказы) о зачислении (принятии) на работу, увольнении, отпуске, перемещении внутри предприятия и др. |
| Отдел главного механика | Документы на движение оборудования и его ремонт, о работе автотранспорта и др. |
Бухгалтерия представляет систематическую информацию работе предприятия и отдельных его подразделений руководителям, главным специалистам предприятия, менеджерам и другим пользователям.
Планирование работы бухгалтерии
Для обеспечения рациональной организации работы бухгалтерии большое значение имеет система планирования, которая включает разработку и выполнение планов по отдельным видам учетных работ (рис. 7).
- План документации
- План (график) инвентаризации
- План-график предоставления отчетности
- План технического оформления
- План организации труда работников бухгалтерии
- Индивидуальные планы (графики) выполняемых учетных работ
- Структурные и сводные планы (графики) выполняемых учетных работ
- Сводные планы-графики
Рис. 7. Виды планов по отдельным учетным работам, выполняемым бухгалтерией
1. В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций. При этом предприятия могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно.
Все формы первичных учетных документов» как типовых» так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требований, предусмотренных Законом "О бухгалтерском учете".
Основой организации первичного учета на предприятиях является утвержденный руководителем график документооборота.
2. В плане (графике) инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвентаризации составляют с учетом того, что бы проверка наличия ценностей способствовала достоверности показателей годового бухгалтерского баланса.
Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам. Внеплановые инвентаризации необходимы для оперативного контроля за сохранностью ценностей, осуществляемой материально ответственными лицами организации,
3. В плане (графике) представления отчетности указываются: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, отвечающих за составление отчетности, с точным указанием выполняемых ими работ.
План отчетности, как правило, составляется для внешних пользователей и отдельно по отчетности, необходимой для Подразделений предприятия (внутренних пользователей).
4. В плане технического оформления учета дается детальная характеристика компьютерной формы бухгалтерского учета, которая будет использоваться в организации. При выборе формы учета необходимо руководствоваться рекомендациями и инструкциями по этому вопросу, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки предлагаемых на рынке разработчиками компьютерных программ по ведению бухгалтерского учета.
Значительное место в плане технического оформления учета должно быть уделено автоматизации первичного учета. Для этого необходимо предусмотреть применение различного рода средств автоматизации измерения и счета: шрифт-кодов, считывающих устройств, счетчиков (газовых, электрических) и т. п.
5. В плане организации трудя работников бухгалтерии определяется структура аппарата бухгалтерии и ее штат, выдается должностная инструкция и перечень выполняемых учетных работ каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению их квалификации.
6. В индивидуальных, планах-графиках указывается, какие работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения. Они регламентируют занятость работника внутри рабочего дня и на более длительные периоды (месяц, квартал и т. д.).
7. В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии (группами, отделами), подразделениями (цехом, складом и т. п.).
8. В сводных планах-графиках указываются сроки составления бухгалтерской (финансовой), налоговой и статистической отчетности по предприятию в целом. Ответственность за его выполнение несет главный бухгалтер предприятия. Сводные планы-графики учетных работ составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ. В планах-графиках представления форм бухгалтерской (финансовой), налоговой и статистической отчетности указываются: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и т. д.) и фамилии работников, отвечающих за составление отчетности, с точными указанием выполняемых ими работ. По такой же форме необходимо составлять планы (графики) внутренней отчетности, представляемой руководством и менеджментом структурных подразделений организаций.