Первичная документация

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, регистрации, накапливания, хранения информации.

Документ – это письменное доказательство. Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции.

Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции.

Типовыми принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций. Благодаря им достигается единообразие, т. е. однозначное понимание.

Типовые бланки содержат необходимые реквизиты: наименование документа, дату, содержание хозяйственной операции, измерители, подписи лиц. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах.

Учетные документы бывают:

1. внешними;
2. внутренними.

Внешние документы поступают на предприятие со стороны из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых организаций.

Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии.

Различаются следующие виды документов:

1. распорядительные;
2. оправдательные;
3. комбинированные.

Распорядительные – это те, в которых содержится распоряжение. К ним относятся распоряжения директора к уполномоченным им лицам на совершение операции.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, к ним относятся приходные ордера, материалы, документы о приеме выработанной продукции.

Комбинированные документы – это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными, к ним относятся приходные, расходные, кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансы подотчетным лицам.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию 1 раз.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций.

В конце периода подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

Примеры накопительных документов: лимитные карты на отпуск материалов, месячные наряды на работу.

Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки (расчетно-платежная ведомость работников).

От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляется постепенно.

На предприятиях руководителям по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов особо дефицитных и дорогостоящих материалов, должно быть ограничено.