Аудит расчетов с персоналом

Законодательные и нормативные документы

При учете и аудите расчетов с персоналом необходимо руководствоваться следующими законодательно-нормативными документами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
• Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования”;
• Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”;
• Положение по бухгалтерскому учету “Доходы организации” (ПБУ 9/99) (утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 32н);
• Положение по бухгалтерскому учету “Расходы организации” (ПБУ 10/99) (утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н);
• постановление Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375 “Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”;
• постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Виды, формы и системы оплаты труда

Задачами бухгалтерского учета расчетов с персоналом являются: точное и своевременное документальное отражение фактических затрат труда в различных отраслях хозяйства; точное отражение объемов выполненных работ или выхода продукции и использованного рабочего времени; контроль за правильностью применения установленных норм и расценок, обеспечивающих точное начисление оплаты труда; контроль за количеством труда, вложенным каждым работником хозяйства, с целью точного исчисления заработка и выплаты его в установленные сроки; контроль за использованием установленного фонда оплаты труда и численности работников организации по их категориям; соблюдение порядка распределения оплаты труда по бухгалтерским счетам, обеспечивающего правильность исчисления затрат на объектах учета; широкое применение прогрессивных форм организации и оплаты труда, в том числе в условиях подрядных и арендных отношений.

Выполнение этих задач способствует укреплению в организациях трудовой и финансовой дисциплины, режиму экономии и рациональному использованию трудовых ресурсов.

Выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях). В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться в иных формах, не противоречащих законодательству РФ. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % от начисленной месячной заработной платы.

В планировании и бухгалтерском учете различают основную и дополнительную оплату труда. К основной относится оплата, начисляемая работникам за отработанное время, количество и качество выполненных работ: оплата по сдельным расценкам, тарифным ставкам, окладам, премии сдельщикам и повременщикам, доплаты в связи с отклонениями от нормальных условий работы, за работу в ночное время, за сверхурочные, за бригадирство, оплата простоев не по вине рабочих и т. п.

К дополнительной заработной плате относятся выплаты за неотработанное время, предусмотренные трудовым законодательством: оплата очередных отпусков, перерывов в работе для кормления ребенка в возрасте до полутора лет, льготных часов подростков, за время выполнения государственных и общественных обязанностей, выходного пособия при увольнении и др.

Основными формами оплаты труда являются повременная, сдельная и аккордная. Первые две формы оплаты труда имеют свои системы: простая повременная, повременнопремиальная; прямая сдельная, сдельно-премиальная, сдельно-прогрессивная и косвенно-сдельная оплата труда.

Повременная форма оплаты труда. При простой повременной системе оплата производится по тарифу за определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ. При повременно-премиальной системе оплаты труда к сумме заработка по тарифу прибавляют премию в размере определенного процента от тарифной ставки или другого измерителя. Первичными документами по учету труда работников при повременной оплате являются табели.

Сдельная форма оплаты труда. При прямой сдельной системе оплата труда работников осуществляется за число единиц изготовленной ими продукции и выполненных работ исходя из твердых сдельных расценок, установленных с учетом необходимой квалификации. Сдельно-премиальная система оплаты труда работников предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака, рекламаций и т. п.). При сдельно-прогрессивной системе оплата повышается за выработку сверх нормы. При косвенно-сдельной системе оплата труда наладчиков, комплектовщиков, помощников мастеров и других рабочих осуществляется в процентах к заработку основных рабочих обслуживаемого участка.

Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке. Под нормой выработки понимают количество операций, изделий, которое должно быть изготовлено или выполнено в единицу времени (час, смену и т. д.) в определенных организационно-технических условиях одним рабочим или группой рабочих соответствующей квалификации. Она устанавливается для работ с большой повторяемостью в течение смены на рабочем месте. Норма выработки является величиной, обратно пропорциональной норме времени.

Труд некоторых работников иногда оплачивается и по сдельной, и по повременной оплате труда, например, оплата труда руководителя небольшого коллектива, который совмещает руководство коллективом (повременная оплата) с непосредственной производственной деятельностью, оплачиваемой по сдельным расценкам.

Аккордная форма оплаты труда предусматривает определение совокупного заработка за выполнение определенных стадий работы или производство определенного объема продукции. Для более полного учета трудового вклада каждого рабочего в результаты труда бригады с согласия ее членов могут использоваться коэффициенты трудового участия.

В состав расходов на оплату труда сотрудников организаций с позиций формирования налогооблагаемой базы по прибыли входят: суммы окладов, тарифных ставок, сдельных расценок и других традиционных форм оплаты; размеры премий и других стимулирующих трудовой процесс выплат; стоимость бесплатной фирменной одежды, остающейся в личном пользовании работников; оплата отпусков; денежные компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении сотрудников; оплата труда на время учебных отпусков; оплата рабочего времени при вынужденных прогулах; доплата работникам при временных утратах ими работоспособности; суммы взносов в пользу работников на добровольное страхование в пределах 12 % от сумм расходов на оплату труда; оплата труда по договорам гражданско-правового характера; другие виды расходов.

В международной практике во взаимоотношениях собственников и наемных работников торговых организаций употребляются три характерные системы оплаты труда: повременная, повременно-комиссионная и комиссионная.

Повременная форма, при которой продавцам устанавливаются средние оклады, обеспечивает им финансовую безопасность, но мало стимулирует к напряженному труду. Поэтому она используется применительно к работе, имеющей характер обслуживания и консультаций.

Повременно-комиссионная форма, при которой продавцам назначаются небольшие оклады и одновременно выплачиваются средние комиссионные в процентах от объемов продаж, является предпочтительной для обычной торговой деятельности.

При комиссионной форме, используемой при продаже дорогостоящих товаров длительного пользования, реализация которых требует высокой квалификации и больших усилий, продавцам выплачиваются большие комиссионные в процентах от объемов продаж.

Учет численности работников, отработанного времени и выработки

Учет личного состава организации ведется отделом кадров в лице инспектора по кадрам или другого лица, уполномоченного на это руководителем. Отдел кадров обеспечивает получение данных о численности персонала организации, причинах ее изменения, о составе персонала по полу, возрасту, категориям, профессиям, должностям, специальностям, квалификации, стажу работы, образованию и другим признакам.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

На всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, лицом, ответственным за прием, составляются приказы (распоряжения) о приеме работника на работу (ф. № Т-1 и № T-1а). Кроме того, на них на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется личная карточка работника (ф. № Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф. № Т-2ГС(МС)). Форма № Т-2ГС(МС) применяется для учета лиц, замещающих должности государственной службы.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации составляется штатное расписание (ф. № Т-3).

В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников помимо личной карточки применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. № Т-4).

Для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации составляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а).

Оформление и учет отпусков осуществляются с помощью приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (ф. № T-6) или приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 “Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику”. По этой же форме рассчитывают и другие выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам составляют график отпусков (ф. № Т-7).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (ф. № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 “Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)”.

Для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а). При необходимости в них указываются источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку. При этом работнику (работникам) выписывается командировочное удостоверение (ф. № Т-10), которое является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а).

Оформление и учет поощрений за успехи в работе осуществляются с помощью приказа (распоряжения) о поощрении работника (ф. № Т-11) или приказа (распоряжения) о поощрении работников (ф. № Т-11а).

Для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины применяют табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. № Т-13). Названия форм говорят сами за себя: первая предназначена для учета рабочего времени и расчета заработной платы, а вторая — только для учета рабочего времени. При применении формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. В этих целях применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Они содержат следующие реквизиты: место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумма заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата, и количество нормо-часов по выполненной работе. Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

Порядок расчета размера оплаты труда, отпусков и доплат, надбавок, гарантий и компенсаций

При повременных формах, как отмечалось, оплата труда производится за определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ. Заработную плату рабочих определяют умножением часовой или дневной тарифной ставки разряда на количество отработанных часов или дней. Заработок других категорий работников определяют следующим образом: если эти работники отработали все рабочие дни месяца, их оплату составят установленные для них оклады; если же они отработали неполное число рабочих дней, их заработок определяют делением установленной ставки на календарное количество рабочих дней и умножением полученного результата на количество оплачиваемых за счет организации рабочих дней.

При сдельных формах оплату труда работников определяют умножением сдельных расценок на объем выполненных работ или количество произведенной продукции. Для правильного начисления оплаты труда большое значение имеет учет отступлений от нормальных условий работы, которые требуют дополнительных затрат труда и оплачиваются дополнительно к действующим расценкам на сдельную работу.

Доплаты оформляют следующими документами: дополнительные операции, не предусмотренные технологией производства, — нарядом на сдельную работу, который обычно содержит какой-либо отличительный знак (например, яркая черта по диагонали); отклонения от нормальных условий работы — листком на доплату, который выписывают на бригаду или отдельного рабочего. В листке на доплату указывают номер основного документа (наряда, ведомости и др.), к которому производится доплата, содержание дополнительной операции, причину доплат, а также расценку. Размеры доплат и условия их выплаты организации устанавливают самостоятельно и фиксируют их в коллективном или трудовом договоре.

Простои не по вине работников оформляются листком учета простоев, в котором указывают время начала, окончания и длительность простоя, причины и виновников простоя и причитающуюся работникам за простой сумму оплаты. Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей среднего заработка работника. Простои по вине рабочих не оплачивают и документами не оформляют.

Неисправимый, или окончательный, брак оформляют актом о браке или ведомостью о браке и, кроме того, отмечают в первичных документах по учету выработки. Исправимый брак актом или ведомостью о браке не оформляют. Брак не по вине работника оплачивается наравне с годными изделиями. Полный брак по вине работника оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.

Оплата труда в ночное время. Часы ночной работы (с 22 до 6 ч) оплачиваются в повышенном размере, предусмотренном коллективным договором организации, но не ниже размеров, установленных законодательством РФ. Продолжительность ночной работы (смены) сокращается на 1 ч.

Оплата сверхурочной работы. Сверхурочные работы допускаются в исключительных случаях. Работа в сверхурочное время оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы — не менее чем в двойном размере за каждый час сверхурочной работы. Продолжительность сверхурочной работы не должны превышать для каждого работника 4 ч в течение двух дней подряд и 120 ч в год.

К сверхурочным работам и к работе в ночное время не допускаются беременные женщины, работники моложе 18 лет, работники других категорий, установленных законодательством.

Оплата труда в выходные и праздничные дни. Работа в выходные и праздничные дни компенсируется работнику предоставлением другого дня отдыха или по соглашению сторон в денежной форме. Такая работа оплачивается не менее чем в двойном размере: сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам; работникам, труд которых оплачивается по часовым (дневным) тарифным ставкам, — в размере не менее двойной часовой (дневной) ставки; получающим оклад — в размере не менее одинарной часовой (дневной) ставки сверх оклада, если работа проводилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой (дневной) ставки сверх оклада, если работа проводилась сверх месячной нормы.

Оплата очередных отпусков. Право на отпуск работникам предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы на данном предприятии. За работником, находящимся в отпуске, сохраняют его средний заработок.

Оплата перерывов в работе кормящих матерей. Для работающих женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет, установлены дополнительные перерывы. Время этих перерывов засчитывается в счет рабочего времени и подлежит оплате в размере среднего заработка.

Учет оплаты труда

Бухгалтерия каждой организации в порядке определения оплаты труда и других выплат работникам ежемесячно начисляет к выплате следующие суммы: фонд заработной платы; выплаты социального характера из средств внебюджетных фондов либо из собственных источников средств организации по решению собственников.

Фонд заработной платы представляет собой сумму вознаграждений наемным работникам в соответствии с количеством и качеством их труда, а также компенсаций, связанных с условиями труда. В состав фонда заработной платы входят: начисленные организацией суммы оплаты труда в денежной и натуральной формах за отработанное и неотработанное время; компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда; стимулирующие доплаты и надбавки; премии; единовременные поощрительные выплаты; оплата питания, жилья, топлива, носящая систематический характер.

В оплату за отработанное время включаются:

• заработная плата (начисленная по тарифным ставкам и окладам за отработанное время; по сдельным расценкам за выполненную работу или в процентах от выручки от продажи продукции, выполнения работ, оказания услуг; в долях от прибыли; стоимость продукции, выданной в порядке натуральной оплаты);
• компенсационные выплаты (связанные с режимом и условиями оплаты труда; выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда; доплаты за работу во вредных или опасных условиях труда; доплаты за работу в ночное время; оплата работы в праздничные и выходные дни; оплата сверхурочной работы; полевое довольствие и пр.);
• стимулирующие доплаты и надбавки (к тарифным ставкам и окладам за высокую квалификацию, профессиональное мастерство, совмещение профессий и должностей и т. д.);
• премии и вознаграждения (носящие регулярный или периодический характер, независимо от источников их выплаты);
• ежемесячные или ежеквартальные вознаграждения (надбавки за выслугу лет; за стаж работы и др.);
• оплата специальных перерывов в работе в соответствии с законодательством;
• выплата разницы в окладах при временном заместительстве;
• оплата труда лиц, принятых по совместительству, оплата труда работников несписочного состава;
• другие суммы.

Сумма оплаты за неотработанное время включает оплату: ежегодных, дополнительных и учебных отпусков; за время выполнения государственных и общественных обязанностей; за время простоев не по вине работников; за время вынужденного прогула; перерывов в работе женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет; за период обучения работников, направленных на профессиональную подготовку, повышение квалификации или обучение вторым профессиям; донорам за день обследования и день сдачи крови, а также за предоставленный им день отдыха после каждого дня сдачи крови; за время уборки сельскохозяйственных культур и заготовки кормов, на которые были привлечены работники; другого неотработанного времени. Оплата за неотработанное время производится в размере среднего заработка работника за количество дней, подлежащих оплате.

Единовременные поощрительные и другие выплаты содержат: единовременные премии независимо от источников их выплат; вознаграждение по итогам работы за год, денежную компенсацию за неиспользованный отпуск; материальную помощь; другие единовременные поощрительные выплаты (в связи с праздничными днями и юбилейными датами, стоимость подарков работникам и др.).

Оплата питания, жилья и топлива включает оплату (полностью или частично) организацией питания работников в денежной или натуральной форме, в том числе в столовых и буфетах, в виде талонов на питание; стоимость бесплатно предоставленных работникам жилья и коммунальных услуг, оплату предоставленного работникам топлива и т. п.

К выплатам социального характера относятся выплаты, которые не являются обязательными по законодательству (взносы на добровольное медицинское страхование работников за счет организации; доплаты к пенсиям работающим на предприятии пенсионерам, единовременные пособия уходящим на пенсию ветеранам труда, выплачиваемые за счет средств организации; оплата путевок работникам, членам их семей на лечение, отдых за счет средств организации и др.).

Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”. По кредиту счета отражают суммы оплаты труда, начисленных пособий по социальному страхованию, пенсий и др., а также доходов от участия в капитале организации, а по дебету — удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют бухгалтерской записью: Д-т 20 “Основное производство” — оплата труда производственных рабочих; Д-т 23 “Вспомогательные производства” — оплата труда рабочих вспомогательных производств; Д-т 25 “Общепроизводственные расходы” — оплата труда цехового персонала; Д-т 26 “Общехозяйственные расходы” — оплата труда управленческого персонала организации; Д-т 29 “Обслуживающие производства и хозяйства” — оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств; Д-т других счетов издержек (28, 44, 45, 91, 97) К-т 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” — на всю сумму начисленной оплаты труда.

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают по дебету счетов 07, 08, 10, 11, 15 и кредиту счета 70.

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению” и кредиту счета 70.

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения прочих доходов, отражают по дебету счетов 91 “Прочие доходы и расходы”, 84 “Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)”, 86 “Целевое финансирование” и кредиту счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Начисление доходов работникам организации по акциям и вкладам в ее имущество оформляют следующей бухгалтерской записью: Д-т 84 “Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)” К-т 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

В некоторых организациях ввиду сезонности производства отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более точного определения себестоимости продукции суммы, выплачиваемые работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для оплаты отпусков работникам. Организация может создавать и резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет. Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная зарплата работников, и в кредит счета 96 “Резервы предстоящих расходов”.

По мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись: Д-т 96 “Резервы предстоящих расходов” К-т 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”. Такой же записью оформляют начисление работникам вознаграждений за выслугу лет.

При натуральной форме оплаты труда, т. е. выдаче работникам в качестве оплаты труда готовой продукции, товаров и др., составляют следующие бухгалтерские записи:

• Д-т 20, 23, 25 К-т 70 — на сумму начисленной заработной платы и др.;
• Д-т 70 К-т 90, 91 — на сумму выданной продукции, товаров, материалов в натуре по ценам реализации, включая НДС и акцизный налог;
• Д-т 90, 91 К-т 10, 41, 43 — на производственную себестоимость готовой продукции, фактическую себестоимость товаров и материалов, выданных в порядке натуральной оплаты.

Учет удержаний из сумм начисленной оплаты труда

Из начисленной работникам организации оплаты труда, в том числе по договорам подряда и по совместительству, производят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязательные удержания и удержания по инициативе организации. Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в погашение задолженности по подотчетным суммам; за ущерб, нанесенный производству; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; за брак; денежные начеты; за товары, купленные в кредит, и др.

В соответствии с НК РФ ставка налога на доходы физических лиц установлена в размере 13 %.

Удержания по исполнительным листам. Порядок удержания алиментов определен Семейным кодексом РФ. В соответствии с ним алименты на содержание несовершеннолетних детей устанавливаются в твердой денежной сумме или в размере: на 1 ребенка — 1/4; на 2 детей — 1/3; на 3 детей и более — 50 % заработка (дохода), но не менее суммы, установленной законодательством. На содержание нуждающихся в помощи родителей, супругов, других лиц алименты устанавливаются в твердой денежной сумме.

Удержания за причиненный материальный ущерб. Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусматривается Трудовым кодексом РФ. Различают полную и ограниченную материальную ответственность.

Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества. Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится у организации, а второй — у работника.

Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выданных в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается в случаях, предусмотренных ТК РФ.

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и кредиту счетов: 68 “Расчеты по налогам и сборам” (на сумму налога на доходы физических лиц); 28 “Брак в производстве” (на суммы удержаний с виновников брака); 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (на суммы за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным займам, на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов); 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” (на суммы по исполнительным документам) и др.

Погашение задолженности перед бюджетом по удержаниям отражают по дебету счета 68 с кредита счета 51 “Расчетные счета”, а по алиментам — по дебету счета 76 с кредита счетов 50 “Касса” (при выдаче удержанных сумм из кассы), 51 “Расчетные счета” (при переводе по почте или зачислении на счет получателя в отделения Сберегательного банка РФ).

Учет расчетов по возмещению материального ущерба осуществляют на счете 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, субсчет 2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”.

В дебет счета 73 относят суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, с кредита счетов 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” (на балансовую стоимость недостающих и испорченных ценностей), 98 “Доходы будущих периодов” (на разницу между балансовой стоимостью указанных ценностей и суммой, взыскиваемой с виновных лиц, — как правило, рыночной стоимостью), 28 “Брак в производстве” (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту субсчета 73-2 отражают погашение сумм материального ущерба в корреспонденции со счетами: 50, 51 (на сумму внесенных платежей); 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (на сумму удержаний из заработной платы); 26 “Общехозяйственные расходы” (на суммы, которые по решению суда не могут быть взысканы с виновного лица).

Учет выплат начисленной оплаты труда

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят в расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В ряде организаций вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-51) и платежные ведомости (ф. № Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40 % заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.

По истечении срока выдачи заработной платы из кассы кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку “Депонировано”, составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы сдают в банк на расчетный счет.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации применяется журнал регистрации платежных ведомостей (ф. № Т-53а).

Он ведется работником бухгалтерии.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т. п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку “Разовый расчет по заработной плате”.

Выдачу заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью: Д-т 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” К-т 50 “Касса”.

Не полученная в срок заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью: Д-т 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” К-т 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, субсч. “Расчеты по депонированным суммам”. Задепонированные суммы заработной платы (не выданные в срок) должны быть сданы в банк на расчетный счет.

При этом составляют бухгалтерскую запись: Д-т 51 “Расчетные счета” К-т 50 “Касса”.

Учет расчетов с депонентами целесообразно вести в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 “Касса”.

Аналитический учет расчетов по оплате труда

Основным документом аналитического учета расчетов по оплате труда является расчетно-платежная ведомость, которая выполняет несколько функций: расчетного документа, платежного документа и, кроме того, регистра аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда.

Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей.

Поэтому в организации на каждого работника открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу, семейное положение и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость по форме № Т-51.

Форма № Т-54а используется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов различных видов выплат и удержаний.

Учет расчетов по страховым взносам

Особенности уплаты страховых взносов по каждому виду обязательного социального страхования (в Пенсионный фонд РФ (ПФ), Фонд социального страхования РФ (ФСС), Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС)) устанавливаются федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования.

Плательщиками страховых взносов являются лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (организации; индивидуальные предприниматели; физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями), а также индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой, и иные лица, занимающиеся в установленном порядке частной практикой, не производящие выплат физическим лицам.

Объектом обложения страховыми взносами для организаций и индивидуальных предпринимателей признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданскоправовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Объектом обложения страховыми взносами для физических лиц, не признаваемых индивидуальными предпринимателями, признаются выплаты и иные вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, выплачиваемые в пользу физических лиц.

Не подлежат обложению страховыми взносами государственные пособия, многие компенсационные выплаты, суммы единовременной материальной помощи и т. п.

Базой для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, является сумма выплат и иных вознаграждений, признаваемых объектом налогообложения. База определяется отдельно в отношении каждого физического лица с начала года по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом.

При расчете базы выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты. При этом в стоимость включается соответствующая сумма НДС, а для подакцизных товаров и соответствующая сумма акцизов. Сумма выплат и иных вознаграждений, учитываемых при определении базы для начисления страховых взносов в части, касающейся: договора авторского заказа; договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства; издательского лицензионного договора; лицензионного договора о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, определяется как сумма доходов, полученных по договору, уменьшенная на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с извлечением таких доходов. Если эти расходы не могут быть подтверждены документально, то они принимаются к вычету в ограниченных размерах — в пределах 20-40 %.

Дата осуществления выплат и иных вознаграждений определяется как день начисления выплат и вознаграждений.

Тариф страхового взноса — это размер страхового взноса на единицу измерения базы для начисления страховых взносов. В 2012-2016 гг. для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, применяются следующие тарифы страховых взносов: в пределах установленной предельной величины базы для начисления страховых взносов (в 2014 г. — 624 000 руб.) — суммарно 30 % во все фонды, с суммы превышения — 10 % в ПФ. Кроме того, на период до 2027 г. определены пониженные тарифы для отдельных категорий плательщиков страховых взносов.

Индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой, не производящие выплат физическим лицам, начисляют и уплачивают страховые взносы в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года. Стоимость страхового года — это сумма денежных средств, которые должны поступить за застрахованное лицо в бюджет соответствующего фонда в течение одного финансового года. Она рассчитывается как величина МРОТ на начало финансового года, за который уплачиваются страховые взносы, умноженная последовательно на тариф страховых взносов в соответствующий фонд (ПФ и ФФОМС) и на 12. Если величина дохода плательщика за расчетный период превышает 300 000 руб., он дополнительно уплачивает в ПФ 1 % от суммы превышения, но общая сумма взносов не может быть больше восьмикратной стоимости страхового года.

Расчетный период — календарный год. Отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года, календарный год. В течение расчетного периода страхователь уплачивает страховые взносы в виде ежемесячных обязательных платежей. Кроме того, каждый квартал нужно представлять расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам во все внебюджетные фонды. Плательщики взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся начисления, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, представляют их в электронной форме.

Индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой, не производящие выплат физическим лицам, уплачивают страховые взносы за расчетный период не позднее 31 декабря текущего календарного года. Страховые взносы, исчисленные с суммы дохода, превышающего 300 000 руб., уплачиваются не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим расчетным периодом.

Уплата всех взносов осуществляется отдельными расчетными документами, направляемыми в ФСС, ПФ и ФФОМС.

Для учета расчетов по страховым взносам используется счет 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”. Этот счет имеет следующие субсчета: 69-1 “Расчеты по социальному страхованию”; 69-2 “Расчеты по пенсионному обеспечению”; 69-3 “Расчеты по обязательному медицинскому страхованию”.

Начисленные суммы страховых взносов в ПФ, ФСС, ФФОМС относят в дебет тех счетов, на которые отнесены начисленные выплаты и вознаграждения, являющиеся объектом обложения страховыми взносами (дебет счета 20 “Основное производство”; дебет других счетов производственных затрат (23, 25, 26 и др.)), и в кредит счета расчетов по страховым взносам по соответствующим субсчетам.

Часть сумм, начисленных в ФСС, ПФ, используется организацией для выплаты работникам соответствующих пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, пособий на детей и др. Начисление работникам организации указанных пособий оформляют по дебету счета расчетов по страховым взносам по соответствующим субсчетам и кредиту счета расчетов по оплате труда. Остальную часть сумм страховых взносов перечисляют в соответствующие внебюджетные фонды. Перечисление оформляют бухгалтерской записью по дебету соответствующих субсчетов счета 69 и кредиту расчетных счетов.

Порядок расчета и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком; уплаты страховых взносов в ФСС; проведения проверок отделениями ФСС правильности выплаты пособий и т. д. регулируется Федеральным законом “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”. Особенности порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, в том числе для отдельных категорий застрахованных лиц, определяются Правительством РФ.

Наиболее распространенными видами пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС, являются пособия по временной нетрудоспособности (больничные) и пособия гражданам, имеющим детей, установленные Федеральным законом от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ “О государственных пособиях гражданам, имеющим детей” (пособие по беременности и родам; единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности; единовременное пособие при рождении ребенка; ежемесячное пособие по уходу за ребенком; единовременное пособие при передаче ребенка на воспитание в семью; единовременное пособие беременной жене военнослужащего, проходящего военную службу по призыву; ежемесячное пособие на ребенка военнослужащего, проходящего военную службу по призыву). Пособия индексируются в размере и сроки, предусмотренные федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год, исходя из установленного прогнозного уровня инфляции.

Пособия выплачиваются сотрудникам за счет средств ФСС, но приравниваются к заработной плате. Начисление пособий отражается бухгалтерской записью: Д-т 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению” К-т 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Основанием для выплаты пособий по временной трудоспособности является листок нетрудоспособности (больничный), представленный сотрудником в бухгалтерию организации.

Предельная сумма пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств ФСС, зависит от продолжительности страхового стажа работника и от предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС. При страховом стаже до шести месяцев сумма пособия выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за календарный месяц, от шести месяцев до 5 лет — 60 % среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80 % среднего заработка, от 8 лет — 100 % среднего заработка.

Пособие по беременности и родам выплачивается застрахованной женщине за счет средств ФСС в размере 100 % среднего заработка за период отпуска по беременности и родам. Продолжительность отпуска составляет: 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов (при нормальных родах); 70 дней до и 86 дней после родов (при осложнениях); 84 дня до и 110 дней после родов (при рождении более одного ребенка).

Застрахованной женщине, имеющей страховой стаж менее шести месяцев, пособие по беременности и родам выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц МРОТ, установленного федеральным законом, а в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, в размере, не превышающем МРОТ с учетом этих коэффициентов.

Среднедневной заработок (СДЗ) определяют путем деления среднего заработка (СЗ) на 730. При этом под средним заработком понимают сумму всех выплат и вознаграждений за последние два года, с которых были перечислены взносы в ФСС, умноженную на 24. СДЗ рассчитывается по формуле СДЗ = (СЗ × 24) / 730.

Когда средний заработок явно невелик, необходимо вычислить среднедневной заработок по факту и отдельно — от МРОТ, а затем сравнить получившиеся величины. Пособие в итоге необходимо начислять исходя из большего среднедневного заработка (письмо ФСС РФ от 16 ноября 2015 г. № 02-09-14/15-19990). Необходимо отметить, что для расчета СДЗ по МРОТ берется последний утвержденный размер минимальной оплаты, хотя и рассчитывается СДЗ за два года.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет, выплачиваемое за счет средств ФСС РФ, назначается в размере 40 % от среднего заработка (дохода), но не меньше минимального размера. В случае ухода за двумя и более детьми до достижения ими возраста полутора лет размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком суммируется. При этом суммированный размер пособия не может превышать 100 % среднего заработка, но не может быть менее суммированного минимального размера этого пособия.

В случае если застрахованное лицо работает у нескольких страхователей (работодателей), то ежемесячное пособие по уходу за ребенком будет выплачиваться работодателем по одному из мест работы по выбору самого получателя. При обращении к одному из работодателей за назначением ежемесячного пособия по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет застрахованное лицо представляет помимо остальных документов справку с места работы у другого страхователя о том, что назначение и выплата этого пособия другим страхователем не осуществляются.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Порядок выдачи денег под отчет и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Проезд к месту командировки и обратно, а также наем жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Предел размера суточных, который не облагается НДФЛ, составляет 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за пределами России.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 “Касса”.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 “Материалы”, 26 “Общехозяйственные расходы” и других счетов в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 “Касса”.

Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования. Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 “Касса” с кредита счета 52 “Валютные счета”. Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи. При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 “Общехозяйственные расходы” и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 “Прочие доходы и расходы”: положительная — на доходы (Д-т 71 К-т 91), отрицательная — на расходы (Д-т 91 К-т 71).

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. К этому счету могут быть открыты следующие субсчета: 73-1 “Расчеты по предоставленным займам”; 73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба” и др.

На субсчете 73-1 “Расчеты по предоставленным займам” учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и др.). Величину предоставленного работнику займа отражают по дебету субсчета 73-1 с кредита счетов учета денежных средств (50, 51). При погашении займа кредитуют счет 73 и дебетуют счета учета денежных средств (50, 51) или счет 70 в зависимости от принятого порядка платежа.

Если работник не возвращает выданную ему сумму займа, задолженность списывается с кредита субсчета 73-1 в дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

На субсчете 73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба” учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба. Денежные средства, подлежащие взысканию с работников организации, списывают в дебет субсчета 73-2 с кредита счетов 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”, 98 “Доходы будущих периодов”, 28 “Брак в производстве” и др. Взысканные с работников суммы удержаний относят в кредит субсчета 73-2 и дебет счетов 70 (на сумму удержаний из заработной платы), 91 (при отказе судом во взыскании ввиду необоснованного иска) и др.

К счету 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” также может быть открыт субсчет 73-3 “Расчеты за товары, проданные в кредит”. На этом субсчете учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров. Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73, субсчет “Расчеты за товары, проданные в кредит” и кредиту счета 66 “Расчеты по краткосрочным кредитам и займам” или 67 “Расчеты по долгосрочным кредитам и займам”. Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и кредиту счета 73, субсчет “Расчеты за товары, проданные в кредит”. При погашении задолженности по кредитам дебетуют счет 66 или 67 и кредитуют счет 51 “Расчетные счета”.

Аналитический учет по счету 73 ведут по работникам организации.

Аудит расчетов с персоналом

Целью аудита расчетов с персоналом является подтверждение достоверности статей бухгалтерской (финансовой) отчетности, характеризующих состояние расчетов хозяйствующего субъекта с персоналом.

К задачам аудита расчетов с персоналом относятся проверка:

• работы внутреннего контроля за состоянием учета расчетов с персоналом;
• соблюдения аудируемым лицом нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства;
• правильности начисления различных видов оплат и удержаний;
• правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с персоналом;
• правильности начисления налогов и платежей из фонда оплаты труда и выплат социального характера.

В качестве источников информации для аудита расчетов с персоналом служат:

• документы по зачислению, увольнению и переводу работников организации (приказы, распоряжения, личные карточки работников, штатное расписание и пр.);
• трудовые договоры, коллективный договор, договоры гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг и пр.), договоры личного страхования, договоры на выдачу ссуд, продажу товаров в кредит и пр.;
• первичные документы по учету расчетов с персоналом (табель учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости, расчетные ведомости, платежные ведомости, приказы о предоставлении отпусков, командировочные удостоверения и пр.);
• учетные регистры по счетам 70, 71, 73, 68, 69;
• главная книга или оборотно-сальдовая ведомость;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Аудитору прежде всего целесообразно подтвердить соблюдение трудового законодательства. Аудитор может включить в перечень аудиторских процедур проверку оформления приема и увольнения сотрудников, учета рабочего времени сотрудников, проверку состояния системы оплаты труда и др. Правильность оформления приема на работу и увольнения работников проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям.

Из применяемых систем оплаты труда в основном используются сдельная и повременная системы, что должно быть отмечено в соответствующих документах работников организации. При повременной оплате труда необходимо проверить правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной — правильность применения норм и расценок.

Учет рабочего времени, соблюдения установленного режима работы и начисления заработной платы работающих, состоящих на повременной оплате труда, организуется в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12). По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему: дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др.

Для проверки применяется метод сбора аудиторских доказательств по сопоставлению соответствующих документов (личных карточек, табелей учета рабочего времени) с приказами и распоряжениями.

При аудите организации учета и контроля выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам аудитор проверяет, как оформлены первичные документы (наряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение соответствующих реквизитов; обращает внимание на имеющиеся исправления.

Особое внимание должно быть уделено проверке расчетов сдельного заработка при бригадной форме оплаты труда и правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежные ведомости. Целесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным документам (нарядам, разовым документам и др.), а также алгоритмы расчетов и нормативно-справочные данные.

Аудитору следует проверить правильность начислений по прочим видам оплат и доплат: оплату отпусков, работы в праздничные дни, доплату за работу в ночное время и др.

Методика проверки сводится к выверке алгоритмов расчетов и исходных данных. По обнаруженным ошибкам бухгалтеррасчетчик вносит необходимые исправления, пересчитывает начисления и удержания.

Кроме того, аудитору необходимо выборочно проверить: правильность арифметических расчетов; нет ли случаев включения в документы подставных лиц; правильность отнесения расходов к фонду оплаты труда; правильность отнесения отдельных выплат на себестоимость продукции (работ, услуг); правильность составления бухгалтерских проводок; правильность ведения синтетического и аналитического учета, сводных данных и заполнения форм бухгалтерской отчетности по фонду оплаты труда; соответствие записей аналитического учета по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” в части расчетов по исполнительным листам и депонированной зарплате записям в сальдово-оборотной ведомости, главной книге и балансе; правильность оплаты по сдельным расценкам, тарифным ставкам и окладам; обоснованность и правильность начисления премий; правильность начисления доплат в связи с отклонениями от нормальных условий труда.

В процессе проверки состояния аналитического учета по счету 76, субсчет “Расчеты по депонированным суммам” аудитор устанавливает, велись ли карточки по всем физическим лицам и депонированным суммам, как осуществлялась выдача сумм депонированной заработной платы, на какой счет списывалась депонированная заработная плата после окончания срока исковой давности.

При аудите расчетов с подотчетными лицами аудитор обращает внимание на следующие моменты: определен ли приказом руководителя круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет; не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров; не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам; имеется ли на авансовых отчетах отметка руководителя организации о целесообразности произведенных расходов; своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

К основным видам нарушений, часто встречающимся при аудите учета расчетов с персоналом, относятся:

• несоблюдение порядка выдачи денежных средств под отчет и возврата неиспользованной суммы;
• отсутствие документов, подтверждающих законность выплат работникам денежных средств (положений, приказов, распоряжений и т. п.);
• выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы;
• отсутствие аналитического учета командировочных расходов (представительских расходов);
• несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.

Контрольные вопросы и задания

1. Назовите основные законодательные и нормативные документы, регулирующие вопросы учета и аудита расчетов с персоналом.
2. Дайте определение понятия “норма выработки”.
3. Дайте определение понятия “основная оплата”.
4. Дайте определение понятия “дополнительная оплата”.
5. Перечислите основные формы оплаты труда.
6. Как производится оплата труда при повременной форме?
7. Как производится оплата труда при сдельной форме?
8. Как производится оплата работы в выходные и праздничные дни?
9. Каков порядок аналитического учета расчетов по оплате труда?
10. Каков порядок учета расчетов с персоналом по прочим операциям?
11. Перечислите наиболее типичные ошибки, допускаемые бухгалтерами при расчетах с подотчетными лицами.