Аудит (Подольский В.И., 2010)

Методика аудиторской проверки учета расчетов с персоналом по оплате труда и соблюдению трудового законодательства

Основные законодательные и нормативные документы

  1. Гражданский кодекс РФ.
  2. Налоговый кодекс РФ.
  3. Инструкция о составе фонда заработной платы и выплат социального характера (утв. Постановлением Госкомстата России № 116 от 24 ноября 2000 г. по согласованию с Минэкономраз­вития РФ, Минтруда РФ и Банком России).
  4. Трудовой кодекс РФ.
  5. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99.
  6. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.
  7. План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ № 94н от 31 октября 2000 г.).
  8. Альбом унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г.).

Цели проверки и источники информации

Проверка носит комплексный характер и включает контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления различных видов оп­лат и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учета рас­четов как по физическим лицам, так и в целом по предприятию, а также начисления налогов и платежей с фонда оплаты труда и выплат социального характера.

В качестве основной нормативно-правовой базы используют­ся Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс и Налоговый ко­декс Российской Федерации.

Источниками информации служат документы по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия, первичные до­кументы, регистры бухгалтерского учета и отчетность. В качестве первичных документов преимущественно используются унифици­рованные формы первичной документации, утвержденные Поста­новлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Ведение первичного учета по унифицированным формам рас­пространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях народного хозяйства. Так, по учету личного состава используются: приказ (распоряже­ние) о приеме на работу (ф. № Т-1), личная карточка (ф. № Т-2), учетная карточка научного работника (ф. № Т-4), приказ (распо­ряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5), приказ (распо­ряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6), приказ (распоря­жение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т-8).

По учету использования рабочего времени и расчетов с пер­соналом по оплате труда ведутся: табель учета использования ра­бочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12), табель учета рабочего времени (ф. Т-13); расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49), расчетная ведомость (ф. № Т-53), лицевой счет (ф. № Т-54).

Кроме того, применяются первичные документы по учету вы­работки и сдельной заработной платы: наряды, рапорты, маршрут­ные листы и другие документы.

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ве­домости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), регистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кре­диторами» в части расчетов по исполнительным листам и депо­нированной заработной плате, журнал-ордер ф. № 8 и 10 (при журнально-ордерной форме учета), главная книга, баланс (ф. № 1).

Основные комплексы задач. Вопросы для составления программы проверки

К числу основных комплексов задач, которые необходимо про­верить, относятся:

  • соблюдение положений законодательства о труде, состоя­ние внутреннего контроля по трудовым отношениям;
  • учет и контроль выработки и начисления заработной пла­ты рабочим-сдельщикам;
  • учет и начисление повременных и прочих видов оплат;
  • расчеты удержаний из заработной платы физических лиц;
  • аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний);
  • сводные расчеты по заработной плате;
  • расчет налогооблагаемой базы налогов и платежей с фонда оплаты труда;
  • расчеты по депонированной заработной плате. Представленные комплексы задач охватывают типовые учетные

задачи, а также общие принципы организации расчетов по со­блюдению трудового обязательства. Для составления программы проверки и выбора процедур сбора аудиторских доказательств целесообразно составить вопросник аудитора по всем выделен­ным комплексам задач. Примерная форма вопросника приво­дится в табл. 26.1.

Таблица 26.1. Вопросы для проверки

п/п

Содержание вопроса Вариант ответа Приме­

чание

Да Нет Нет

ответа

1

1.1

1.2

1.3

1.4

I. Соблюдение положений законодательства о тру­де, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям

Применяются ли типовые формы документов по учету личного состава:

личные карточки на работающих (ф. № Т-2) приказ (распоряжение) о предоставлении от­пуска (ф. № Т-6)

приказ о переводе на другую работу (ф. № Т-5) приказ (распоряжение) о прекращении тру­дового договора (контракта) (ф. № Т-8)

       
2 Ведутся ли на работающих трудовые книжки        
3 Проверяется ли отделом кадров соответствие применяемых окладов и разрядов рабочих, ус­тановленных в штатном расписании        
4 Ведутся ли в цехах (отделах) табели учета рабо­чего времени        
5 II. Учет и контроль выработки и начисления за­работной платы рабочим-сдельщикам

Применяются ли на предприятии утвержденные отделом труда нормы и расценки по видам работ

       
6 Используются ли типовые формы первичных документов        
Да Нет Нет

ответа

7 Организовано ли гашение (проставление отмет­ки об оплате) первичных документов        
8 Применяются ли ПК для выполнения расчетов по сдельной оплате труда        
9 Применяются ли наряды на бригаду        
10 III. Учет и начисление повременных и других видов оплат

Ведутся ли расчеты по начислению повременных видов оплат согласно табелю учета рабочего времени

       
11 Проверяет ли отдел труда или внутренний ауди­тор правильность расчетов по начислениям раз­личных видов оплат        
12 Применяются ли ПК для выполнения расчетов по начислению заработной платы        
13 IV. Расчеты удержаний из заработной платы фи­зических лиц

Проставлены ли в расчетных ведомостях (лице­вых счетах) данные для правильного исчисления удержаний

       
14 Налога на доходы физических лиц        
15 Удержаний по исполнительным листам        
16 Прочих удержаний        
17 Применяются ли ПК для расчета удержаний        
18 Проверяли ли органы фондов социального стра­хования и налоговых служб расчеты по налогу на доходы физических лиц        
19

20

V. Аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний)

Какие ведутся документы по аналитическому учету Расчетно-платежные ведомости

       
21 Расчетно-платежные ведомости и лицевые счета на работающих        
22 Применяются ли ПК для ведения аналитиче­ского учета        
23 Организовано ли архивное хранение документов по аналитическому учету с работающими        
24 VI, VII. Сводные расчеты по заработной плате, расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с ФОТ

Имеют ли сквозную нумерацию расчетно-пла­тежные ведомости

       
25 Сопоставляются ли начисления на оплату труда с данными по единому социальному налогу (со­циальному страхованию, медицинскому страхо­ванию, пенсионному фонду)        
Да Нет Нет

ответа

26 Проверяет ли бухгалтер данные о месячных, квартальных и годовых накоплениях сумм на­числений по оплате труда        
27 Применяются ли ПК для сводных расчетов по оплате труда        
28 Имеются ли на предприятии задержки с расче­тами и выплатами по оплате труда        
29 VIII. Расчеты по депонированной заработной плате

Ведутся ли на предприятии карточки по депо­нированной заработной плате

       
30 Производится ли отнесение депонированных сумм на счет 91 «Прочие доходы и расходы» по истечении срока исковой давности        
31 Применяются ли ПК для расчетов по депониро­ванной заработной плате        

По данным заполненного вопросника можно сделать выводы об организации системы внутреннего контроля (низкий, высо­кий уровень и т.д.), бухгалтерского учета этого раздела (отвечает или не отвечает требованиям оперативности, достоверности).

Выводы, сделанные на основании информации вопросника, позволяют аудитору составить план и программу проверки, на­значить необходимые процедуры для сбора аудиторских доказа­тельств, обратить внимание на те или иные моменты при вы­полнении проверки отдельных расчетов.

Методика проверки основных комплексов работ

Проверка соблюдения положений законодательства о труде, со­стояния внутреннего учета и контроля по трудовым отношениям.

Прежде всего целесообразно проконтролировать, как в организа­ции соблюдается трудовое законодательство. Основным докумен­том, используемым для этой цели, является Трудовой кодекс РФ.

Аудитор проверяет, как оформляется прием и увольнение ра­ботников, учитывается рабочее время сотрудников, как строится система оплаты труда и др.

Правильность оформления работников (приема на работу и уволь­нения) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглаше­ниям. Из применяемых систем оплаты труда в основном исполь­зуются повременная и сдельная системы, что должно быть от­мечено в соответствующих документах работников организации. При повременной оплате труда необходимо проверить правиль­ность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной — правильность применения норм и расценок.

Учет рабочего времени, соблюдения установленного режима работы и начисления заработной платы работающих на повремен­ной оплате труда организуется в табеле учета использования ра­бочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12). По это­му документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему (дни отпуска, время нахождения в коман­дировке, дни болезни и др.).

Для проверки применяется метод сбора аудиторских доказа­тельств по инспектированию соответствующих этому документов (личных карточек, табелей учета рабочего времени) с приказами и распоряжениями.

Проверка организации учета и контроля выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам. Сдельная оплата труда подразделяется на два вида: прямую сдельную и сдельно-прогрес­сивную. При применении прямой сдельной формы оплаты труда заработок работнику определяется путем умножения заранее ус­тановленной расценки на количество произведенной продукции (деталей, узлов, готовых изделий и т.д.). Сдельно-прогрессивная форма оплаты труда предусматривает оплату выработки работ­ника в пределах установленной исходной нормы (базы) по ос­новным (неизменным) расценкам, а вся выработка сверх исход­ной нормы — по повышенным сдельным расценкам.

Аудитор проверяет, как оформлены первичные документы (на­ряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение со­ответствующих реквизитов; обращает внимание на имеющиеся исправления. Особое внимание уделяется расчетам сдельного за­работка при бригадной форме оплаты труда, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежные ведомости. Целесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисле­ния сумм по ранее оплаченным документам (нарядам, разовым документам и др.). Если расчеты по учету сдельной заработной платы выполняются с применением ПК, то целесообразно про­верить алгоритмы расчетов, нормативно-справочные данные.

Здесь применяются такие методы сбора аудиторских доказа­тельств, как инспектирование документов, подготовленных на пред­приятии, пересчет (определение сумм сдельной заработной платы).

Проверка расчетов по начислению повременных и прочих видов оплат. В этом комплексе аудитор проверяет, как производились начисление повременной оплаты, расчеты по среднему заработ­ку, расчеты за дни пребывания в отпуске, расчет премий и дру­гих видов оплат. Проверка начисленной повременной оплаты для работающих с установленным окладом ведется по формуле.

При несовпадении данных, полученных аудитором, с бухгал­терскими записями необходимо установить причину расхождения, и если выяснится, что бухгалтер-расчетчик неправильно произ­вел расчеты, в отчете аудитора делаются необходимые замеча­ния. Бухгалтер-расчетчик должен внести исправления и отразить их в документах.

При расчете начислений, которые определяются с использо­ванием среднего заработка, прежде всего необходимо установить, правильно ли определен средний заработок, а затем проверить правомерность выполненных начислений по видам оплат.

Аудитор также проверяет правильность начислений по про­чим видам оплат и доплат: оплате отпусков, работы в празднич­ные дни, доплате за работу в ночное время и др. Методика про­верки сводится к выверке алгоритмов расчетов и исходных данных. Аудитор сообщает об обнаруженных ошибках бухгалтеру-расчет- чику, который вносит необходимые исправления, пересчитывает начисления и удержания по работающим.

Проверка расчетов удержаний из заработной платы с физических лиц. К основным видам удержаний относятся налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и удержа­ния за брак, за товары, купленные в кредит, и др. Вначале необ­ходимо проверить справочные данные (льготы по налогу на дохо­ды физических лиц, размер удержаний по исполнительным листам и др.), затем установить соответствие алгоритма законодательным документам и, наконец, проверить сами выполненные расчеты.

При проверке правильности исчисления налога на доходы физи­ческих лиц аудитор руководствуется положениями гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ. Здесь ему необ­ходимо уточнить количество льгот, размер налогооблагаемой базы, проверить правильность расчета налога на доходы физических лиц.

При проверке налоговой базы учитываются все доходы нало­гоплательщика, полученные им как в денежной, так и в нату­ральной форме. Если из дохода налогоплательщика по его рас­поряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, они не уменьшают налоговую базу, ко­торая определяется отдельно по каждому виду доходов, в отно­шении которых установлены различные налоговые ставки.

Налоговые ставки определены ст. 224 НК РФ в следующих размерах:

• 13%, если иное не предусмотрено законодательством;

• 35% в отношении выигрышей по лотереям, других выиг­рышей и т.п.;

• 30% в отношении дивидендов, доходов, получаемых физи­ческими лицами, не являющимися налоговыми резиден­тами Российской Федерации.

Основное внимание аудитор уделяет проверке налога, исчис­ленного по ставке 13%. Налоговая база для этой ставки определяет­ся как денежное выражение доходов, подлежащих налогообложе­нию, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст. 218—221 Налогового кодекса.

Проверка других видов удержаний не представляет сложности. Так, при проверке удержаний за товары, приобретенные в кредит, устанавливают период рассрочки, суммы удержаний и сроки пла­тежей. При проверке погашения ссуд, выданных работникам, ус­танавливают сроки и внесенные суммы, сумму удержанного на­лога за пользование ссудой.

Проверка ведения аналитического учета по работающим. Ана­литический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по физическим лицам как состоящим, так и не состоящим в спи­сочном составе предприятия по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям (налогам, платежам и др.). Необходимые данные для этой цели накапли­ваются в лицевых счетах (накопительных документах), расчетно­платежной документации, а при использовании ПК могут хранить­ся в виде отдельных файлов. Аудит таких расчетов, как правило, проводится выборочно.

Аудитор должен проверить, ведется ли такой учет, обратить внимание на сохранность аналитической информации и форми­рование на каждого работающего совокупного годового дохода. Помимо прямых начислений в совокупный доход должны быть включены: стоимость натуральной оплаты работникам, вознагра­ждения по результатам работы за год, стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в отдален­ных районах Дальнего Востока, стоимость бесплатно предостав­ляемого питания и продуктов, единовременные вознаграждения за выслугу лет и др.

Проверка сводных расчетов по оплате труда. Сводные расчеты по заработной плате выполняют по данным счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующими с ним счетами. Бухгалтерский учет расчетов с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособи­ям и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и иным ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются суммы:

  • оплаты труда, причитающиеся работникам, — в корреспон­денции со счетами учета затрат на производство, расходов на продажу и других источников;
  • оплаты труда, начисленные за счет образованного в уста­новленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год, — в корреспонденции со счетов 96 «Резер­вы предстоящих расходов»;
  • начисленных пособий по социальному страхованию и дру­гих аналогичных сумм — в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
  • начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п. — в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премии, посо­бия, пенсии и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнитель­ным документам и других удержаний.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок суммы (депонирование) отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с пер­соналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разны­ми кредиторами и дебиторами» (субсчет «Расчеты по депониро­ванным суммам»).

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.

При журнально-ордерной форме учета обороты по кредиту этого счета проверяют по данным журналов-ордеров ф. № 10 и 10/1, а дебетовые данные по счету 70 (выдача заработной платы, удержания и др.) — по данным журналов-ордеров ф. № 1 «Кас­са», ф. № 2 «Расчетный счет», ф. № 8 — по счетам учета расче­тов с бюджетом, депонентами и др.

При автоматизированной форме учета контролю подверга­ются записи в ведомостях дебетовых и кредитовых оборотов. Кро­ме того, сводные данные проверяют по главной книге (счета 70 и 69). Сальдо по этим счетам должны быть тождественны пока­зателям баланса ф. № 1 по ст. «Кредиторская задолженность пе­ред персоналом организации» и «Кредиторская задолженность перед государственными внебюджетными фондами» раздела V пассива и по ст. «Прочие дебиторы» раздела II актива (в части долгов за работающими и органами страхования).

Для контроля расчетов по оплате труда используются: первич­ные документы по учету выработки и заработной платы, расчет­ные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета работаю­щих, платежные ведомости и др.

Прежде всего необходимо проверить соответствие итогов в от­дельных ведомостях (цехов, отделов) общим итогам по предпри­ятию. Затем устанавливается правильность произведенных операций по отнесению начисленной заработной платы на соответствую­щие этому счету. Так, выплаты из фонда оплаты труда, вклю­ченные в себестоимость продукции, относятся в дебет счетов 20, 23, 25, 26 (производственные затраты), 29 (на расходы непро­мышленных производств и хозяйств), 08 (вложения во внеобо­ротные активы).

Проверка налогооблагаемой базы для расчетов по единому со­циальному налогу. Помимо контроля расчетов по оплате труда необходимо проверить правильность расчетов по начислению единого социального налога. С этой целью уточняют базу нало­гообложения для определения единого социального налога (по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, меди­цинскому страхованию).

Для проверки правильности формирования базы налогооб­ложения аудитор руководствуется Инструкцией Госкомстата РФ «О составе фонда заработной платы и выплат социального ха­рактера» № 116 от 24 ноября 2000 г. и инструкциями соответст­вующих фондов.

Проверка депонированных сумм по заработной плате. Аудитор проверяет, как организован аналитический учет по счету 76, суб­счет «Депонированная заработная плата». Он устанавливает, ве­лись ли карточки в разрезе физических лиц и депонированных сумм, как производилась выдача сумм депонированной заработ­ной платы, на какой счет списывалась депонированная заработная плата после окончания срока исковой давности (трех лет) и т.п.

Типичные ошибки

Для аудитора очень важно знать наиболее распространенные ошибки и нарушения, встречающиеся при расчетах по оплате труда. Наиболее характерные из них приведены в табл. 26.2.

Таблица 26.2. Типичные ошибки при аудите расчетов по оплате труда

Вид

и наименование ошибок

Влияние на достоверность бух­галтерской отчетности налого­обложения и соблюдения законо­дательной и нормативной базы Нормативным

документы

Не применяются типовые формы первичных документов по оплате труда Затруднена проверка данных Альбом уни­фицированных типовых форм документов
Не ведутся табели учета рабо­чего времени (Т-12) Нельзя проверить правиль­ность начисления повремен­ных и других видов оплат Трудовой кодекс РФ
Оплата проведения строительных работ включается в себестои­мость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения Завышение себестоимости продукции, занижение нало­гооблагаемой прибыли ПБУ № 10
Суммы премий и выданных подарков не включались в со­вокупный доход работающих Занижение базы налогообло­жения по налогу с физических лиц и другим видам удержаний Инструкции ГНС об исчис­лении базы на­логообложения
Неверно проводилось начисле­ние налога на доходы физиче­ских лиц Занижение налога на доходы физических лиц Налоговый кодекс ч. II, гл. 23; ПБУ № 9
Неверно рассчитывались сум­мы по прочим видам оплат Занижение базы налогооб­ложения Трудовой ко­декс РФ

Наряду с проверкой аналитических и синтетических данных расчетов по оплате важное значение приобретает работа по улуч­шению организации этого участка учета. Для этой цели аудитор­ская фирма может порекомендовать автоматизировать расчеты по оплате труда, использовать унифицированные формы докумен­тов, уточнить правильность выполнения расчетов, применять наиболее рациональные системы ведения аналитического учета по работающим и др.