Организация менеджмента. Выбор клиентов и аудиторских фирм

Организация менеджмента в аудиторской деятельности

Основная задача менеджмента в аудиторской фирме — наиболее эффективное использование профессиональных услуг сотрудников и согласование деятельности подразделений фирмы.

Поскольку каждая аудиторская фирма самостоятельно определяет свою организационную структуру, довольно сложно обобщить опыт разных аудиторских фирм. Тем не менее в структурах управления аудиторскими фирмами можно выделить следующие подразделения, органы управления:

• совет директоров;
• генеральный директор;
• исполнительный директор;
• центр прибыли:
  • департамент финансового и управленческого консультирования;
  • департамент налогового консультирования;
  • департамент банковского аудита;
  • департамент страхового аудита;
  • департамент аудита внебюджетных фондов, бирж и
  • инвестиционных институтов;
• центр затрат:
  • бухгалтерия;
  • департамент методологии бухгалтерского учета и аудита;
  • отдел кадров;
  • департамент развития бизнеса;
  • информационный отдел;
  • отдел маркетинга;
  • хозяйственный отдел;
  • секретариат;
  • служба безопасности;
  • водительская группа;
  • обслуживающий персонал.

Работа всех этих подразделений должна быть хорошо скоординирована, чтобы фирма имела возможность максимально эффективно решать задачи, определяемые ее общей стратегией.

Четкое определение места каждого подразделения в фирме достигается с помощью должностных инструкций, а также обоснованной структуры фирмы.

Организационная структура управления аудиторской фирмой формируется исходя из теории и практики управления, а также видов услуг, оказываемых аудиторской фирмой.

В крупнейших аудиторских фирмах (как в странах с развитой рыночной экономикой, так и в Российской Федерации) работают следующие специалисты, наделенные соответствующими правами и ответственностью:

• партнер;
• менеджер;
• сеньор (старший аудитор);
• ассистент (линейный персонал).

Каждый экономический субъект обслуживается группой специалистов, в которую включается и группа аудиторского обслуживания; в нее входят:

• ведущий партнер, отвечающий за развитие и уровень взаимоотношений с экономическим субъектом;
• технический партнер, отвечающий за техническое качество аудиторских услуг;
• менеджер, оказывающий помощь техническому партнеру в проведении аудиторской работы, которая требует наличия значительного опыта и принятия обоснованных решений;
• сеньор (старший аудитор), который оказывает помощь техническому партнеру и менеджеру, работает непосредственно с ассистентами (местным персоналом), распределяет и курирует их работу;
• ассистент (линейный персонал), который непосредственно выполняет аудиторскую проверку и помогает старшему аудитору в подготовке отчета.

Департаменты крупных западных аудиторских компаний имеют следующую структуру: партнер — менеджер — старший аудитор — ассистент.

В данной структуре менеджер занимается подготовкой и организацией работы по проекту, выполняемому его департаментом.

Непосредственную работу выполняют старший аудитор, имеющий не менее трех лет производственного опыта в данном направлении, и один или несколько ассистентов с опытом работы не менее одного года, а также стажеры из числа сотрудников, недавно поступивших на фирму.

Партнер и менеджер подготавливают договоры (большинство договоров — бессрочные), планируют аудиторские процедуры по данному проекту, а также подготавливают отчетную документацию для представления клиенту.

Разногласия, возникающие между членами команды в ходе проведения проверки, разрешаются путем обращения к члену команды более высокого уровня.

Ответственность ведущего партнера. В обязанности ведущего партнера входят:

• координация интеграции услуг фирмы, оказываемых данному клиенту, а также его представительствам во всем мире, и специалистов, способных эти услуги оказывать;
• обеспечение высокого качества оказываемых услуг;
• обеспечение возникновения «резонанса» клиента в ответ на критические замечания.

Ведущий партнер несет ответственность за:

• понимание всего диапазона оказываемых услуг, включая потенциальные, оказываемые в соответствии с потребностями клиента;
• разработку и определение совместно с другими партнерами уровня требований, которым должны соответствовать знания,
• умения и опыт членов команды обслуживания клиента; составление плана работ с клиентом, проведение периодических совещаний с техническими партнерами и другими членами
• команды по вопросам оценки и анализа новой информации; обеспечение членами команды передачи информации друг другу;
• оценку степени удовлетворенности клиента уровнем и качеством оказанных ему услуг;
• оказание поддержки при проведении дополнительных работ;
• управление изменением общего уровня цен в соответствии с оценками Международного совета.

При общении с клиентом ведущий партнер исполняет роль директора компании.

Ответственность технического партнера. В обязанности технического партнера входят:

• разработка аудиторской стратегии и доведение ее до членов команды;
• приведение аудита в соответствие с политикой компании и профессиональными требованиями; формирование аудиторского мнения.

Технический партнер несет ответственность за:

• сохранение независимости компании от клиента;
• компоновку команды;
• обеспечение конфиденциальности информации;
• решения относительно доступа к аудиторской документации третьей стороны;
• согласование с клиентом сроков проведения аудита;
• проверку и утверждение всех аудиторских планов (по каждому проекту), задокументированных в меморандуме планирования, до начала работ на объекте;
• информирование партнеров о ходе проверки и о результатах проведения соответствующих процедур;
• наблюдение и тренинг менеджера и, по мере необходимости, инструктаж других членов команды;
• проверку рабочей документации аудитора, содержащей критическую оценку по результатам проверки;
• оценку соответствия собранных аудиторских доказательств готовящемуся аудиторскому заключению;
• оценку отсутствия в финансовой отчетности материальных погрешностей;
• оценку представления финансовой отчетности; подписание аудиторского отчета;
• проведение соответствующих переговоров с клиентом и подготовку доклада руководству;
• проведение аудиторского дебрифинга с указанием путей совершенствования как индивидуальной, так и коллективной работы в будущем.

Ответственность менеджера. Менеджер несет ответственность за:

• проверку и утверждение плана аудиторских процедур, задокументированных в аудиторской программе перед началом работы на объекте;
• составление списка специалистов для работы по данному проекту и поддержание постоянной связи с клиентом на период выполнения работ по данному проекту; сверку продвижения аудиторских работ с расписанием и бюджетом, а также контроль стоимости работ;
• разрешение разногласий, возникающих при расхождении мнений старшего аудитора и команды в целом, и обсуждение их с техническим партнером;
• разработку совместно с техническим партнером дополнительных профессиональных услуг, которые могут быть предложены данному клиенту;
• наблюдение за работой старшего аудитора и, по мере необходимости, проведение тренинга и инструктажа линейного персонала и старшего аудитора;
• наблюдение за подготовкой доклада руководству; проверку рабочей документации аудитора.

Ответственность старшего аудитора. Старший аудитор помогает техническому партнеру и менеджеру. Он обычно работает вместе с линейным персоналом непосредственно на объекте и распределяет аудиторскую работу между персоналом в течение работы над данным проектом. Кроме того, старший аудитор отвечает за:

• подготовку бюджетов и сверку фактически отработанного времени с бюджетом;
• идентификацию бухгалтерских и аудиторских данных для обсуждения их с менеджером;
• составление ответов для руководства;
• составление совместно с менеджером перечня профессиональных услуг, которые могут быть оказаны данному клиенту;
• обеспечение наблюдения, проведения совещаний и инструктажа на рабочем месте с линейным персоналом, оказание линейному персоналу помощи в понимании целей и соответствия рабочих процедур конкретному виду документации;
• проверку рабочих документов, подготовленных линейным персоналом, последующее выделение для обзора вопросов и оценок
• пригодности и соответствия полученных аудиторских доказательств; подготовку предложений по совершенствованию аудиторских услуг.

Ответственность линейного персонала. Аудиторский персонал выполняет аудиторскую проверку и помогает старшему аудитору в подготовке отчета. Линейный аудиторский персонал несет ответственность за:

• понимание и осуществление аудиторских процедур, подписанных ими;
• подготовку соответствующих рабочих документов;
• информирование старшего аудитора об аудиторских или бухгалтерских несоответствиях или проблемах, связанных с вычислениями;
• подготовку предложений по улучшению качества аудиторских услуг компании;
• информирование старшего аудитора обо всех аспектах профессиональных услуг, которые могут быть полезны клиенту.

В Российской Федерации профессиональные сотрудники аудиторской организации в зависимости от функций, выполняемых ими в ходе аудита, могут быть разделены на следующие категории (в соответствии с Правилом (стандартом) аудита «Внутрифирменный контроль качества аудита»):

• руководители аудиторской организации;
• руководители аудиторских проверок;
• старшие аудиторы (руководители звеньев или групп);
• рядовые участники аудиторских проверок.

Руководитель аудиторской организации выполняет следующие функции:

• ведет переговоры с руководством экономического субъекта;
• назначает руководителя аудиторской проверки и комплектует бригаду специалистов для проведения аудита экономического субъекта;
• выражает мнение аудиторской организации о достоверности бухгалтерской отчетности проверенного экономического субъекта, отраженное в аудиторском заключении.

Руководитель аудиторской организации должен быть осведомлен о всех существенных причинах, обусловивших содержание выданного этой организацией аудиторского заключения.

Руководитель аудиторской организации — это, как правило, лицо, аттестованное на право осуществления аудиторской деятельности по одной из аудиторских специализаций.

Руководителем аудиторской проверки назначается сотрудник аудиторской организации, которому поручено проводить проверку и руководить персоналом, занятым в аудиторской проверке конкретного экономического субъекта. Руководитель аудиторской проверки подотчетен руководителю аудиторской организации.

Руководитель аудиторской проверки несет ответственность за:

• организацию и текущий контроль работы с конкретным экономическим субъектом;
• процедуру планирования работы (утверждает общий план и программу аудита);
• соответствие проводимого аудита и подготовленной по его результатам рабочей документации правилам (стандартам) аудиторской деятельности и внутрифирменным требованиям;
• доведение до сведения руководителя аудиторской организации основных результатов аудита, которые могут повлиять на содержание и выводы аудиторского заключения.

Руководителем аудиторской проверки может быть только лицо, аттестованное на право осуществления аудиторской деятельности по аудиторской специализации, соответствующей требованиям данного аудиторского задания.

Старший аудитор — это сотрудник аудиторской организации, которому поручено или может быть поручено в ходе данной аудиторской проверки руководить рядовыми участниками этой проверки. Старший аудитор подотчетен руководителю аудиторской проверки и по отношению к нему является исполнителем.

Старший аудитор несет ответственность за:

• подготовку, непосредственное осуществление и документальное оформление результатов аудиторских процедур;
• организацию и контроль работы подотчетных ему рядовых участников проверки.

Старшим аудитором может быть, как правило, лицо, аттестованное на право осуществления аудиторской деятельности по одной из аудиторских специализаций.

Рядовой участник аудиторской проверки — это сотрудник, подотчетный старшему аудитору или непосредственно руководителю проверки и по отношению к данным лицам являющийся исполнителем. К рядовым сотрудникам могут быть отнесены аудиторы, младшие аудиторы, ассистенты, стажеры и прочие специалисты, не являющиеся техническим персоналом, которым может быть доверена работа лишь под руководством старшего аудитора. Рядовые сотрудники аудита несут ответственность за выполнение обязанностей, порученных им в ходе осуществления аудита.

Аудиторские организации вправе установить другую структуру управления при условии, что такая структура будет обеспечивать надлежащее распределение ответственности сотрудников за качество аудита и достоверность его результатов.

Аудиторские организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, могут иметь упрощенную двухуровневую систему управления: руководитель аудиторской организации, как правило, являющийся и руководителем проверки, и подчиненные ему рядовые участники проверки.

Аудиторы, работающие самостоятельно в качестве индивидуального предпринимателя, несут ответственность за качество выполняемого аудита в соответствии с действующим законодательством.

Если аудиторы в своей работе прибегают к услугам помощников, они обязаны использовать организационную структуру, предназначенную для аудиторских организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства.

Отбор клиентов аудиторскими фирмами

Чтобы снизить риск неудачи аудиторской проверки, аудиторы и аудиторские фирмы должны иметь надежные критерии оценки потенциальных клиентов.

Неудачный, непродуманный выбор клиента может привести к значительным финансовым и моральным издержкам, нанести ущерб имиджу фирмы и аудитора. Особенно важно иметь продуманную систему отбора клиентов аудиторскими фирмами в период становления рынка в Российской Федерации, когда значительное количество коммерческих структур нарушает действующие правила ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.

Основными процедурами отбора клиентов аудиторскими фирмами являются следующие:

1. оценка характера отрасли;
2. оценка цели аудиторской проверки у данного клиента и возможного использования его результатов;
3. выяснение особенностей руководителей;
4. предварительная оценка потенциальной трудоемкости и сложности аудита, а также аудиторского риска;
5. оценка причины смены или смен аудиторов;
6. знакомство с оговорками прежних аудиторских заключений о результатах аудита;
7. выяснение характера и проблем взаимоотношений с налоговыми органами, банками, партнерами, акционерами и другими потребителями информации, финансовой отчетности потенциального клиента;
8. получение рекомендаций (например, от различных организаций, профессионалов и т.д.);
9. аналитическая проверка отчетности;
10. предварительное знакомство с состоянием бухгалтерского учета и отчетности, а также с текущими и предстоящими проблемами потенциального клиента;
11. оценка собственной способности аудиторской фирмы или аудитора к выполнению работы с точки зрения наличия соответствующего персонала, знания отрасли клиента и т.д.

Если результаты перечисленных или других процедур обнаруживают высокий риск аудита или задача оказывается слишком сложной и трудоемкой для аудитора, клиенту отказывается в обслуживании.

В аудиторской фирме должны регистрироваться все факты обращения клиентов.

Выбор аудиторских фирм экономическими субъектами

В настоящее время в Российской Федерации действует большое количество аудиторских фирм, и перед экономическими субъектами стоит проблема выбора. Самый простой способ выбрать аудиторскую фирму — довериться рекламе. Однако это и самый ненадежный способ, поскольку нет уверенности в качестве и надежности работы рекламируемой фирмы.

Часто экономические субъекты используют рекомендации деловых друзей, партнеров, знакомых или черпают информацию из специальной литературы, посещений семинаров, выставок и пр.

Основными критериями отбора аудиторских фирм являются:

• численность персонала и его опыт;
• оборот фирмы;
• наиболее крупные клиенты фирмы;
• уровень цен на услуги;
• возможные предоставляемые льготы;
• степень ответственности за качество аудита;
• наличие филиалов в регионах;
• продолжительность работы на рынке;
• наличие соответствующей лицензии;
• ассортимент предоставляемых услуг.

Численность персонала и оборот аудиторской фирмы можно установить, используя регулярно публикуемые в прессе рейтинги аудиторских фирм.

Поскольку в условиях рынка цена на услуги различна в разных фирмах, экономические субъекты имеют возможность выбора аудиторских фирм и по этому параметру.

Некоторые аудиторские фирмы предоставляют своим постоянным клиентам определенные льготы относительно цены, времени оказания услуги, предоставления конкретных аудиторов, а в своих рекламных буклетах (или используя другие формы оповещения) перечисляют наиболее известных своих клиентов для дополнительного подтверждения своего статуса, солидности и значимости на рынке аудиторских услуг. Эти факторы также следует учитывать при выборе аудиторов.

Важный критерий выбора аудиторской фирмы — степень ответственности за качество своей работы, которую аудиторская фирма готова нести в соответствии с договором на проведение аудита (диапазон ответственности, которую согласна взять на себя аудиторская фирма по договору на аудит, очень широк). Наличие филиалов в регионах может быть лишь вспомогательным критерием в тех случаях, когда это важно для экономического субъекта.

Продолжительность работы на рынке аудиторских услуг — критерий, свидетельствующий об имеющемся опыте.

Конечно, экономическому субъекту следует убедиться в том, что аудиторская фирма имеет непросроченную лицензию на соответствующий вид услуг.

Чем шире ассортимент услуг, которые предоставляет аудиторская фирма, тем это удобнее экономическому субъекту, так как при необходимости в одной и той же фирме он может получить исчерпывающую информацию, необходимую для решения той или иной проблемы.

При проведении конкурса на выбор аудиторской организации правила такого выбора определяются условиями конкурса. Условия конкурса могут быть индивидуальными либо типовыми, утверждаемыми государственными органами (например, при проведении аудита организаций, в уставном капитале которых есть доля госсобственности).