Аспекты организации документооборота в банках Республики Беларусь

При оформлении банковских операций используются формы первичных учетных документов, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь[1]. При оформлении операций по другим видам деятельности применяются типовые формы документов, которые утверждены Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство над бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. Первичные учетные документы, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, подразделяются на:

расчетные документы. Расчетными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов. К ним относятся платежное поручение, платежное требование, платежный ордер;
кассовые документы. Кассовые документы используются при оформлении операций, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка по кассовой работе;
мемориальные ордера. Мемориальные ордера применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете внутрибанковских операций;
внебалансовые ордера. Внебалансовыми ордерами (приходными или расходными) оформляются операции по внебалансовым счетам.

Все операции по расчетным и (или) кассовым документам клиентов, поступившим в течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день[2]. Оплата всех расчетных и (или) кассовых документов с текущих (расчетных) счетов производится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня с соблюдением очередности платежей, установленной законодательством. Порядок использования денежных средств, поступивших на текущие (расчетные) счета в течение операционного дня, определяется банком и клиентом в договоре текущего (расчетного) банковского счета с учетом требований законодательства.

Для организации работы в течение операционного дня в банке устанавливается график документооборота, предусматривающий интервалы движения бухгалтерских документов. Порядок формирования, сверки и хранения бухгалтерских документов определяется банком с учетом требований законодательства.

Данные бухгалтерских документов, послужившие основанием для совершения записей по счетам бухгалтерского учета, за каждый операционный день сверяются с данными ежедневного баланса не позднее следующего операционного дня. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому балансовому и внебалансовому счету. Сформированные и сверенные с ежедневным балансом документы передаются для хранения. По бухгалтерским документам, хранящимся в электронном виде, составляются справки о суммах и количестве таких документов по форме, утвержденной банком.

Бухгалтерские документы, послужившие основанием для совершения записей по счетам бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета, книга (книги) регистрации открытых и (или) закрытых лицевых счетов, отчетность хранятся в течение сроков, установленных законодательством.

Правильная организация документооборота имеет большое значение. Она обеспечивает равномерную нагрузку учетно-операционного аппарата, создает нормальный режим его рабочего дня, содействует повышению производительности труда. Правильно организованный документооборот дает возможность выполнить работы вкороткие сроки, осуществлять эффективный контроль заправильностью операций. Вопросы совершенствования документооборота приобретают особое значение вновых рыночных условиях хозяйствования.

Литература

1. Банковский кодекс Республики Беларусь: принят Палатой представителей 3 октября 2000 г.: одобр. Советом Республики 12 октября. 2000 г., №441-3: в ред. Закона Республики Беларусь от 15.07.2008 г.

2. Инструкция об организации ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в Национальном банке Республики Беларусь, банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь: утв. Правлением Нац. банка Республики Беларусь от 12.12.2013 № 728