Алгоритм оценки влияния новых знаний на общие показатели деятельности компании

Эти сферы можно условно обозначить:

1. «Результативность». К росту результативности подчиненных, подразделений, или организации можно отнести такие показатели как снижение использования материалов, уменьшение часов или числа персонала при выполнении тех же объемов работы (повышение производительности), или увеличение выпуска при той же численности и временных затратах, снижение затрат. Можно найти эти данные в отделе «Финансов», «Закупок», «Выплат и компенсаций». Периодически обращаясь к этим данным и сопоставляя их с проведенным обучением, можно показать наиболее ценные результаты обучения.

2. Сплоченность коллектива. Рабочий коллектив может функционировать как эффективно так и не эффективно. Эффективная и сплоченная группа (команда) будет помогать друг другу, поддерживать в случае необходимости и в целом представляет более продуктивную рабочую среду. Это трансформируется в снижение переработок (затрат времени), снижение затрат на обучение (команда обучает своих членов), снижение усилий при осуществлении руководства, а так же увеличивает удовлетворенность работников. Эту информацию можно добыть в отделах «Персонала», «Обучения», «Выплат и компенсаций».

3. Обслуживание клиентов. Уровень удовлетворенности потребителей качеством сервиса, услуг или продукта оказывает самое непосредственное влияние на все финансовые показатели и результаты работы компании. Данные по обслуживанию потребителей можно получить из нескольких источников: «Отдел по работе с потребителями», из периодически повторяющихся опросов об уровне удовлетворенности клиентов

4. Общение в деловой среде. Культура делового общения и взаимодействие является одним из наиболее неуловимых и в то же время важных факторов для успешного функционирования организации. Хороший уровень означает меньшее количество жалоб со стороны работников, меньшее количество взаимных обид и претензий. Наряду с улучшениями в командной работе хорошее общение может привести к снижению текучести кадров, что в свою очередь снизит затраты на найм и обучение новых сотрудников, уменьшит потери из-за снижения выпуска вследствие незаполненных вакансий. Эти данные можно получить в отделе «Персонала» или отделе «Обучения», но так же в «Финансовом» отделе и «Администрации».

5. Функциональная гибкость. Этот аспект отражает желание и возможность работников выполнять разнообразные задания, при этом не всегда связанных с их собственной узкой специализацией. При отсутствии «гибкости» любой сотрудник, являющийся потребителем услуг другого подразделения или работника, может ожидать обслуживания, пока один чересчур загруженный в данный момент человек не может справиться с работой, а другие четверо сидят и наблюдают за этим. Вполне возможно, что помощь в этом случае не входит в их работу. Но с увеличением гибкости работники не только в состоянии выполнить и другие роли, но и хотят это сделать. Это увеличивает удовлетворенность потребителей, уменьшает время обслуживания как внешних, так и внутренних клиентов, сокращает штат. Опросы потребителей, отдел «Персонала», «Финансовый» отдел, «Производственный» отделы могут предоставить эти данные.

6. Больничные и опоздания. Вполне разумно предположить, что отношение работников к их рабочей среде, уровню руководства и организации, оказывает влияние на число больничных и опозданий. Эти категории информации доступны в отделе «Персонала», «Бухгалтерии» или службы «Производства».

В зависимости от того, какие данные и информацию удалось собрать можно использовать методику подсчета финансовых показателей (Чистая приведенная стоимость- NPV), о которой говорилось выше или алгоритм, основанный на последовательности экспертных оценок - «Алгоритм оценки влияния новых знаний на общие показатели деятельности компании».

Цель предлагаемого алгоритма заключается в том, чтобы зафиксировать и показать результаты использования новых знаний через экспертные процедуры выявления успешных случаев применения знаний и определения позитивного влияния на бизнес. Применение экспертных технологий в этом случае правомерно, поскольку только человек может применить полученные знания и навыки, а так же измерить и оценить изменения в работе. Кроме этого, оценка эффективности инвестиций в обучение затрагивает сферу деятельности социальной подсистемы, где причинно-следственные связи не так очевидны, и относится к слабо структурированным задачам принятия решения[3].

В дальнейшем алгоритм построения состоит из следующих шагов (рис.1).

Рис.5. Алгоритм оценки влияния новых знаний на деятельность компании (организации)

Шаг 1: Предварительный опрос. Короткий опрос, проводится через 1–3 месяца после обучения, результаты присылаются в консультационный центр, где и обрабатываются. В небольших группах обучаемых (до 20 человек) опрашиваются все, прошедшие обучение. Независимо от сути обучения необходимо включить вопросы: 1) «Оцените, как вы используете знания и навыки, полученные на (название программы)» и 2) «Оцените позитивное влияние прошедшего обучения на вашу работу (с клиентами, сотрудниками)» по шкале от 1 (никак не повлияло) до 5 (обучение сильно повлияло).

Шаг 3. Собеседование. Собеседование (интервью) проводится с отобранными людьми: а) Интервью с «успешными случаями». С каждым из отобранных участников проводится 15–20 минутное собеседование, в котором выясняется: как они применяют полученные знания; почему они это делают; должны ли применять эти навыки другие сотрудники и почему; почему это оказывает положительное влияние на деятельность компании в целом. б)Интервью с руководителем. Они проводятся для того чтобы подтвердить, действительно ли существует связь между выявленными изменениями в поведении прошедших обучение и положительным эффектом в какой-либо из сфер. в) Интервью с «неуспешными случаями», т.е. с 5–10 участниками с наиболее низкими оценками, полученными на предыдущем шаге, помогают организаторам понять, почему обучение оказало такое несущественное влияние на бизнес.

Шаг 4. Профиль влияния новых знаний.

Профиль влияния новых знаний — отчет по специальной форме (табл.1 ), где дается описание и анализ как случаев успешного влияния на бизнес, так и отсутствия положительных изменений, приводится анализ причин, незначительного положительного влияния на бизнес и даются рекомендации, касающиеся последних. Оценивается общий совокупный эффект новых знаний и целесообразность обучения, указывается, что надо изменить в этом процессе, а так же в самой организации, чтобы его повысить.

Таблица 1

Профиль влияния новых знаний (фрагмент)

Профиль влияния новых знаний по программе «Базовые навыки управления» проведенной в (……) для менеджеров компании...

I. Случаи успешного применения знаний

1.«При проведении совещаний используем формат «эффективного совещания», навыки его подготовки и проведения

2………………..

3………………..

Анализ последствий

1.Время проведения еженедельных совещаний ведущих руководителей сократилось в среднем с 3.5 до 1,5 - 2-х часов. На совещаниях присутствуют 11 человек, стоимость 1 часа которых составляет от 1100 до 2000 рублей (без учета ежегодного вознаграждения). Еженедельная экономия от сберегаемого времени только по этому виду совещаний составляет 18 050 – 44 000 рублей.

Рекомендации

1.Продолжать программу, расширив модуль «Эффективное совещание» для руководителей, в обязанности которых входит проведение регулярных совещаний.

II. Случаи отсутствия применения навыков

1«Я не понимаю, для чего меня послали на это обучение, по работе мне это не надо»

2 «Я не применяю ничего из того, чему меня учили, потому что считаю, что и так справляюсь со своей работой»

3………………………….

Анализ причин

1 Развитие данных компетенций не связано с должностными обязанностями и карьерным ростом данного человека

2. Отсутствуют индивидуальные установки на развитие и достижения. Данный человек никогда не применяет знания и навыки, полученные на обучении.

3. …………………………

Рекомендации

1.Более внимательно подходить к формированию учебных групп

2.При минимальной стоимости 2-х дневной выездной программы обучения 20 000 рублей/ человека, выявление и исключение людей, которые не хотят использовать результаты обучения, из плана обучения, существенно сэкономит средства компании.

3. …………………………….

III.Общие выводы: 1) Наибольший позитивный эффект в результате проведения программы «Базовые навыки управления» отмечается в следующих сферах: «Эффективность работы», « Сохранение работников», «Общение и взаимодействие», «Гибкость».

2) Причины, по которым навыки не используются или не оказывают позитивного влияния на бизнес, следующие:

5% людей направляются на обучение не зависимо от его полезности для их работы, связи с обязанностями и пр. При формировании групп учитывать результаты диагностики потребностей в обучении.

у 5 % руководитель не проявляет интереса, не демонстрирует сам и не поддерживает использование полученных навыков. - Вовлекать руководителей в процесс организации обучения и оценки его эффективности. При составлении планов, учитывать порядок прохождения обучения, начиная с людей, занимающих более высокие позиции в компании.

15 % прошедших обучение людей не собираются применять полученные навыки и знания. – Выявлять и исключать таких людей из планов обучения, что существенно сэкономит средства компании, выделяемые на обучение.

Анализ случаев успешного влияния генерации знаний на деятельность компании можно представить графически (рис.2), цифры на графике представляют частоту различных форм проявления позитивного эффекта, где Э1—«Результативность» (экономия времени, увеличение выпуска, снижение затрат); Э2— «Сохранение работников» (снижение текучести); Э3— «Больничные и опоздания»; Э4—«Сплоченность коллектива» (взаимная помощь, поддержка); Э5— «Функциональная гибкость» (желание и возможность работников выполнять разнообразные задания, расширение обязанностей); Э6— «Общение в деловой среде» (навыки эффективного делового взаимодействия между руководителем и подчиненными, разными службами и пр.); Э7— «Обслуживание клиентов» (удовлетворенность потребителей).

Рис. 2. Профиль влияния новых знаний (обучения) на деятельность компании

Обобщая вышеизложенное, необходимо отметить, что

независимо от характера программ обучения, их содержания, все они должны оцениваться, по финансовым или нефинансовым показателям, что позволяет осуществлять мониторинг и вносить изменения;
надо учитывать, что строго формализованный количественный анализ имеет свои пределы, за которыми могут быть утрачены качество, глубина и полнота осмысления действительности;
использование «Алгоритма оценки влияния новых знаний на деятельность компании (организации)» позволяет дать адекватную оценку применения полученных знаний в работе,
получаемая в этом случае информация позволяет сделать более глубокие выводы о соответствии целей обучения реальным потребностям,
а так же об общем состоянии использования и управления трудовыми ресурсами.

Литература

1. Манжарова Д.М. Как получить пользу от тренинга? http://hrm.ru/kak-poluchit-polzu-ot-treninga

2. Аксенова О.А. Организация корпоративной системы обучения. Проблемы повышения квалификации кадров и инвестиций в человеческий капитал. – СПб.: Изд-во Политехнического университета, 2005.- 268 с.

3. Аксенова О.А., Федотов А.В. Выявление экспертных знаний при решении слабоструктуризованных задач управления организацией//Научно–технические ведомости Санкт-Петербургского технического университета.-2004. –№2. –с.186-192