Чан Нгок Чанг

Информационные технологии учета товарных запасов Вьетнама

В настоящее время информационные технологии применяются в большинстве областей социальной экономики, воздействуют повсеместно на все сферы деятельности человека и общества. Информационные технологии уменьшают трудоемкость бухгалтерского учета, повышают эффективность управления организацией, поскольку они не делают работу вместо человека, а создают большие возможности, чтобы помочь людям развивать свой потенциал для выполнения  работ лучше и эффективнее.

Учет запасов в организациях Вьетнама является частью бухгалтерского учета, имеющей большой объем операций, сложность, разнообразие во всем процессе бухгалтерского учета. Поэтому осуществление компьютеризации этого раздела учета имеет очень большое значение и  решает значительное количество задач, повышая роль бухгалтерского учета в организации.

Применение информационных технологий в бухгалтерском учете запасов способствует максимальному удовлетворению требованиям управления, предъявляемых к работе бухгалтерии:

- осуществлять контроль, управление товарными запасами организации в любой месте, по каждой области, каждой группе, каждого ассортимента, не нарушая принципа эффективности бухгалтерского учета;

- предоставлять своевременно и точно данные о положении и стабильности запасов по количеству и стоимости для удовлетворения требований управления запасов;

- планировать необходимый резерв товаров, для наиболее эффективного использования капитала организации, а также рассчитывать операционный цикл запасов на оптимальном уровне, ограничивая иммобилизацию оборотных средств организации, а также прерывание процесса продажи в связи с отсутствием запасов;

- предоставлять подробные и своевременные данные для проверки и контроля колебания товаров по каждому месту, каждому ассортименту и каждому этапу в процессе движения товаров от момента покупки до момента ввоза в склад, вывоза из склада.

Признавая необходимость компьютеризации бухгалтерского учета в целях повышения роли бухгалтерского учета в принятии управленческих решений, предоставлении информации, проверке и контроли всех видов экономической финансовой деятельности, организации постепенно переходят на автоматизацию бухгалтерского учета.  Однако этот процесс идет очень медленно, нами выявлены следующие проблемы, которые требуют решения: 

- при применении средств информационных технологий для расчета продажной стоимости  товаров при  оприходовании товарных запасов  сразу определяют его продажную стоимость несколькими методами. Однако данная информация несвоевременна, поскольку при оприходования товара необходимо определить его фактическую себестоимость по количеству и цене. А продажная стоимость должна определяться при продаже товара.

Исходя из выявленных недостатков, рекомендуем в целях  улучшения качества бухгалтерского учета запасов, следующие мероприятия (рис. 1).

Рис. 1 – Рекомендации по совершенствованию информационных технологий по учету товарных запасов

Чтобы уменьшить трудоемкость работы, а также воспользоваться преимуществом компьютерной обработки данных, обеспечивая быстрое составление и обновление данных по движению товаров организации в любое время, в любом месте, рекомендуем объединять составление и обновление приходно-расходных регистров по товарным запасам.

На основании возникающих операций прихода и расхода товарных запасов, бухгалтер может составлять документы в автоматическом режиме на отдельных файлах. После составления документы печатаются и  проверяются, при наличии ошибок, они исправляются и заново вводятся в программу. Когда документы обеспечат полноту и достоверность информации, они передаются для обработки, систематизации и предоставления пользователям. Хранятся регистры, как на бумажных носителях, так и в автоматическом режиме.

Рис. 2 – Предложенная схема документооборота по учету товарных запасов

В условиях информационных технологий может быть использован любой метод учета стоимости товарных запасов, но в целях развития эффективности информационных технологий рекомендуется применение определенного метода учета списания стоимости запасов по отдельным группам товарных запасов. Организации могут использовать три метода списания стоимости  товарных запасов: предыдущий ввоз – предыдущий вывоз, именная фактическая цена, средневзвешенная цена.

При использовании метода «предыдущий ввоз – предыдущий вывоз» кроме количества и стоимости единицы товарных запасов в файлах должна храниться информация о каждом ввоза для каждого ассортимента, который кодируется по дате ввоза, коду товара, количеству, ввозимой цене и складу.

При использовании метода «именная цена» в файлах должна храниться информация по каждой группе товаров  по количеству и стоимости единицы.

Наиболее просто учитывать стоимость выбытия товарных запасов по методу «средневзвешенная цена». В этом случае составляется формула расчета средней цены  на основе данных остатков товарных запасов на начало периода, поступления товарных запасов в количественно-суммовой оценке.

Целесообразно на наш взгляд использовать программу excel, в которой отразить все первичные документы по приходу и расходу товарных запасов, а также определять стоимость списания и остаток на конец периода.

В развитых странах в целях автоматизации бухгалтерского учета применяются специально разработанные бухгалтерские программы. Негосударственная Ассоциация Бухгалтеров Вьетнама рекомендовала приложение «1C:KẾTOÁN8» к использованию на малых и средних предприятиях.

Однако, в условиях Вьетнама для малого и среднего бизнеса приобретать специальную бухгалтерскую программу не эффективно. Кроме того профессиональный уровень работников бухгалтерского учета довольно низкий. Приобретение компьютера для организации уже является большим достижением. Значительное количество организаций и предпринимателей ведут бухгалтерский учет вручную.

Крупные компании могут позволить себе приобрести довольно дорогие бухгалтерские программы, как правило, 1с. По результатам отзывов первых пользователей, по объему предоставляемой функциональности приложение «1C:KẾTOÁN8» не имеет аналогов на вьетнамском рынке массовых программ для бухгалтерии.