Роль коммуникативного взаимодействия в формировании деловой среды организации

Бугаев А.Е.

Роль коммуникативного взаимодействия в формировании деловой среды организации

Роль коммуникативного взаимодействия в формировании деловой среды организации.

В процессе формирования внутренней деловой среды играет большую роль коммуникативное взаимодействие. Коммуникации представляют собой один из дискуссионных процессов в области управления. Термин «коммуникация» свободно используется в современном обществе. Он происходит от латинского «communis», означающего «общее», - передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Исходя из этого, коммуникация может быть определена как способ передачи не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. В дальнейшем мы будем определять коммуникации как процесс передачи сообщения от источника к получателю, с целью изменения его поведения.

Коммуникации определяют взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией, передачи сведений между двумя субъектами или в группе субъектов. Организационные коммуникации – это процесс, предоставляющий руководителю развитую систему доступа к информации и передачи её большому количеству людей внутри организации и отдельным субъектам и институтам за её пределами. Они служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяют получать необходимую информацию. Организации без коммуникации не существует. В отсутствии коммуникации сотрудники не имеют информации о том, что делают коллеги, менеджмент не получает важные данные, отражающие текущее положение дел, а руководитель не в состоянии отдавать соответствующие указания. Следовательно, невозможными оказываются координация различных видов деятельности и сотрудничества работников. На практике коммуникации являются основным необходимым условием достижения организацией основных стратегических целей.

Для эффективной организации труда, для управления совместной деятельностью имеет большое значение все связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Многое зависит от организации, построения коммуникативной структуры, коммуникативной связи, организации. Руководителю для достижения определенной цели, требуется возможность эффективного обмена информацией, то есть коммуникации. Следует отметить, что коммуникация и информация являются различными, но в то же время связанными между собой понятиями. Коммуникация включает в себя и то, «что» передается, и то, как это «что» передается. В российских условиях процессы коммуникации, являющиеся жизненно важными, связующими звеньями между руководителями и подчиненными, руководителями одного уровня, внешним окружением часто нарушаются. В повседневной деятельности руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников, и это требование в российских не всегда соблюдается. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений, эти два вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям принимать решения по выбору наиболее лучшего направления для достижения поставленных целей и эффективно выполнять свою работу.

Коммуникации как вид деятельности являются наиболее важной составляющей эффективного управления и в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия. В российских условиях необходимо, чтобы цели коммуникации, заключающиеся в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленной информации реализовались, ибо достаточно часто возникает ситуация, когда с точки зрения руководителя организации и с точки зрения сотрудника цели коммуникации могут иметь существенные различия.

С точки зрения руководителя

С точки зрения сотрудника

Побудить новых сотрудников к выполнению каких-либо ролей, соблюдения норм и обычаев.

Предоставить развлечения для сотрудников, отвлечь их внимание от жизненных проблем.

Добиться сплоченности коллектива, завоевать сторонников и установить контроль над поведением сотрудников.

Проверить достоверность информации о возможностях и опасностях внешней среды.

Приобрести навыки, необходимые для благополучной жизни в обществе.

Получить удовлетворение от работы и избежать реальных проблем в жизни.

Осуществление коммуникаций в российских организациях должно приводить к выполнению и реализации следующих функций коммуникации, из которых ни одна не имеет приоритета над другой:

1. информативная, определяет передачу истинных или ложных сведений и играет определенную роль в процессе принятия решений, предоставляя необходимую информацию, для их реализации и идентификации, а также принятию альтернативных решений;

2. мотивационная, побуждает сотрудников к исполнению и улучшению работы, используя управление поведением, убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

3. контрольная, отслеживает поведение работников различными способами на основе подчиненности и формальной соподчиненности;

4. экспрессивная, способствует эмоциональному выражению чувств, переживанию, отношению к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Различные виды коммуникации выполняет разные функции в развитии внутренней деловой среды, её взаимодействие с внешней, что показывает их классификация (рис.1):

1. по характеру восприятия информации:

а) прямые (целевые), в которых цель сообщения заложена в его тексте;

б) косвенные, в которых цель просматривается «между строк»;

в) смешанные.

2. по масштабу:

а) между организацией, внешней и внутренней средой, информационное взаимодействие осуществляется:

- с внешней средой: через СМИ, потребителей, органами государственного регулирования, политическими группами, поставщиками и т.д.,

- с внутренней средой: через собрания, обсуждения, отчеты, доклады, телефонные переговоры и т.д., как правило являются реакцией на воздействие внешней среды.

б) между уровнями управления и подразделениями, основу процесса составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры: подразделениями, должностями, отдельными лицами. Осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п. По содержанию такое взаимодействие может быть:

- информационным,

- административным,

- техническим.

3. по эффективности:

а) эффективные, способствующие повышению показателей деятельности организации и удовлетворенности работников трудовым процессом, формированию чувства сопричастности к работе организации;

б) неэффективные, проявляющиеся при наличии проблем в организации, если у сотрудников отсутствует возможность обмениваться информацией, то они не смогут эффективно работать вместе и реализовывать поставленные перед ними цели.

Эффективные коммуникации являются одними из главных условий успешной работы любой организации, а эффективность управления персоналом напрямую зависит от эффективности коммуникационных процессов, происходящих в организации.

Коммуникации в организации представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как процессы, состоящие из ряда стадий и этапов, позволяющих эффективно осуществлять процесс обмена информацией, в котором можно выделить четыре базовых элемента:

- отправитель – лицо собирающее и отправляющее информацию;

- получатель – лицо, которому предназначается информация, для восприятия и понимания;

- сообщение – это сущность информации, передающееся устно или закодировано с помощью символов;

- канал – средство передачи информации.

Для формирования внутренней деловой среды организации необходимо совершенствовать как каналы передачи информации. Так и коммуникативную структуру, под которой понимается совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие. Она может быть глобальной и охватывать организацию в целом или локальной, если относится только к одной её части. Осуществление взаимодействия только через одно какое-либо центральное звено означает. Что коммуникационная структура является централизованной, а само звено выступает в качестве основного источника коммуникаций, имеющих форму вертикальных связей. В то же время структура коммуникации может быть полицентричной, предлагающих наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая её часть минует центральное звено. Наличие в коммуникационной структуре параллельных или пересекающихся каналов свидетельствует о её сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится в условиях тех или иных сбоев или неполадок в ней.

Коммуникационный процесс позволяет обеспечить прямую и обратную связь между управляющей системой и управляемой. Традиционно, для описания прямой связи выделяют следующие этапы:

1. Этап посылки. Начинается с идентификации субъекта и формулирования смысла и значения коммуникации. Это очень важный этап, так как именно он определяет эффективность коммуникации. Непродуманное сообщение препятствует достижению понимания. Сообщение проходит через трансформацию передаваемого значение в послание или сигнал, включая выбор носителя информации или системы обозначения. Носители организуются в определенную форму, в результате формируется послание, содержащее данные с определенным значением, которое должно быть получено с полным пониманием заложенного значения.

2. Этап передачи сообщения. Предполагает поступление послания через передатчик в передающий канал. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние окружающей среды, человек. После определения формы сообщения необходимо выбрать соответствующий способ его передачи, учитывая фактор времени, возможность помех, искажения информации с целью повышения эффективности коммуникации. Отправитель сам выбирает наиболее оптимальный способ передачи информации. В качестве каналов связи могут использоваться сама окружающая среда, технические устройства и приспособления. Важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения. Желательно использовать определенное сочетание средств передачи информации, то есть несколько каналов. Одновременное использование средств устной и письменной коммуникации делает эффективнее коммуникационный процесс по сравнению с применением только письменных сообщений.

3. Этап получения сообщения. Он заключается не только в фиксации получения послания, но и значительной степени в его понимании.

Обратная связь осуществляется путем обмена ролями участников процесса коммуникации, при этом весь цикл повторяется, но в обратном направлении. Возникающая обратная связь замыкает получающийся коммуникативный контур и дает возможность узнать об успешной доставке сообщения, степени понимания восприятия. Путем обратной связи повышается эффективность коммуникационного процесса и его динамика.

При получении сообщения возможно искажение информации, возникающее либо в физическом окружении, либо в сфере эмоций человека, что ухудшает состояние внутренней деловой среды организации. Возникающие коммуникационные барьеры необходимо ликвидировать. Наиболее часто имеет место три типа коммуникационных барьеров:

1. личностные, порождаются человеческими эмоциями, различием в образовании, социально-экономическом статусе, а также в результате психологической несовместимости;

2. физические, представляют собой коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникации (шумная окружающая обстановка, помехи, энергичная жестикуляция и др.);

3. семантические, означают различные значения, приписываемые различными людьми одним и тем же символам 9последовательностям символов).

При осуществлении коммуникационного процесса представляется важным учет возможных последствий проявления каждого из вышеописанных барьеров, для последующего устранения негативного воздействия искажающего получаемую информацию. Возникающие коммуникационные проблемы организации напрямую связаны с коммуникационными потребностями организации и могут решаться благодаря четкой коммуникационной политике, включающей в себя постановку целей коммуникации, поиска путей их достижения, планирования и реализации. Для успешного осуществления коммуникативной политики необходимо кроме технологических разработок создать подразделение, включающее в себя аналитико-прогностическую группу, группу по связям с общественностью и социологическую группу, что позволит организации развивать важный элемент внутренней деловой среды, это предполагает:

1. проведение мониторинга коммуникационных проблем;

2. реализацию выбора цели, ориентируясь на специализированную аудиторию;

3. обеспечение высокого уровня обратной связи для повышения эффективности коммуникационного процесса.

Выявление проблемы начинают решаться со сбора информации о внутренней и внешней деловой среде организации. Информация о людях, структуре, технологиях, целях и задачах дает представление о состоянии её внутренней деловой среды, из внешней деловой среды извлекаются данные об экономической, политической, социально-культурной ситуациях, о состоянии взаимосвязей с ключевыми контактными аудиториями. Далее вся информация анализируется, выявляются критические факторы, как во внешней деловой среде, так и во внутренней, на основе анализа вырабатываются рекомендации, определяющие коммуникационную политику организации.

Таким образом, коммуникационная политика организации осуществляется по двум направлениям: внутреннему и внешнему. Одна из задач внутренней коммуникационной политики – развитие и совершенствование внутренней деловой среды – связана с разработкой и пропагандой философии организации, формирование организационных ценностей, образцов поведения, организационного климата, корпоративного культуры. Внешняя коммуникационная политика связана с внешней деловой средой и определяет стратегические цели организации, связанные с контактами организации с финансовыми рынками, рынком труда, потребительским рынком, а также со структурами власти, влиятельными партийными движениями, СМИ и т.д. Таким образом, коммуникационная политика способствует формированию и развитию внутренней деловой среды организации, адекватной современной рыночной экономике.

Библиографический список

Белоусов А.Р. Сценарии экономического развития России на пятнадцатилетнюю перспективу/ А.Р. Белоусов // Проблемы прогнозирования 2006 .

Блинов А.О. Внедрение системы управления по целям в российских условиях/ А.О. Блинов // Проблемы теории и практики управления. 2004.

Виханский О.С. Стратегическое управлении: учебник/ О.С. Виханский // Изд. З-е, М.: Изд-во МГУ, 2005.