Амедиева Эльвина Аблязовна РВУЗ «Крымский инженерно-педагогический университет»

Особенности автоматизации учета и аудита расчетов по оплате труда

Постановка проблемы. Важной задачей для каждого предприятия, организации, учреждения являются своевременное и правильное начисление и выплата заработной платы. В настоящее время активно внедряются автоматизированные системы (АС) учета любого вида деятельности, и именно это открывает новые направления и пути решения поставленной задачи.

Целью статьи является освещение методики и организации учета и аудита расчетов по оплате труда в условиях использования автоматизированных систем.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи: определить информационную модель организации автоматизированных рабочих мест по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы; осветить основные способы выплаты заработной платы в условиях использования автоматизированных систем учета; описать разработку оптимальных систем автоматизации расчетов начислений на фонд оплаты труда; раскрыть процедуры аудита в бюджетном учреждении.

На рынке программных продуктов есть много специальных бухгалтерских программ, которые значительно упрощают ведение бухгалтерского учета: «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Дебет+», «Fin Expert», «Lady Fin», «Финансы без проблем», «Турбобухгалтер» и др. [18].

Автоматизация обработки учетной и контрольной информации на предприятиях охватывает весь комплекс задач по синтетическому и аналитическому учету, контролю и аудиту. Предпосылкой этому является организация централизованной базы данных и распределенных баз данных на местах обработки информации. Для реализации задач учета, контроля, анализа и аудита создается информационная база с использованием трехкатегорийных автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера.

Рассмотрим информационную модель организации АРМ по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы [16].

На АРМ бухгалтера I категории (цеха, отделы, участки) осуществляется ввод первичных данных, расчет и выдача информации на экран и печатающее устройство машинных документов по структурным подразделениям.

На АРМ бухгалтера II категории (бухгалтерия) создается необходимая информационная база данных на рабочем месте бухгалтера по учету труда и заработной платы, в которой объединяются все данные, поступающие с АРМ бухгалтера I категории структурных подразделений.

Учет расчетов по оплате труда ставит перед бухгалтером сложную и важную задачу, которая состоит в правильности и своевременности расчетов с бюджетом, а также по социальному страхованию. В результате исследования и определения оптимальных путей решения этой проблемы было установлено, что наилучшим способом для быстрого и надежного расчета сумм начислений в фонды социального страхования является автоматизация этого процесса с помощью современных компьютерных технологий [5].

Автоматизированная система расчета начисления на фонд заработной платы в фонд социального страхования, полностью учитывает все особенности расчета начислений в фонды социального страхования. В данной информационной системе формируется фонд оплаты труда для каждого работника, автоматически рассчитывается скорректированный фонд оплаты труда, из которого осуществляются начисления; система позволяет увидеть процентную ставку вида начисления на любую дату, а поэтому существует возможность переформировать начисления за любой прошлый период, предусматривает формирование изменения процентной ставки с какой-либо даты.

В соответствии с действующим законодательством существуют 2 основных способа выплаты заработной платы: через кассу и на платежные карточки.

Автоматизация выплаты через кассу состоит из 4-х этапов: формирование платежных форм ведомостей; введение электронных форм платежных ведомостей; формирование регистра ведомостей, по которому заработная плата была выплачена не полностью; введение ведомостей депонирования [6].

Способ выплаты заработной платы на карточные счета наиболее удобный для работников и имеет стремительное распространение. Для работника удобство такого способа состоит в независимости от его текущего местонахождения или состояния здоровья, при этом не нарушается производственный процесс, поскольку все выплаты зачисляются на карточные счета автоматически согласно поручению бухгалтерии. Для предприятия нет потребности в бухгалтере-кассире и в депонировании невыплаченной заработной платы, предприятие не несет затрат по охране кассового помещения и доставки денежной наличности.

Основная задача контроля оплаты труда – проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержания из нее и правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда.

Учитывая современные тенденции учета, требуются изменения в системе аудита. Поскольку аудит идет в ногу с учетом, то и его не обошла компьютеризация и автоматизация. Прежде всего, аудитор должен проверить, является ли программа, которая используется предприятием, лицензированной, инсталлированной и опробованной фирмой-разработчиком или специальной уполномоченной фирмой. В противном случае аудитор должен предотвратить дальнейшее использование этой программы в учреждении, организации.

Проводя аудиторскую проверку в учреждении, организации, где используется программа «1С: Бухгалтерия», аудитор, в основном, обращает внимание на правильность ведения начальных остатков, правильность введения данных в компьютер, соответствие между отдельными документами, правильность формирования отчетов, наличие бумажных аналогов к электронным документам и др.

Особое внимание аудитор обращает на правильность введения начальных данных в компьютер, т.е. заполнение электронных первичных документов и их распечатку.

Прежде всего, основой правильного ведения бухгалтерского учета является составление правильных проводок. Программа «1С: Бухгалтерия» дает возможность аудитору быстро проверить правильность наличия проводок. Для этого в программе встроен такой механизм как «Корректные проводки». Корректные проводки предназначены для контроля за правильностью заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета. Все, что необходимо аудитору, – это пересмотреть перечень корректных проводок, которые уже внесены в компьютер. Для этого следует воспользоваться командой операции – корректные проводки или соответствующей клавишей панели инструментов. Если все корректные проводки введены правильно, то все проводки, которые относятся к типовым операциям, сформированы также правильно.

Выводы. Автоматизация рассмотренных способов выплаты заработной платы значительно облегчает работу бухгалтера, поскольку позволяет сэкономить время и заняться аналитической работой, поэтому многие предприятия внедряют автоматизированные системы учета заработной платы.

Осуществление учета заработной платы по нормам и отклонениям при нормативном методе дает возможность контролировать на АРМ бухгалтера использование фонда заработной платы, обоснованно разрабатывать организационно-технические мероприятия, направленные на повышение эффективности производства.

Сначала компьютеры использовались только как вычислительная техника, но со временем количество операций, которые исполнялись с помощью компьютера, увеличивались, и большинство организаций и учреждений без использования компьютера не исполняют ни одной финансовой операции.

Из всех программ самой популярной и расширенной является «1С: Бухгалтерия», которая полностью приспособлена для ведения бухгалтерского учета бюджетных организаций и учреждений в Украине.

Литература: Мельник Т. Электронный документооборот и электронная подпись // Бухгалтерский учет и аудит. – 2008. – № 7. – С. 47–53. Муравской В. Документирование в условиях полной автоматизации учета // Бухгалтерский учет и аудит. – 2008. – № 5. – С. 48–52. Гончаренко Л. Пенсионные отчеты через электронную почту: будущее становится реальностью // Все о бухгалтерском учете. – 2007. – № 83. – С. 7–8. Порядок проведения органами Государственной контрольно-ревизионной службы аудита финансовой и хозяйственной деятельности бюджетных учреждений в государственном секторе утвержденный Кабинетом Министров Украины от 31 декабря 224 г. Домбровский В. Разработка оптимальных систем автоматизации расчетов начислений на фонд оплаты труда // Бухгалтерский учет и аудит. – 2005. – № 10. – С. 30–54. Домбровский В. Автоматизация выплат заработной платы: методические и практические подходы // Бухгалтерский учет и аудит. – 2006. – № 6. – С. 52 – 55 Онишко С. Особенности реформирования автоматизированной политики // Баланс-Бюджет. - 2007.– № 4. – 21 -25 Безродная Т. Учетная политика бюджетных учреждений: проблемы становления // Бухгалтерский учет и аудит. – 2007. - № 8. – 27 – 30 Левицкая С. Отдельные вопросы реформирования бюджетного учета // Бухгалтерский учет и аудит. – 2008. - № 6. – 34 – 38 Заглада И. Ревизии КРУ: основные нарушения в оплате труда // Баланс-Бюджет. – № 28. – 21 -25 Законом Украины «Об аудиторской деятельности Украины» от 1993 г. 22 апреля (№3125-12) с изменениями и дополнениями 1995, 1996, 2003, 2004, 2005, 2006 Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16. 07. 1999 г. № 996-XIV, с изменениями и дополнениями; Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95 – ВР (с изменениями и дополнениями). Постановление КМУ «Об упорядочении оплаты труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы» от 07.02.2001 г. № 134, с изменениями и дополнениями Сахарев И.И., Романенко Т.П. Бухгалтерский учет в бюджеьных организациях (учебное пособие) – К.: «Кондор». – 2007. – 21-35 Івахненко С. В. Комп,терний аудит. – К.: Знання. 2005 р. Бугуцький О., Бугуцький Ю. Проблеми вартості робочої сили в галузях економіки України/ Економіка України. - №2. – 2004 р. Петрик О. А. «Аудит: методология и организация»: Монография. – К., 2003 г.; Сальникова Н., Федорец И., Гулеватый Т., Опилатенко В., Остапенко А. «1С: Предприятие 7.7. Конфигурация «Бухгалтерский учет» для Украины». – Москва, Фирма «1С» 2001 г.