Международный экономический форум 2010

Магдич Г.М. Тихоокеанский государственный экономический университет

Организация внутреннего контроля формирования данных бухгалтерской отчетности

Развитие рыночных и международных экономических отношений привело к значительному расширению круга пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности, что повышает ответственность руководства организации за ее точность и достоверность.

Система внутреннего контроля выходит за рамки тех вопросов, которые относятся непосредственно к функциям системы бухгалтерского учета и предполагает осуществление непрерывного контроля всеми сотрудниками организации, охватывающего все стороны ее деятельности.

В настоящее время отсутствуют нормативные акты и методические рекомендации по организации системы внутреннего контроля и эти проблемы, как правило, решаются на уровне руководства каждой организации.

Для создания эффективной системы внутреннего контроля, на наш взгляд, руководству организации необходимо решить ряд важных задач. Определить политику, т.е. отношение руководства и собственников организации к контролю, осознание его необходимости и значимости в управлении организацией. Это в свою очередь должно определить организационную структуру, стиль, принцип управления, позволяющее контролировать и оценивать деятельность сотрудников организации. Политика руководства в области внутреннего контроля может быть оформлена в виде отдельного документа или отражена в учетной политике. Разработать и довести до сотрудников в письменной форме должностные инструкции, в которых четко сформулировать права, обязанности, контрольные функции ответственность за их невыполнение, а так же условия премирования сотрудников при достижении определенных результатов, стимулирующие их выполнение. При распределении полномочий и ответственности между персоналом организации необходимо соблюдать принцип разделения функций управления и учета материальных активов. Сотрудники, которые работают с материальными активами, не должны давать разрешение на совершение операций с активами или осуществлять их учет. Упорядочить контроль за поступлением и исполнением входящей документации и поручений путем регламентации, то есть внедрения стандартных процедур контроля за входящей корреспонденцией, ее распределением по соответствующим исполнителям и своевременностью исполнения. При этом необходимо предусмотреть механизм контроля за исполнением устных поручений руководителя начальниками структурных подразделений. Обеспечить своевременное и правильное оформление хозяйственных операций первичными документами и поступление их в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота. Организовать надежную систему бухгалтерского учета, обеспечивающую правильное отражение данных в учетных регистрах и формирование достоверной отчетности. С этой целью целесообразно разработать таблицу типовых хозяйственных операций с указанием необходимых первичных документов, нормативных актов и бухгалтерских проводок и таблицу ошибок, ранее допускаемых в бухгалтерском учете и налогообложении. Также необходимо принять меры для защиты компьютерных систем, программ файлов от доступа посторонних лиц, искажения и уничтожения информации.

Достоверность данных бухгалтерского учета должна быть подтверждена данными фактического контроля. Основной формой такого контроля является инвентаризация, т.е. проверка фактического наличия активов, которая позволяет уточнить данные бухгалтерского учета.

Однако, как показывает практика, при проведении инвентаризаций материальных активов допускаются серьезные нарушения. К наиболее существенным из них относятся: нарушение принципа внезапности, что позволяет материально-ответственным лицам подготовиться к ее проведению и скрыть истинный результат; комплектование комиссий лицами недостаточно компетентными в вопросах порядка проведения инвентаризации; проведение инвентаризации неполным составом комиссии, что исключает возможность разделения функций между членами комиссии, увеличивает вероятность ошибок в пересчете ценностей и при составлении инвентаризационных описей; составление инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц без проверки фактического наличия активов (особенно при инвентаризации основных средств), что позволяет длительное время скрывать факты недостач и хищений.

Эти нарушения естественно приводят к искажению данных о фактическом наличии активов и данных бухгалтерского учета и отчетности.

В условиях использования компьютерной техники при осуществлении внутреннего контроля можно применять автоматизированные контрольные процедуры, такие как автоматическое обнаружение и исправление допущенной ошибки прикладной компьютерной программы и информирование исполнителей об обнаруженной ошибке.

На наш взгляд, организованный таким образом внутренний контроль обеспечит достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций и позволит избежать ошибок, обычно выявляемых при проведении аудиторских и налоговых проверках.