Основные функциональные подразделения внешнеторговой фирмы
Основной целью создания внешнеторговых фирм является осуществление внешнеторговых операций.
К основным этапам внешнеторговой операции относят:
- проведение маркетинговых исследований рынка;
- поиск зарубежного партнера;
- установление контактов с инофирмой;
- анализ и проработка конкурентных материалов:
- подготовка конкурентного листа;
- расчет экспортных цен;
- проработка условий платежа и поставки;
- подготовка проекта контракта;
- проведение переговоров и согласование проекта контракта;
- подписание контракта;
- исполнение контрактных обязательств;
- поставка товаров;
- расчетно-платежные операции;
- контроль за выполнением контрактных обязательств;
- рассмотрение возможных претензий.
Исходя из целевых особенностей фирмы и содержания основных этапов внешнеторговой операции, главными функциональными подразделениями внешнеторговой фирмы являются маркетинговая и оперативно-коммерческая служба, а также отделы, обеспечивающие обслуживание внешнеторговой деятельности фирмы: планово-экономические расчеты, валютно-финансовые и кредитные операции, учет и отчетность, юридические и инженерно-технические вопросы.
В компетенцию маркетинговой службы каждой внешнеторговой фирмы входят:
- изучение возможностей и рынков сбыта, обеспечение рекламы и продвижения товара, подготовка конкурентных материалов и конкурентного листа, необходимых для формирования базисных условий контракта;
- прогнозирование конъюнктуры товарных рынков и динамики цен, контроль и участие в расчетах и обосновании контрактных цен, анализ эффективности экспортно-импортных операций и отдельных сделок, обеспечение необходимой информацией по конъюнктуре, ценам иностранным фирмам;
- методическое обеспечение работы по изучению внешних рынков и изучение его требований к качеству продукции, аналогичной той, которая поставляется на экспорт, а также обеспечение участия фирмы в работе ярмарок и выставок.
Функции оперативно-коммерческой службы отдельно взятой внешнеторговой фирмы включают:
- проведение переговоров с инофирмами, подготовку коммерческих расчетов по определению базисных и валютно-финансовых условий контракта (цены, условий и способов расчета, выбора валюты цены и платежа, сроков поставки и способов доставки) и заключение контрактов;
- организацию поставок (перевозку и страхование внешнеторговых грузов) по подписанным контрактам и контроль за их выполнением, обеспечение технического и гарантийного обслуживания экспортируемой и импортируемой технической продукции;
- рассмотрение рекламаций по экспорту и предъявление таковых по импорту;
- ведение коммерческой переписки с иностранными и российскими контрагентами и другими фирмами;
- организацию и анализ кредитных и расчетных операций, акцепт счетов и обработку внешнеторговых документов, оплату счетов и контроль за осуществлением указанных операций.
Организационно-правовое и договорное обеспечение работы внешнеторговой фирмы и ее служб: оформление документов по рекламациям, ведение арбитражных дел в рамках международного и национального законодательства возлагается на юридическую службу.
По мере развития внешнеторговой фирмы выполнение технических и подготовительных операций, осуществляемое на первом этапе коммерческими и вспомогательными подразделениями, может быть централизовано путем создания специализированных служб, например копировально-множительного бюро, бюро переводов, отдела автоматизированной обработки данных группы коммерческих расчетов. Содержание последней предполагает обособление счетных работ, обработку акцепта счетов, печатание банковско-финансовых счетов и других платежных, расчетных и товаросопроводительных документов.