График документооборота

Общие положения

Движение первичных документов в бухгалтерском учете {создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Этот график должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он также должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или таблицы, состоящей из перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, где перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Содержание графика документооборота

Пример построения графика документооборота в организации приведен в Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, которое не противоречит Федеральному закону "О бухгалтерском учете".

Этот график документооборота представляет собой таблицу, включающую следующие графы:

• наименование документа;
• создание документа;
• проверка документа;
• обработка документа;
• передача в архив.

Внутри указанных граф приведены соответствующие показатели.

На практике по указанному образцу составляются графики документооборота в разрезе отдельных участков бухгалтерского учета, например:

• по учету основных средств;
• по учету материалов;
• по учету кассовых операций;
• по учету банковских операций;
• по учету расчетов с подотчетными лицами;
• по учету труда и его оплату;
• по другим участкам.

Пример построения графика документооборота по учету материалов приведен в Приложении 6.

В разных организациях графики документооборота могут отличаться друг от друга наличием участков бухгалтерского учета и совокупностью документов в них, специфических для данного вида деятельности.